Excel nám v mnoha ohledech usnadnil život. Existují však některé problémy s aplikací Excel, které nadále ztrácejí čas a zvyšují úroveň frustrace. Jedná se o malé problémy, které lze opravit během několika sekund, ale neznat správný způsob, jak to udělat, může stát spoustu času.
24 triků Excelu pro každodenní práci
V tomto blogovém příspěvku vám představím 24 triků aplikace Excel, které vám ušetří spoustu času a energie. Pokud pracujete s excelem, dříve nebo později se dostanete do potíží s něčím, co se zdá nemožné.
Zde je několik rychlých oprav, které to umožní.
Excel Trick #1 - Kopírování a vkládání vzorců bez změny referencí
Děje se to pořád. Pokusíte se zkopírovat buňku se vzorcem do jiné buňky a vše se zamíchá. Stává se to proto, že se odkazy při kopírování do jiného umístění změní (pokud ovšem nebudete přísní a opravíte všechny odkazy).
Zde je rychlá oprava:
- Vyberte buňky, které chcete zkopírovat.
- Přejít na Domů -> Číslo. V rozevíracím seznamu Formát čísla vyberte Text. Tím se změní formát buňky na Text.
- Stisknutím klávesy F2 se dostanete do režimu úprav. Nyní podržte klávesu Control a stiskněte Enter.
- Zkopírujte buňky.
- Přejděte do cílové buňky a vložte.
- Změňte formát z textového na obecný.
- Stiskněte F2 a stiskněte Ctrl + Enter.
- A jste hotovi !!.
Zde je další skvělá metoda aplikace Excel MVP Tom Urtis (pomocí funkce Najít a nahradit) [kredit Dave Brunsovi z aplikace ExcelJet za ukázku této metody]
Excel Trick #2 - Rukojeť výplně se nezobrazuje
Vidím tolik lidí, kteří čelí tomuto problému. Rukojeť výplně se prostě nezobrazuje pro práci.
Zde je oprava:
- Přejděte na Soubor -> Možnosti.
- V dialogovém okně Možnosti vyberte Upřesnit.
- Zaškrtněte možnost „Povolit rukojeť výplně a přetahování buněk“.
Excel Trick #3 - Číslo jako text
S tím jsem se mnohokrát zasekl. Čísla jsou formátována jako text a ve vzorcích nefungují dobře.
Zde je rychlá oprava:
- Přidejte 0 do buňky. Tím zůstane číslo neporušené a lze jej použít ve vzorcích.
Mnoho lidí používá apostrof (‘) před číslem k vytváření čísel jako textu. Tento trik Excelu by fungoval i v tomto případě.
Excel Trick #4 - Potřeba převést vzorce na hodnoty
To je snadné. Pokud máte vzorce, které je třeba převést na hodnoty, postupujte takto:
- Zkopírujte buňky.
- Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Vložit jinak.
- V dialogovém okně Vložit jinak vyberte Hodnoty (Klávesová zkratka - Alt + E + S + V).
- Klikněte na OK.
Viz také: Další informace o Vložení speciálních zkratek.
Excel Trick #5 - Kurzor uvízl - Nelze změnit aktivní buňku pomocí kláves se šipkami
Když se mi to stalo poprvé, zavřel jsem sešit Excelu a restartoval systém. Problém lze samozřejmě snadno vyřešit bez restartování.
V tomto případě jde o to, že jste omylem aktivovali Scroll Lock.
Vypněte to a můžete vyrazit.
Excel Trick #6 - VLOOKUP/MATCH nefunguje, i když existuje shoda
Vidíte, že 2 hodnoty se perfektně shodují, ale vzorec VLOOKUP nebo MATCH by stále řekl, že neexistuje shoda.
Argghhhhh…
Na vině jsou další prostory. Pokud má text úvodní nebo koncové mezery (nebo více než jednu mezeru mezi slovy), Excel by to nepovažoval za přesnou shodu a váš vzorec by vyvolal neočekávané výsledky.
Cesta kolem - použijte OŘEZAT funkce. Odstraňuje všechny úvodní a koncové mezery a všechny mezery mezi slovy.
Viz také: Mnoho problémů lze vyřešit, pokud víte, jak vyčistit data v aplikaci Excel.
Excel Trick #7 - Chcete skrýt text v buňkách
Někdy může být nutné skrýt text/čísla v buňce, aby je uživatel neviděl.
K tomu slouží 2 způsoby:
- Ten dobrý: Nastavte barvu písma textu na bílou (nebo jakoukoli barvu na pozadí).
- Ten lepší: Vyberte buňku a stiskněte Ctrl + 1. Otevře se dialogové okno Formát buněk. Na kartě číslo vyberte možnost Vlastní a zadejte formát ;;;
Excel Trick #8 - Je třeba kopírovat pouze viditelné buňky
- Otázka: Co se stane, když zkopírujete řadu buněk, které mají skryté řádky/sloupce, a vložíte ji někam?
- Odpovědět: Všechny hodnoty buněk (viditelné + skryté) budou zkopírovány a vloženy.
- Znepokojení: Nechci kopírovat skryté hodnoty buněk.
- Řešení: Vyberte buňky a stiskněte Alt +; (tím se vyberou pouze viditelné buňky). Nyní vložte kamkoli a vloží se pouze viditelné buňky.
Excel Trick #9 - Vyberte všechny prázdné buňky najednou
Data často importuji z různých databází. Mnoho buněk v těchto datech je prázdných, kde musím vložit 0 nebo N/A. Rychlý způsob výběru všech prázdných buněk:
- Vyberte všechny buňky v rozsahu.
- Přejděte na Domů -> Úpravy -> Najít a vybrat -> Přejít na speciální.
- V poli Přejít na speciální dialog vyberte mezery.
- Klikněte na OK.
Tím vyberete všechny prázdné buňky. Chcete -li do všech buněk zadat 0, zadejte 0 (tím se zadá hodnota do aktivní buňky) a stiskněte Ctrl + Enter.
Excel Trick #10 - Je třeba z textu odebrat konce řádků
Pokud máte mnoho zalomení řádků a chcete tyto konce řádků odstranit, bude to trvat hodně času.
Byla by škoda, kdybyste to museli dělat ručně.
Zkuste tuto rychlou opravu:
- Vyberte data
- Přejít na Domů -> Najít a vybrat -> Nahradit (Klávesová zkratka - Ovládání + H)
- V dialogovém okně Najít a nahradit:
- Najděte co: Stiskněte Control + J (kromě blikající tečky nemusí být nic vidět)
- Nahradit znakem: Mezerník (jednou stiskněte mezerník)
- Klikněte na Nahradit vše (ujistěte se, že je povoleno zalamování slov)
https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg
Viz také: Přečtěte si více o úžasných věcech, které pro vás funkce Najít a Nahradit může udělat.
Excel Trick #11 - Třídění nefunguje, když jsou buňky sloučeny
Samozřejmě, že ne.
Nebylo to tak udělané. To ale neznamená, že nemůžete mít to, co chcete. Zde je náhrada za sloučení a střed, a to se nazývá Center Across Selection.
Zde je správný způsob sloučení buněk v aplikaci Excel:
- Vyberte buňky, které chcete sloučit (pouze sloupce. U řádků pokračujte a použijte sloučení a střed).
- Stisknutím Control + 1 otevřete dialogové okno Formát buněk.
- Přejděte na kartu Zarovnání.
- V rozevíracím seznamu Horizontal vyberte Center Across Selection.
- Klikněte na OK.
Nyní máte něco, co vypadá stejně a funguje skvěle při třídění.
Excel Trick #12 - Data mají duplikáty
S duplicitními daty můžete dělat 2 věci - Zvýrazněte to nebo Smazat to
- Zvýrazněte duplicitní data: Vyberte data a přejděte na Domů -> Podmíněné formátování -> Pravidla zvýraznění buněk -> Duplikovat hodnoty.
- Zadejte formátování a zvýrazní se všechny duplicitní hodnoty.
- Odstranit duplikáty v datech: Vyberte data a přejděte na Data -> Odebrat duplikáty.
- Vyberte, zda mají vaše data záhlaví, poté vyberte sloupec a klikněte na OK. Tím odstraníte duplikáty ze seznamu. Pokud chcete, aby byl původní seznam neporušený, zkopírujte data na jiné místo a proveďte to.
Příbuzný: The Ultimate Guide to Find and remove Duplicates in Excel
Excel Trick #13 - Je třeba zkontrolovat pravopisné chyby
Stisknutím klávesy F7 spustíte kontrolu pravopisu.
Zde je podrobný návod k používání kontroly pravopisu v aplikaci Excel.
Excel Trick #14 - Rolování dolů u velkých datových sad skrývá názvy sloupců
Existují 2 způsoby, jak to vyřešit.
- Použijte funkci tabulky Excel: Použití funkce tabulky Excel zajišťuje, že když přejdete dolů, budou záhlaví vždy viditelná. Osvědčenou praxí je vždy používat tabulku Excel s tabulkovými daty, protože obsahuje velmi výkonnou a užitečnou funkci. Další informace o tabulkách aplikace Excel
- Použití volných panelů: Pokud chcete, aby bylo vidět více než záhlaví (řekněme v případě podnadpisu nebo hodnot, jako je součet, průměr na začátku), použijte funkci Podokno zmrazení aplikace Excel. Udělat toto:
- Vyberte celý řádek, nad kterým chcete zmrazit řádky (nebo buňku zcela vlevo v tomto řádku)
- Přejděte na Zobrazit -> Zmrazit panely -> Ukotvit panely
To vám umožní vždy vidět pevné řádky při posouvání dolů.
Excel Trick #15 - Ztráta času posouváním zpět a vpřed ve velkých sadách dat
Pokud pracujete s velkými množinami dat a musíte se posouvat nahoru a dolů (nebo doprava a doleva), abyste se mohli odkazovat na některé datové body, existuje způsob, jak můžete ušetřit spoustu času a posouvání - pomocí Rozdělené okno Vlastnosti.
Tato funkce může rozdělit vaše okno na dvě nebo čtyři části a každá část má povoleno vlastní rolování. Pokud tedy musíte při práci ve sloupci A odkazovat na data v řekněme sloupci CZ, pak je tato funkce pro vás ideální.
- Přejděte na Zobrazit -> Okno -> Rozdělit.
Tím se pracovní list rozdělí na čtyři části. Každou část lze ovládat přídavným posuvníkem (svislým a vodorovným). Pokud chcete pouze svislé rozdělení, přetáhněte vodorovnou dělící čáru dolů (a zmizí).
Excel Trick #16 - Ladicí vzorec
Zmeškaná čárka, špatná reference, chybějící argument, špatná poloha závorky atd. Mohou existovat stovky důvodů pro špatný výsledek podle vzorce.
Ladění vzorce může být bolestivé, zvláště pokud jej vytvořil někdo jiný. Zde je způsob, jak to udělat snadno a jednoduše. Ladění vzorce:
- Vyberte buňku, která má vzorec.
- Přejděte na vzorce -> audit vzorců -> vyhodnotit vzorec (Klávesová zkratka Alt + TUF).
- Kliknutím na Vyhodnotit zobrazíte kroky, které vzorec vyhodnocuje v Excelu.
Chcete ladit část vzorce - Zde je další způsob použití klávesy F9
Excel Trick #17 - Excel při úpravách vzorce vloží odkaz na buňku
To je zdaleka jeden z nejvíce dráždivých problémů aplikace Excel, kterým procházím téměř denně. Představte si, že máte obrovský vzorec, stisknutím F2 upravíte vzorec (v buňce nebo podmíněném formátování nebo pojmenovaném rozsahu) a jakmile stisknete levou klávesu, abyste upravili její část, Excel vloží nežádoucí odkaz na buňku. Excel to někdy dělá, protože neví, že jste v režimu úprav. Aktuální režim vidíte v levé dolní části obrazovky.
Cesta kolem je jednoduchá, stiskněte jednou F2 abyste se dostali do režimu úprav a nyní se můžete volně pohybovat ve vzorci.
Excel Trick #18 - Příliš mnoho pojmenovaných rozsahů (názvy si nepamatujte)
Hodně používám pojmenované rozsahy. Má mnoho výhod a snadno se používá. Ale co když existuje příliš mnoho pojmenovaných rozsahů? Museli byste se znovu a znovu vracet ke správci jmen, abyste získali jméno?
NE!!
Jednoduše použijte zkratku F3. Zobrazí názvy všech pojmenovaných rozsahů ve vašem sešitu. Stačí dvakrát kliknout na ten, který chcete použít, a bude vložen (do vzorce, pokud ho vytváříte, nebo do listu)
Otázka pro vás? Co se stane, pokud máte mnoho pojmenovaných rozsahů a zmenšíte zoom pod 40%? Nechám to na vás, abyste to pochopili.
Excel Trick #19 - Chyba všude
Chyba je jedna ošklivá skvrna ve vaší tabulce. Někdy jsou však chyby nezbytným zlem. Možná budete chtít, aby váš vzorec vrátil chybu (řekněme, když se vyhledávací hodnota nenalezla ve VLOOKUP). Ale nemusíte procházet útržky zírání na jednoho. Jednoduše použijte IFERROR.
IFERROR by nefungoval pro Excel verze 2003 a starší. V takovém případě použijte kombinaci IF a ISERROR.
Excel Trick #20 - Je třeba rychle odstranit všechny komentáře
Často znovu používám šablony, které mají komentáře. Odstranění všech komentářů je jednou z operací na listu, kterou provádím vždy, když začínám znovu. Zde je rychlý způsob, jak vybrat všechny komentáře najednou a odstranit všechny:
- Vyberte všechny buňky.
- Přejděte na Domů -> Úpravy -> Najít a vybrat -> Přejít na speciální.
- V poli Přejít na speciální dialog vyberte Komentáře.
- Klikněte na OK.
Tím vyberete všechny buňky, ve kterých jsou komentáře. Nyní přejděte na některou z vybraných buněk, klikněte pravým tlačítkem a vyberte Odstranit komentář
Excel Trick #21 - Přepínejte pouze mezi tabulkami Excelu
Jste jedním z těch, kteří současně otevírají miliony aplikací.
Často mám současně otevřený Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, E -mail a mnoho dalších aplikací.
Většina z nás používá Alt + Tab k procházení různými otevřenými aplikacemi, ale co když chcete procházet pouze otevřené sešity aplikace Excel. Použití Control + Tab namísto.
Excel Trick #22 - Zobrazit číslo s textem
Chcete zobrazit číslo 100 jako 100 milionů nebo 100 gramů? Můžete to udělat a toto číslo stále používat ve výpočtech. Trik spočívá ve znalosti správného formátu čísel. Zobrazení 100 jako 100 milionů:
- Přejděte do buňky obsahující čísla (nebo vyberte všechny buňky, na které chcete použít toto).
- Stiskněte Control + 1.
- Na kartě Číslo přejděte na Vlastní (v levém podokně).
- Změňte Obecné na Obecné „Milion“.
Vlastní formátování čísel je samo o sobě potěšením. Naučte se úžasný trik pomocí vlastního formátu čísel
Excel Trick #23 - Rychle přejděte v obrovské sadě dat doprava
Předpokládejme, že máte obrovskou sadu dat, která pokrývá mnoho sloupců (řekněme 200 sloupců). A musíte svá data často posouvat. Jakými způsoby to můžete udělat.
- Obvyklý způsob 1: Použijte klávesu se šipkou doprava (a zakryjte každý sloupec jeden po druhém).
- Obvyklý způsob 2: Opusťte klávesnici, podržte myš, vyberte posuvník a přejděte.
- Zde je třetí nepříliš obvyklý způsob-Použití Klávesa Alt + PageDown. Dělá to, co stránka dolů dělá pro řádky. Skáče 20 sloupců najednou.
Excel Trick #24 - Trpí pomalou tabulkou
Všichni jsme si tím prošli. Tabulky Excelu mají tendenci být příliš zatraceně pomalé.
Některé kroky níže mohou věci urychlit. [Napsal jsem podrobnější článek o tom, jak zrychlit tabulky. Klikněte sem a přečtěte si]
- Použijte pomocné sloupce.
- Vyhněte se těkavému složení.
- Místo automatického použití použijte manuální režim výpočtu.
- Pro data o bydlení použijte tabulky aplikace Excel.
- Vyhněte se maticovému vzorci.
Toto je mých top 24 triků v Excelu (v žádném konkrétním pořadí). Jsem si jistý, že jich jsou stovky, ale je toho tolik, co může člověk napsat na jeden zátah !! 😉
Podělte se o svůj seznam nejlepších triků pro každodenní odstraňování problémů, které používáte k dokončení práce 🙂
Užitečné prostředky aplikace Excel:
- Užitečné otázky a odpovědi k rozhovoru v Excelu.
- Online školení Excel zdarma.
- Šablony aplikace Excel zdarma.
- Jak kopírovat formátování grafu v aplikaci Excel
