Zdarma šablona aplikace Excel Leave Tracker (aktualizována pro rok 2021)

Jeden z mých spoluhráčů má odpovědnost za vytvoření šablony nástroje pro sledování dovolených v aplikaci Excel pro celý tým. Tato šablona trackeru se poté používá ke sledování prázdnin/prázdnin a plánovaných odchodů členů týmu.

Doposud používala v Excelu jednoduchý Ganttův diagram, ale chtěla něco lepšího s více funkcemi.

Vytvořil jsem tedy tuto šablonu aplikace Excel Leave Tracker, aby byla správa lístků snadná a sledovala měsíční a roční dovolené od členů jejího týmu.

Pokud chcete, můžete to také použít jako šablonu pro sledování prázdnin nebo pro sledování docházky studentů.

Šablona aplikace Excel Leave Tracker

Tuto šablonu aplikace Excel Leave Tracker lze použít k zaznamenávání a sledování odchodů zaměstnanců za rok (v účetním roce, kde si můžete vybrat počáteční měsíc v roce).

Můžete sledovat 10 různých kódů dovolené pro zaměstnance - dovolenou, nemocenskou, mateřskou/otcovskou, příležitostné sledování dovolené, dovolenou místo přesčasů a půl dne atd.

Poskytuje také měsíční a roční součet různých typů listů, které mohou být užitečné při plánování projektu a řízení dovolené.

Využívá trochu podmíněného formátování, několik funkcí DATE, maticové vzorce a jednoduchý kód VBA.

Hledám verzi Tabulek Google Chcete opustit šablonu sledovače? Klikněte zde!

Jak tato šablona aplikace Excel Leave Tracker funguje?

• Pomocí ikon trojúhelníku vedle názvu měsíce se přesunete na další/předchozí měsíc (šablona se sama aktualizuje a zobrazí data pro vybraný měsíc). Existuje krátký kód VBA, který běží na pozadí při každé změně měsíce. Zobrazí pouze vybraný měsíc a skryje všechny ostatní měsíce.
• Tuto šablonu aplikace Excel lze použít ke sledování listů více než rok. Můžete vybrat počáteční měsíc a sledovat listy po dobu jednoho roku. Pokud například sledujete cyklus duben – březen, vyberte jako počáteční měsíc duben 2021.
  • Poznámka: Hodnota v buňce A1 má změnit POUZE časové období sledovače dovolené. NEPOUŽÍVEJTE buňku A1 k přesunu na další měsíc při nahrávání listí. Pomocí ikon trojúhelníku vedle názvů měsíců přejděte na další/předchozí měsíc a označte listy.
• Můžete určit pracovní dny a dny pracovního klidu (víkendy). Vpravo od sledovače dovolených je funkce pro určení pracovních dnů výběrem Ano z rozevíracího seznamu. Pokud vyberete Ne, bude tento den v nástroji pro sledování volna označen jako nepracovní den.
  • Jakmile zadáte nepracovní dny, tyto pracovní dny se v nástroji pro sledování dovolené zvýrazní šedou barvou.

• Seznam svátků můžete aktualizovat v pracovním listu s názvem „Seznam svátků“. Automaticky se to projeví ve sledovači zvýrazněním těchto dnů oranžovou barvou.
• Chcete -li zadat záznam o dovolené pro zaměstnance, použijte příslušné kódy na základě typu dovolené (tyto kódy dovolené si můžete přizpůsobit). Například v případě pracovní neschopnosti použijte S, v případě dovolené použijte V atd.
  • Pro půldenní volno jsou vyhrazeny dva kódy. můžete zadat H1 nebo H2 na půldenní dovolenou.

• Jakmile zadáte kód dovolené pro jakéhokoli zaměstnance, zvýrazní se červeně (v případě půldnu se zvýrazní žlutě). Pokud je ten den víkend nebo svátek, barva se nezmění.
  • Sloupec NJ (na obrázku níže zvýrazněn zeleně) obsahuje počet listů tohoto zaměstnance v daném měsíci. Počítá listy pouze v pracovní dny (ty o víkendech a/nebo svátcích se nepočítají). Půldenní listy se počítají jako 0,5.
  • AKTUALIZOVÁNO: Sloupec NK (na obrázku níže zvýrazněn světle červenou barvou) obsahuje počet ročních dovolených odvedených zaměstnancem. Počítá listy pouze v pracovní dny (ty o víkendech a/nebo svátcích se nepočítají). Půldenní listy se počítají jako 0,5.
  • Sloupce NL až NU uvádí rozdělení dovolené podle kódu dovolené (za celý rok). To by mohlo být užitečné pro sledování typu volna, které bylo využito. Všimněte si toho, že zatímco poloviční listy se počítají jako 0,5 listí v celkovém počtu, v rozchodu dovolené se počítají jako celá čísla. Například 2 poloviční listy by vedly k počtu 1 dovolené, ale při rozchodu dovolené uvidíte dvě poloviční listy.

Vytvořil jsem tuto šablonu pro sledování dovolené/docházky pro 20 zaměstnanců. Pokud chcete přidat další, stačí zkopírovat a vložit formátování a vzorce pro další řádky.

Vzhledem k tomu, že se jedná o kód VBA, nezapomeňte jej vždy uložit s příponou .xls nebo .xlsm.

Poznámka: Chcete -li aktualizovat tuto šablonu pro jakýkoli rok, jednoduše změňte hodnotu roku v buňce A2. Chcete-li například provést období 2021-2022, změňte hodnotu v A2 na 2021-2022. Také je třeba aktualizovat seznam dovolených pro daný rok.

Stažený soubor je zcela odemčený, takže si jej můžete přizpůsobit svým potřebám.

Tady je jinou verzi šablony který může sledovat listy pro 50 zaměstnanců.

Chcete se naučit vytvářet úžasné šablony a řídicí panely? Podívejte se na Kurz řídicího panelu aplikace Excel

Časté dotazy k používání této šablony Leave Tracker

Od té doby, co jsem vytvořil tento tracker dovolené/dovolené, jsem zaplaven e -maily a komentáři. To, co nyní vidíte, je vylepšená verze, která byla možná díky veškeré zpětné vazbě, kterou jsem dostal.

Na základě dotazů, které dostávám opakovaně, jsem vytvořil tuto sekci FAQ, abyste mohli rychleji získat odpověď (místo čekání na odpověď).

Zde jsou nejčastější dotazy týkající se šablony Leave tracker: Otázka: Zkoušel jsem stáhnout soubor, ale stáhl se jako zip. Jak to mohu použít? Odpověď: Tento problém jsem vyřešil a nyní byste měli mít možnost stáhnout si přímo soubor aplikace Excel. Otázka: Když změním měsíc, odcházející listy se projeví také ve změněném měsíci. Odpověď: K tomu dochází, když použijete buňku A1 ke změně měsíce. Chcete -li změnit měsíce, musíte použít ikony šipek. Buňka A1 slouží pouze k nastavení počátečního měsíce kalendáře. Pokud například chcete, aby kalendář začínal od dubna, zadejte do buňky A1 hodnotu 4. Nyní se přesuňte na březen pomocí trojúhelníkových ikon. Otázka: Potřebuji sledovat víceleté listy. Potřebuji vytvořit nový list pro každý rok (finanční rok)? A: Ano! Tento nástroj pro sledování dovolených může sledovat listy pouze po dobu 12 měsíců. Pro každý rok musíte vytvořit kopii. Otázka: Mohu použít vlastní kódy dovolené? A: Ano! V buňkách NX8: NX17 můžete změnit ponechávací kód. Stejný kód musíte zadat také v buňkách NL5: NU5. Pokud například změníte kód Work from Home Leave na X, musíte jej také změnit v NR5. 

Doufám, že vám tento sledovač dovolené/prázdnin pomůže.

Existují nějaké další oblasti, kde by podle vás mohla být šablona aplikace Excel užitečná? Mám hlad po nápadech a ty jsi můj zlatý důl. Podělte se o své myšlenky v sekci komentáře 🙂

• Šablona kalendáře svátků v Excelu.
• Šablona kalkulačky pracovního výkazu zaměstnanců.
• Milníkový graf v Excelu.
• Vytvoření Paretova diagramu v aplikaci Excel.
• Vytvoření histogramu v aplikaci Excel.
• Šablona produktivity matice úloh.