✅ Kontrola pravopisu v Excelu - kde to je a jak to používat?

Obsah

Podívejte se na video návod - Kontrola pravopisu v Excelu

Kontrola pravopisu v aplikaci Excel je často ignorována, protože uživatelé aplikace Excel často pracují s čísly ve srovnání s textem. Ale stále je to jedna z důležitých kontrol, které byste měli mít na místě.

Ve srovnání s MS Wordem nebo PowerPointem, kde pod slovem, které má chybně napsané slovo, můžete vizuálně vidět červené podtržení, se nic takového v Excelu neděje.

Představte si katastrofickou pravopisnou chybu, která se z listu rozezní, když jste ji odeslali klientovi. Bez ohledu na to, kolik tvrdé práce věnujete zpracování dat a analýze dat, veškerá vaše důvěryhodnost klesá.

No - už NE.

V tomto tutoriálu vám ukážu, jak používat kontrolu pravopisu v aplikaci Excel a jak můžete maximalizovat své úsilí pomocí možností, které máte k dispozici.

Kde najdete kontrolu pravopisu v aplikaci Excel

Možnost kontroly pravopisu najdete na kartě kontroly na pásu karet v Excelu.

Když na kartě kontroly kliknete na možnost Pravopis, otevře se dialogové okno Kontrola pravopisu.

Klávesová zkratka pro spuštění kontroly pravopisu v aplikaci Excel

Kontrolu pravopisu v aplikaci Excel můžete také spustit pomocí klávesové zkratky F7. Chcete -li to použít, aktivujte list, ve kterém chcete spustit kontrolu pravopisu, vyberte buňku/rozsah buněk a stiskněte klávesu F7 na klávesnici.

Jak funguje kontrola pravopisu v aplikaci Excel

Důležitou věcí, kterou stojí za to vědět, je, jak funguje kontrola pravopisu v aplikaci Excel.

Pokud vyberete buňku A1, projde všemi buňkami v prvním řádku, poté se přesune do druhého řádku a zkontroluje všechny buňky ve druhém řádku (zleva doprava) a poté se přesune do třetí řady atd. Pokud identifikuje buňku s pravopisnou chybou, zobrazí se dialogové okno Pravopis.

Pokud vyberete buňku někde jinde v listu, řekněme B3, pak projde buňkami vpravo a poté do řádku pod ní. Když je kontrola všech buněk po B3 hotová, zobrazí se výzva, která uživatele požádá, zda chce pokračovat v kontrole na začátku listu. Něco, jak je uvedeno níže:

Pokud uživatel vybere Ano, vrátí se zpět a zkontroluje zbývající buňky (což by v našem případě bylo A1 až B2).

Abyste lépe porozuměli, podívejte se na tento příklad níže (stínované buňky jsou ty s pravopisnou chybou):

Jak je ukázáno, když začneme kontrolu pravopisu s A1, dokončí kontrolu pravopisu pro všechny buňky. Když ale začneme s buňkou B3, zkontroluje všechny buňky z B3 a poté se uživatele zeptá, zda chce pokračovat v kontrole od začátku.

Pochopení dialogového okna Kontrola pravopisu

Kdykoli spustíte kontrolu pravopisu v aplikaci Excel a najde chybu, zobrazí se dialogové okno Kontrola pravopisu (jak je uvedeno níže):

Pojďme rychle porozumět různým možnostem, které jsou k dispozici v dialogovém okně kontroly pravopisu:

Ignorovat jednou: Pokud kontrola pravopisu narazí na slovo, které identifikuje jako chybu, ale chcete, aby to tak zůstalo, můžete kliknout na Ignorovat jednou. Tato chyba bude jednou ignorována.
Ignorovat vše: Pokud excel identifikuje slovo jako chybu, ale chcete zachovat všechny instance tohoto slova (tak, jak jsou), klikněte na Ignorovat vše.
Přidat do slovníku: Pokud Excel označí slovo jako chybu, ale je to správné slovo, které má být použito (možná je to název nebo zkratka, které používáte ve své společnosti), můžete jej přidat do slovníku. Když je takové slovo označeno jako chyba a kliknete na Přidat do slovníku, Excel z něj udělá součást přijatelných slov a nebude jej znovu označovat. Všimněte si, že toto slovo je nyní součástí slovníku aplikace Excel a nikdy by nebylo označeno v žádném ze sešitů.
Změna: Když Excel zvýrazní chybu, zobrazí také některá doporučení (například místo Goooda navrhne Good). Může existovat jeden nebo více než jeden návrh. Vyberte návrh, který chcete použít, a kliknutím na Změnit jej použijte.
Změnit vše: Kliknutím na toto tlačítko změníte veškerý výskyt chybně napsaného slova s vybraným návrhem.
Automatické opravy: Možnost automatické opravy aplikace Excel změní chybně napsané slovo s vybraným návrhem a také jej přidá do seznamu automatických oprav. To znamená, že příště, když zadáte stejné chybně napsané slovo, Excel jej automaticky převede na návrh, který jste vybrali.
Jazyk slovníku: Pomocí tohoto rozevíracího seznamu můžete změnit jazyk slovníku.

Zde jsou některá výchozí nastavení kontroly pravopisu v aplikaci Excel:

Ignoruje slova, která jsou psána velkými písmeny. Pokud například máte slovo HELLOOO, nebude označeno jako chyba.
Ignoruje slova, která obsahují čísla. Pokud například máte slovo Hello123, nebude označeno jako chyba.
Ignoruje internetové adresy a adresy souborů.
Neignoruje opakovaná slova. Pokud máte například text - Ahoj, jak se máš? - pak budou další položky označeny jako chyba.

Tato výchozí nastavení můžete změnit kliknutím na tlačítko ‘Možnost’ v dialogovém okně Kontrola pravopisu. Otevře se dialogové okno Možnosti, kde můžete provést potřebné změny.