Při práci s daty v Excelu byste často měli potřebu zkopírovat některé tabulky z Excelu do dokumentu MS Word.
Přestože v aplikaci Excel neexistuje žádná vestavěná možnost převodu celého souboru aplikace Excel do aplikace Word, data z dokumentu aplikace Excel můžete snadno zkopírovat a vložit do aplikace Word.
V tomto tutoriálu vám ukážu několik způsobů, jak zkopírujte data z listu aplikace Excel do dokumentu aplikace Word.
Zkopírujte Vložit tabulku aplikace Excel jako prostý text v aplikaci MS Word
Pokud chcete pouze zkopírovat a vložit tabulku z Excelu do Wordu, můžete to udělat jednoduchým vložením kopie.
Umožňuje vám získat statickou tabulku ve Wordu, kde ji pak můžete naformátovat (a podle potřeby změnit).
Temnější stránkou této metody je, že v případě, že jsou v datech nějaké vzorce, které nebudou fungovat. A protože se jedná o statickou tabulku, všechny změny provedené v aplikaci Excel se neprojeví v tabulce, kterou jste zkopírovali do aplikace Word.
Ale ve většině případů je to přesně to, co chcete.
Podívejme se, jak to udělat.
Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže, a chcete tato data zkopírovat z aplikace Excel a vložit je do aplikace Word.
Níže jsou uvedeny kroky, jak to provést:
- Vyberte data v aplikaci Excel, která chcete zkopírovat do aplikace Word
- Klikněte pravým tlačítkem a poté klikněte na Kopírovat (nebo použijte klávesovou zkratku Control + C v systému Windows nebo Command + C v systému Mac)
- Otevřete dokument aplikace Word, kam chcete vložit tato data
- Umístěte kurzor na požadovaná data v dokumentu aplikace Word
- Přejděte na kartu Domů ve Wordu a klikněte na Vložit (nebo použijte klávesovou zkratku Control + V)
Výše uvedené kroky zkopírují data z aplikace Excel a vloží je jako statickou tabulku do dokumentu aplikace Word.
Jakmile máte tabulku ve Wordu, můžete s ní formátovat a pracovat s ní jako s každou jinou tabulkou, kterou do Wordu vložíte.
Při používání této metody je třeba si uvědomit několik věcí:
- Pokud jsou v tabulce v aplikaci Excel nějaké vzorce, nebudou zkopírovány. V mém příkladu mám vzorce v řádku Celkem, ale při kopírování do Wordu se jedná o statické hodnoty. Pokud provedete jakékoli změny v jakýchkoli datech, budete muset také ručně upravit hodnoty vzorců
- Pokud nechcete zkopírovat formátování z aplikace Excel a chcete raději použít formátování dokumentu aplikace Word, můžete použít možnost Použít styl cílového umístění. Zobrazí se, když kliknete na ikonu Možnosti vložení poté, co jste tabulku vložili do Wordu.
Vložit tabulku aplikace Excel do aplikace Word (jako propojený objekt)
Ve výše uvedené metodě jsme zkopírovali data z Excelu a vložili je jako statickou tabulku do Wordu.
Další možností, kterou můžete použít, je zkopírovat a vložit tabulku do dokumentu aplikace Word a ponechat obě tabulky propojené.
Tímto způsobem, pokud provedete jakékoli změny v tabulce aplikace Excel, kterou jste zkopírovali, uvidíte, že se tyto změny projeví i v reálném čase v tabulce v aplikaci Word.
To je docela užitečné, když existuje možnost, že budete muset aktualizovat data v aplikaci Excel a bude také nutné je aktualizovat v aplikaci Word. Díky propojené tabulce stačí provést změny v datech aplikace Excel a ty se automaticky projeví v tabulce, kterou jste zkopírovali do aplikace Word.
Ukážu vám, jak to funguje.
Předpokládejme, že máte tabulku, jak je uvedeno níže, a chcete ji zkopírovat z aplikace Excel do aplikace MS Word a ponechat ji propojenou.
Níže jsou uvedeny kroky, jak to provést:
- Vyberte data v aplikaci Excel, která chcete zkopírovat do aplikace Word
- Klikněte pravým tlačítkem a poté klikněte na Kopírovat (nebo použijte klávesovou zkratku Ctrl + C)
- Otevřete dokument aplikace Word, kam chcete vložit tato data
- Umístěte kurzor na požadovaná data v dokumentu aplikace Word
- Přejděte ve Wordu na kartu Domů a klikněte na rozevírací nabídku Vložit (klikněte na malou převrácenou šipku pod ikonou Vložit jinak)
- V zobrazených možnostech klikněte na Vložit jinak
- V dialogovém okně Vložit jinak vyberte možnost „Vložit odkaz“
- Z uvedených možností vyberte Objekt listu Microsoft Excel
- Klikněte na OK
Výše uvedené kroky by vložily zkopírovanou tabulku do aplikace Word, kde je stále propojena s původní tabulkou v aplikaci Excel.
Nyní, pokud jdete a provedete v tabulce jakékoli změny v aplikaci Excel, uvidíte, že to samé se projeví v tabulce ve Wordu (v reálném čase).
Pokud se z nějakého důvodu vaše data neaktualizují v reálném čase, klikněte pravým tlačítkem na tabulku a klikněte na možnost „Aktualizovat odkaz“
Zde je několik věcí, které byste o této metodě měli vědět:
- Protože jsou tyto dva soubory navzájem propojeny, budete je muset držet pohromadě. Pokud někomu posíláte soubor Word, budete mu muset také poslat soubor Excel, jinak bude odkaz nefunkční a data ve Wordu se neaktualizují.
- Kdykoli se soubor aplikace Word otevře, zkontroluje všechny aktualizace v tabulce aplikace Excel. To funguje, i když je soubor aplikace Excel zavřený.
Tato metoda je nejvhodnější v situacích, kdy máte velký soubor aplikace Excel, který obsahuje mnoho výpočtů/dat/dashboardů. Pomocí této metody můžete zkopírovat pouze malou část souboru aplikace Excel a přitom můžete tabulku aktualizovat, když se v aplikaci Excel změní hodnoty.
Vložit tabulku aplikace Excel do aplikace Word
Toto je opravdu užitečná funkce, kterou MS Word nabízí. Umožňuje vložit dokument aplikace Excel jako součást dokumentu aplikace Word.
Ve výše uvedené metodě jsem vám ukázal, jak udržovat soubory aplikace Excel a Word pohromadě a udržovat je propojené.
V této části vám ukážu, jak vložit soubor aplikace Excel do dokumentu aplikace Word, abyste si nemuseli ponechat oba soubory (a ponechat pouze soubor aplikace Word).
Laicky řečeno, jako byste mohli otevřít a pracovat na listu aplikace Excel z dokumentu aplikace Word.
Ukážu vám, co tím myslím.
Předpokládejme, že máte tabulku v aplikaci Excel, jak je uvedeno níže, kterou chcete zkopírovat do aplikace Word.
Níže jsou uvedeny kroky k vložení tohoto objektu jako vloženého objektu aplikace Excel do aplikace Word:
- Vyberte data v aplikaci Excel, která chcete zkopírovat do aplikace Word
- Klikněte pravým tlačítkem a poté klikněte na Kopírovat (nebo použijte klávesovou zkratku Ctrl + C)
- Otevřete dokument aplikace Word, kam chcete vložit tato data
- Umístěte kurzor na požadovaná data v dokumentu aplikace Word
- Přejděte ve Wordu na kartu Domů a klikněte na rozevírací nabídku Vložit (klikněte na malou převrácenou šipku pod ikonou Vložit jinak)
- V zobrazených možnostech klikněte na Vložit jinak
- V dialogovém okně Vložit jinak zkontrolujte, zda je vybrána možnost „Vložit“
- Z uvedených možností vyberte Objekt listu Microsoft Excel
- Klikněte na OK
Výše uvedené kroky by vložily zkopírovaná data z Excelu do MS Word.
Ale co se vlastně děje v backendu v MS Word, je to, že vytvoří nový soubor aplikace Excel (který je součástí samotného dokumentu Word) a ukáže vám tabulku z tohoto souboru.
Pokud na tabulku dvakrát kliknete, všimnete si, že otevře soubor aplikace Excel (z dokumentu aplikace Word). Když jste stále v dokumentu aplikace Word, uvidíte známé rozhraní aplikace Excel.
Můžete provést jakoukoli změnu a také použít funkce, jako je podmíněné formátování, a to se projeví v tabulce. Také všechny vzorce, které máte k dispozici, budou nadále fungovat.
Největší výhodou použití této metody je, že si nemusíte dělat starosti se dvěma samostatnými soubory. Na rozdíl od předchozí metody je v této metodě soubor aplikace Excel součástí dokumentu aplikace Word.
Pokud tedy uložíte soubor aplikace Word nebo jej budete sdílet s někým jiným, soubor aplikace Excel zůstane s ním a data zůstanou nedotčena.
Na druhou stranu, pokud používáte více takových tabulek nebo pokud jsou data velká, povede to k těžkému dokumentu aplikace Word (protože musí také nést váhu vloženého souboru aplikace Excel).
Zkopírujte tabulku aplikace Excel jako statický obrázek
Pokud připravujete zprávu a vše, co chcete, je opravdu snadný způsob, jak ukázat nějakou tabulku (bez nutnosti měnit data), můžete tato data vložit jako obrázek.
To je opravdu snadné a obrázky se také snáze spravují ve Wordu (například umístění a změna velikosti).
Při kopírování obrázků máte také možnost propojit obrázek s tabulkou v aplikaci Excel. Tímto způsobem, pokud provedete jakékoli změny v tabulce aplikace Excel, projeví se to v obrázku tabulky ve Wordu.
Vložení zkopírované tabulky jako statického obrázku do Wordu
Předpokládejme, že máte tabulku, jak je uvedeno níže v aplikaci Excel:
Níže jsou uvedeny kroky ke zkopírování této tabulky a její vložení jako obrázku v aplikaci MS Word:
- Vyberte data v aplikaci Excel, která chcete zkopírovat do aplikace Word
- Klikněte pravým tlačítkem a poté klikněte na Kopírovat (nebo použijte klávesovou zkratku Ctrl + C)
- Otevřete dokument aplikace Word, kam chcete vložit tato data
- Umístěte kurzor na požadovaná data v dokumentu aplikace Word
- Přejděte ve Wordu na kartu Domů a klikněte na rozevírací nabídku Vložit (klikněte na malou převrácenou šipku pod ikonou Vložit jinak)
- V zobrazených možnostech klikněte na Vložit jinak
- V dialogovém okně Vložit jinak zkontrolujte, zda je vybrána možnost „Vložit“
- Z uvedených možností vyberte „Obrázek“
- Klikněte na OK
Výše uvedené kroky by vložily obrázek tabulky do dokumentu aplikace Word.
Je to jako každý jiný obrázek a můžete změnit jeho velikost a formátovat ho.
Vložení zkopírované tabulky jako propojeného obrázku ve Wordu
Pokud máte rádi flexibilitu správy obrázků ve Wordu a přesto chcete, aby byla tabulka připojena k původnímu souboru aplikace Excel, můžete to udělat také.
Předpokládejme, že máte tabulku, jak je uvedeno níže v aplikaci Excel:
Níže jsou uvedeny kroky ke zkopírování této tabulky a vložení jako propojeného obrázku v aplikaci MS Word:
- Vyberte tabulku v Excelu
- Klikněte pravým tlačítkem a poté klikněte na Kopírovat (nebo použijte klávesovou zkratku Ctrl + C)
- Otevřete dokument aplikace Word, kam chcete vložit tato data
- Umístěte kurzor na požadovaná data v dokumentu aplikace Word
- Přejděte na kartu Domů ve Wordu a klikněte na Vložit jinak
- V dialogovém okně Vložit jinak vyberte možnost „Vložit odkaz“
- Z uvedených možností vyberte „Obrázek“
- Klikněte na OK
Výše uvedené kroky by vám opět poskytly obrázek, jehož velikost a formát můžete snadno změnit.
Protože je to ale propojeno s původní tabulkou v Excelu, pokud v původní tabulce provedete nějaké změny, projeví se to také na obrázku.
Také mějte na paměti, že jelikož je tento obrázek propojen s původními daty, plánujete -li tento dokument aplikace Word sdílet s někým jiným, měli byste také sdílet soubor aplikace Excel (v případě, že chcete, aby odkaz zůstal tak, jak je)
V případě, že soubor aplikace Excel není k dispozici nebo se změní název, bude obrázek stejný jako jakýkoli jiný běžný obrázek.
Toto jsou tedy některé ze způsobů, jak můžete zkopírovat tabulku pro Excel a vložit ji do Wordu. Ve většině případů dávám přednost kopírování a vkládání tabulek aplikace Excel jako obrázků, protože jejich správa je snazší. V některých případech také dávám přednost metodě embed, která mi umožňuje otevřít soubor aplikace Excel přímo z aplikace Word.
Doufám, že jste našli tento návod užitečný!
