- #1 Použijte formulář pro zadání dat aplikace Excel
- #2 Rychle zadejte čísla s pevnými desetinnými čísly
- #3 Automaticky přidat pořadové číslo
- #4 Vyplňte pomocí Ctrl + D
- #5 Rychle zadejte datum/čas do buněk aplikace Excel
- #6 Control + Enter pro vyplnění celého výběru obsahem v aktivní buňce
- #7 Alt + šipka dolů, abyste získali seznam všech jedinečných hodnot v tomto sloupci
- #8 Rychle procházejte více záložkami listu v sešitu
- #9 Zadejte dlouhý text pomocí zkratek
- #10 Zadejte data do nesousedících rozsahů
Excel je úžasný nástroj s fascinujícími schopnostmi analyzovat data (ať už pomocí funkcí, grafů nebo dashboardů). Snadnost zadávání a ukládání dat v aplikaci Excel z něj činí přesvědčivou volbu.
V tomto blogovém příspěvku jsem uvedl 10 užitečných tipů pro zadávání dat do Excelu, díky nimž budete efektivnější a ušetříte spoustu času.
#1 Použijte formulář pro zadání dat aplikace Excel
Excel Entry Data Form vám umožňuje přidat záznamy do existující datové sady. Poskytuje vyskakovací formulář, který může vyplnit uživatel. Je to obzvláště výhodné, když má datová sada mnoho sloupců a bude vyžadovat, abyste při zadávání datových bodů rolovali doprava a doleva znovu a znovu.
Funkce datového formuláře již není na pásu karet aplikace Excel k dispozici. Nejprve jej musíme zpřístupnit přidáním na panel nástrojů Rychlý přístup.
Přidání formuláře pro zadávání dat aplikace Excel na panel nástrojů Rychlý přístup
- Přejděte na panel nástrojů Rychlý přístup, klikněte pravým tlačítkem a vyberte Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup.
- V dialogovém okně Možnosti aplikace Excel vyberte Všechny příkazy a přejděte na formulář. Vyberte formulář a stiskněte Přidat. Tím se na panel nástrojů Rychlý přístup přidá ikona datových formulářů.
Pomocí formuláře pro zadávání dat aplikace Excel
- Vyberte libovolnou buňku v datovém rozsahu a klikněte na ikonu Datový formulář na panelu nástrojů Rychlý přístup.
- Ve formuláři Pop-up Data jsou všechny názvy sloupců uvedeny svisle. Vyplňte data do sousedního textového pole pro každé záhlaví.
- Jakmile zadáte data, stiskněte Enter.
- Kliknutím na Nový přidáte nový záznam.
Pomocí formuláře pro zadávání dat aplikace Excel můžete také procházet existující data (řádek po řádku) nebo vyhledávat data zadáním kritérií (zkuste to kliknutím na tlačítko kritéria).
#2 Rychle zadejte čísla s pevnými desetinnými čísly
Pokud jste v situaci, kdy musíte ručně zadávat data v aplikaci Excel, která má také desetinnou část, mohl by být tento trik velmi užitečný. Předpokládejme například, že musíte zadávat známky pro studenty v procentech s až 2 desetinnými místy. Můžete povolit funkci, kde stačí zadat čísla, aniž byste se museli obtěžovat pokaždé stisknout klávesu tečky. Chcete -li toto povolit:
- Přejít na Soubor -> Možnosti.
- V dialogovém okně Možnosti aplikace Excel vyberte Upřesnit.
- V Pokročilých možnostech zaškrtněte možnost „Automaticky vložit desetinnou čárku“.
- Zadejte požadovaný počet desetinných míst (v tomto případě například 2).
Nyní, kdykoli zadáte jakékoli číslo, Excel automaticky umístí poslední 2 číslice za desetinnou čárkou. Takže 1 se stane 0,01, 10 se stane 0,1, 100 se stane 1, 2467 se stane 24,67 atd.…
Jakmile zadávání dat dokončíte, jednoduše jej vypněte zrušením zaškrtnutí stejné možnosti.
#3 Automaticky přidat pořadové číslo
Ano, můžete použít kombinaci funkcí aplikace Excel (například HODNOTA, PRÁVA, IF, NEBO) a přidat pořadové číslo („st“ na 1. místě, „nd“ na 2. místě atd.…).
Zde je vzorec:
= A1 & IF (NEBO (HODNOTA (VPRAVO (A1,2)) = {11,12,13}), "th", IF (NEBO (HODNOTA (VPRAVO (A1)) = {1,2,3}), ZVOLIT (VPRAVO (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))
#4 Vyplňte pomocí Ctrl + D
Toto je šikovný trik pro zadávání dat do Excelu. Pokud musíte zkopírovat výše uvedenou buňku, stačí stisknout Ctrl + D.
Zkopíruje obsah i formátování. Pokud je ve výše uvedené buňce vzorec, vzorec se zkopíruje (s upravenými odkazy).
Funguje to také pro více než jednu buňku. Pokud tedy chcete zkopírovat celý řádek výše, vyberte aktuální řádek a stiskněte Ctrl + D.
Pokud vyberete více než jednu buňku/buňky, zkopíruje se do všech buněk výše uvedená buňka.
Viz také: 200+ klávesových zkratek aplikace Excel.
#5 Rychle zadejte datum/čas do buněk aplikace Excel
Nepamatujete si aktuální datum? Nebojte se, stačí stisknout Control +; (středník) a do buňky zadá aktuální datum.
Podobně můžete pomocí klávesové zkratky zadat aktuální čas Control + Shift +: (dvojtečka)
Pamatujte, že se jedná o absolutní hodnoty, které se nezmění, pokud se změní datum nebo čas. Pokud chcete mít dynamickou hodnotu data a času, která se mění při každém otevření sešitu nebo při přepočtu, použijte funkce DNES a TEĎ.
Viz také: Jak automaticky vložit datum a čas do Excelu.
#6 Control + Enter pro vyplnění celého výběru obsahem v aktivní buňce
Když v aplikaci Excel vyberete více buněk, jedna z buněk se světlým odstínem (ve srovnání se zbývajícími vybranými buňkami) je aktivní buňka. Pokud při výběru něco zadáte do aktivní buňky a stisknete Ctrl + Enter, hodnota je vložena do všech vybraných buněk.
To platí i pro vzorce. Pokud do aktivní buňky zadáte vzorec a stisknete Ctrl + Enter, všechny buňky získají vzorec (s upravenými odkazy).
#7 Alt + šipka dolů, abyste získali seznam všech jedinečných hodnot v tomto sloupci
Ten může ušetřit nějaký čas, který byste jinak mohli ztrácet psaním. Předpokládejme, že zadáváte data do sloupce se stavem aktivity (Hotovo, Dokončeno). Místo toho, abyste stav psali znovu a znovu, stačí jej zadat do několika buněk a poté můžete použít klávesovou zkratku Alt + šipka dolů. Získáte v seznamu všechny jedinečné položky a ze seznamu si můžete rychle vybrat.
Pokud chcete vybírat z předem zadaných možností, můžete vytvořit rozevírací seznam.
#8 Rychle procházejte více záložkami listu v sešitu
Tenhle ušetří spoustu času. Jednoduše použijte klávesovou zkratku Control + Page Up/Page Down k procházení několika kartami listu v sešitu.
Viz také: 200+ klávesových zkratek aplikace Excel.
#9 Zadejte dlouhý text pomocí zkratek
Pokud musíte do listu zadávat dlouhá jména nebo klíčová slova znovu a znovu, tento trik by se hodil.
Můžete například chtít, že kdykoli zadáte ABC, Excel by ho měl automaticky nahradit slovem ABC Technology Corporation Limited.
Něco, jak je uvedeno níže:
Tuto funkci lze povolit pomocí možností automatických oprav. Přečtěte si, jak to povolit.
#10 Zadejte data do nesousedících rozsahů
Předpokládejme, že máte šablonu, jak je uvedeno níže, a musíte zadat data do všech buněk zvýrazněných červeně v pořadí určeném šipkami.
Zde je rychlý způsob, jak to udělat:
- Vyberte všechny buňky, do kterých potřebujete zadat data (stiskněte ovládací prvek a poté vyberte jeden po druhém).
- Začněte druhou buňkou v pořadí zadávání dat (začněte s D3). Vyberte konečně první buňku B3 (kde začíná zadávání dat).
- Po výběru přejděte do pole Název (které je vlevo od řádku vzorců).
- Zadejte libovolné jméno bez mezer.
- A je to!! Vyberte pojmenovaný rozsah kliknutím na rozevírací seznam Název. Nyní začněte zadávat data a používat Enter/Tab přeskočit na další buňku.
Přečtěte si více o tomto triku.
Toto je mých deset nejlepších tipů pro zadávání dat v Excelu, které mohou výrazně zlepšit vaši produktivitu a ušetřit čas.
Také by se vám mohly líbit následující tipy pro Excel:
- 10 super úhledných způsobů čištění dat v tabulkách aplikace Excel.
- 24 denních problémů s Excelem a jejich rychlé opravy.
- Jak sledovat změny v aplikaci Excel.
- Jak obnovit neuložené soubory aplikace Excel.
- Jak povolit podmíněné zadávání dat v Excelu.
- Trpíte pomalými excelovými tabulkami? 10 tipů, jak zrychlit Excel.
- Získejte více z funkce Najít a nahradit v aplikaci Excel (4 úžasné tipy).
- Jak používat zmrazené panely aplikace Excel v aplikaci Excel.
- 100+ otázek k rozhovoru v Excelu
- Vyplňte prázdné buňky až do další hodnoty v aplikaci Excel
