Jak třídit v aplikaci Excel (podle řádků, sloupců, barev, dat a čísel)

Třídění dat v aplikaci Excel bylo díky všem vestavěným možnostem docela snadné.

Data můžete snadno řadit podle abecedy, podle hodnoty v buňkách nebo podle barvy buňky a písma.

Můžete také provádět víceúrovňové řazení sloupců (tj. Řazení podle sloupce A a poté podle sloupce B) a také řazení řádků (zleva doprava).

A pokud by to nestačilo, Excel vám také umožňuje vytvářet vlastní seznamy a podle toho také třídit (jak je to cool). Data tedy můžete třídit na základě velikostí triček (XL, L, M, S) nebo odpovědí (rozhodně souhlasím, souhlasím, nesouhlasím) nebo intenzity (vysoká, střední, nízká)

Sečteno a podtrženo - při práci s Excelem máte k dispozici příliš mnoho možností řazení.

A v tomto masivním podrobném tutoriálu vám ukážu všechny tyto možnosti třídění a několik skvělých příkladů, kde mohou být užitečné.

Protože se jedná o obrovský návod s mnoha tématy, poskytuji níže uvedený obsah. Můžete kliknout na kterékoli z témat a okamžitě vás tam zavede.

Přístup k možnostem řazení v aplikaci Excel

Protože je řazení při práci s daty tak běžnou věcí, nabízí Excel řadu způsobů, jak získat přístup k možnostem řazení.

Třídění tlačítek na pásu karet

Nejrychlejší způsob, jak získat přístup k možnostem řazení, je použít tlačítka řazení na pásu karet.

Když na pásu karet kliknete na kartu Data, zobrazí se možnosti „Třídit a filtrovat“. Tři tlačítka vlevo v této skupině slouží k třídění dat.

Dvě malá tlačítka vám umožňují třídit data, jakmile na ně kliknete.

Pokud například máte datovou sadu jmen, stačí vybrat celou datovou sadu a data seřadit kliknutím na kterékoli ze dvou tlačítek. Tlačítko A až Z seřadí data abecedně od nejnižší po nejvyšší a tlačítko Z až A seřadí data abecedně od nejvyšší po nejnižší.

Tato tlačítka také fungují s čísly, daty nebo časy.

Osobně tato tlačítka nikdy nepoužívám, protože tato tlačítka mají omezené možnosti a při jejich používání existuje větší šance na chyby. Ale v případě, že potřebujete rychlé řazení (kde v datové sadě nejsou žádné prázdné buňky), může to být rychlý způsob, jak to udělat.

Dialogové okno řazení

Na kartě Data na pásu karet je v rámci skupiny řazení další ikona tlačítka Seřadit.

Když kliknete na tuto ikonu tlačítka Seřadit, otevře se dialogové okno řazení (něco, jak je uvedeno níže).

Dialogové okno řazení je nejkompletnějším řešením pro třídění v aplikaci Excel. Prostřednictvím tohoto dialogového okna lze přistupovat ke všem možnostem souvisejícím s tříděním.

Všechny ostatní způsoby použití možností řazení jsou omezené a nenabízejí plnou funkčnost.

To je důvod, proč vždy dávám přednost použití dialogového okna, když musím třídit v aplikaci Excel.

Hlavním důvodem, proč upřednostňuji, je, že je velmi malá šance, že se při použití dialogového okna pokazíte. Vše je dobře strukturované a označené (na rozdíl od tlačítek na pásu karet, kde můžete být zmateni, které použít).

V tomto tutoriálu mě najdete převážně pomocí dialogového okna k třídění dat. Je to také proto, že některé věci, které pokrývám v určitých sekcích (například víceúrovňové třídění nebo řazení zleva doprava), lze provést pouze pomocí dialogového okna.Klávesová zkratka - Pokud potřebujete v aplikaci Excel třídit data často, doporučuji vám naučit se používat klávesovou zkratku k otevření dialogového okna řazení. Své ALT + A + S + S

Možnosti řazení v nabídce Filtr

Pokud jste do své datové sady použili filtry, můžete spolu s možnostmi filtrů najít také možnosti řazení. Filtr lze použít výběrem libovolné buňky v datové sadě, kliknutím na kartu Data a kliknutím na ikonu Filtr.

Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže, a máte použit filtr.

Když kliknete na ikonu filtru pro libovolný sloupec (je to malá ikona trojúhelníku směřující dolů vpravo od buňky záhlaví sloupce), zobrazí se zde také některé možnosti řazení.

Tyto možnosti řazení se mění na základě údajů ve sloupci. Pokud tedy máte text, ukáže vám možnost řadit od A do Z nebo Z do A, ale pokud máte čísla, ukáže vám možnosti řazení od největšího po nejmenší nebo od nejmenšího po největší.

Možnosti pravým tlačítkem myši

Kromě použití dialogového okna je další způsob, který někdy používám, také kliknutí pravým tlačítkem (je také super rychlé, protože vyžaduje pouze dvě kliknutí).

Když máte datovou sadu, kterou chcete řadit, klikněte pravým tlačítkem na libovolnou buňku a zobrazí se vám možnosti řazení.

Všimněte si, že vidíte některé možnosti, které nevidíte na pásu karet nebo v možnostech filtru. Přestože existuje obvyklé třídění podle hodnoty a možnost vlastního třídění (které otevírá dialogové okno Seřadit), můžete také vidět možnosti, jako například Umístit vybranou barvu buňky/barvu písma/ikonu formátování nahoře.

Považuji tuto možnost za docela užitečnou, protože mi umožňuje rychle dostat všechny barevné buňky (nebo buňky s jinou barvou písma) dohromady nahoře. Často mám údaje o měsíčních výdajích, které procházím a zvýrazňuji některé buňky ručně. Tuto možnost pak mohu použít k rychlému shromáždění všech těchto buněk nahoře.

Nyní, když jsem pokryl všechny způsoby přístupu k možnostem řazení v aplikaci Excel, pojďme se podívat, jak je použít k třídění dat v různých scénářích.

Třídění dat v Excelu (text, čísla, data)

Upozornění: Řazení většinou funguje, i když v datové sadě vyberete jednu buňku. Ale v některých případech můžete skončit s problémy (když máte v datové sadě prázdné buňky/řádky/sloupce). Při třídění dat je nejlepší vybrat celou datovou sadu a poté ji seřadit - jen tak, abyste se vyhnuli případným problémům.

Na základě typu dat, které máte, můžete použít možnosti řazení v Excelu.

Řazení podle textu

Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže, a chcete seřadit všechny tyto záznamy na základě jména studenta v abecedním pořadí.

Níže jsou uvedeny kroky k seřazení těchto textových dat v abecedním pořadí:

1. Vyberte celou datovou sadu
2. Klikněte na kartu Data
3. Klikněte na ikonu Seřadit. Otevře se dialogové okno Seřadit.
4. V dialogovém okně Seřadit zkontrolujte, zda jsou vybrána data s hlavičkami. Pokud vaše data nemají záhlaví, můžete toto zaškrtnutí zrušit.
5. V rozevíracím seznamu „Seřadit podle“ vyberte „Název“
6. V rozevíracím seznamu „Seřadit zapnuto“ zkontrolujte, zda je vybrána možnost „Hodnoty buněk“
7. V rozevíracím seznamu Objednávka vyberte A-Z
8. Klikněte na OK.

Výše uvedené kroky by seřadily celou datovou sadu a poskytly výsledek, jak je uvedeno níže.

Proč prostě nepoužít tlačítka na pásu karet?

Výše uvedený způsob řazení dat v aplikaci Excel může vypadat jako mnoho kroků ve srovnání s pouhým kliknutím na ikonu řazení na pásu karet.

A to je pravda.

Výše uvedená metoda je delší, ale existuje žádná šance na nějakou chybu.

Když použijete tlačítka řazení na pásu karet, může se stát, že se něco pokazí (a to může být těžké zjistit, když máte velkou sadu dat.

Zatímco později v tomto tutoriálu diskutuji o nevýhodách používání tlačítek, dovolte mi rychle ukázat, co se může pokazit.

V níže uvedeném příkladu, protože aplikace Excel nemůže rozpoznat, že existuje řádek záhlaví, seřadí celou datovou sadu včetně záhlaví.

Tomuto problému se vyhýbá dialogové okno řazení, protože vám výslovně dává možnost určit, zda vaše data mají záhlaví nebo ne.

Vzhledem k tomu, že použití dialogového okna Seřadit eliminuje pravděpodobnost chyb, doporučuji jej použít místo všech ostatních metod řazení v aplikaci Excel

Řazení podle čísel

Nyní předpokládám, že jste se již seznámili s tím, jak funguje třídění textu (popsáno nad touto částí).

Ostatní typy řazení (například podle čísel, dat nebo barev) budou používat téměř stejné kroky s menšími odchylkami.

Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže, a chcete tato data seřadit podle známek, které každý student získal.

Níže jsou uvedeny kroky k seřazení těchto dat podle čísel:

1. Vyberte celou datovou sadu
2. Klikněte na kartu Data
3. Klikněte na ikonu Seřadit. Otevře se dialogové okno Seřadit.
4. V dialogovém okně Seřadit zkontrolujte, zda jsou vybrána data s hlavičkami. Pokud vaše data nemají záhlaví, můžete toto zaškrtnutí zrušit.
5. V rozevíracím seznamu „Seřadit podle“ vyberte „Název“
6. V rozevíracím seznamu „Seřadit zapnuto“ zkontrolujte, zda je vybrána možnost „Hodnoty buněk“
7. V rozevíracím seznamu Objednávka vyberte možnost „Největší od nejmenšího“
8. Klikněte na OK.

Výše uvedené kroky by seřadily celou datovou sadu a poskytly výsledek, jak je uvedeno níže.

Řazení podle data/času

Přestože datum a čas mohou vypadat jinak, nejsou to nic jiného než čísla.

Například v aplikaci Excel by číslo 44196 bylo hodnotou data pro 31. prosinec 2021-2022. Toto číslo můžete naformátovat tak, aby vypadalo jako datum, ale v backendu v Excelu stále zůstává číslem.

To také umožňuje považovat data za čísla. Do buňky s datem tedy můžete přidat 10 a ono vám dá číslo k datu o 10 dní později.

A to samé platí pro čas v Excelu.

Například číslo 44196.125 představuje 3 dopoledne 31. prosince 2021-2022. Zatímco celá část čísla představuje celý den, desetinná část vám poskytne čas.

A protože datum i čas jsou čísla, můžete je řadit jako čísla.

Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže, a chcete tato data seřadit podle data odeslání projektu.

Níže jsou uvedeny kroky k seřazení těchto dat podle dat:

1. Vyberte celou datovou sadu
2. Klikněte na kartu Data
3. Klikněte na ikonu Seřadit. Otevře se dialogové okno Seřadit.
4. V dialogovém okně Seřadit zkontrolujte, zda jsou vybrána data s hlavičkami. Pokud vaše data nemají záhlaví, můžete toto zaškrtnutí zrušit.
5. V rozevíracím seznamu „Seřadit podle“ vyberte „Datum odeslání“
6. V rozevíracím seznamu „Seřadit zapnuto“ zkontrolujte, zda je vybrána možnost „Hodnoty buněk“
7. V rozevíracím seznamu Objednat vyberte možnost „Nejstarší od nejnovější“
8. Klikněte na OK.

Výše uvedené kroky by seřadily celou datovou sadu a poskytly výsledek, jak je uvedeno níže.

Všimněte si toho, že zatímco datum a čas jsou čísla, Excel stále uznává, že se liší ve způsobu zobrazení. Když tedy řadíte podle data, zobrazí se kritéria řazení „Od nejstaršího k nejnovějšímu“ a „Od nejnovějšího k nejstaršímu“, ale když používáte čísla, zobrazí se „Největší od nejmenšího“ nebo „Od nejmenšího po největší“. Takové malé věci, které dělají z Excelu úžasný tabulkový nástroj (PS: Tabulky Google nezobrazují tolik detailů, jen nevýrazné řazení podle A-Z nebo Z-A)

Řazení podle barvy buňky / barvy písma

Tato možnost je úžasná a používám ji stále (možná trochu moc).

Často mám datové sady, které analyzuji ručně a zvýrazňuji buňky, když to dělám. Například jsem procházel seznam článků na tomto blogu (který mám v listu Excelu) a zvýraznil jsem ty, které jsem potřeboval zlepšit.

A jakmile skončím, mohu tato data rychle seřadit podle barev buněk. To mi pomáhá dostat všechny tyto zvýrazněné buňky/řádky dohromady nahoře.

A aby toho nebylo málo, můžete řadit podle více barev. Pokud tedy zvýrazním buňky s názvy článků, které vyžadují okamžitou pozornost červenou barvou a některé, které lze později řešit žlutou barvou, mohu data seřadit tak, aby se nejprve zobrazily všechny červené řádky a poté žluté.

Pokud máte zájem dozvědět se více, nedávno jsem napsal tento článek o třídění na základě více barev. V této sekci vám rychle ukážu, jak řadit pouze podle jedné barvy

Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže, a chcete třídit podle barvy a získat všechny červené buňky nahoře.

Níže jsou uvedeny kroky k seřazení podle barvy:

1. Vyberte celou datovou sadu
2. Klikněte na kartu Data
3. Klikněte na ikonu Seřadit. Otevře se dialogové okno Seřadit.
4. V dialogovém okně Seřadit zkontrolujte, zda jsou vybrána data s hlavičkami. Pokud vaše data nemají záhlaví, můžete toto zaškrtnutí zrušit.
5. V rozevíracím seznamu „Seřadit podle“ vyberte „Datum odeslání“ (nebo jakýkoli sloupec, kde máte barevné buňky). Protože v tomto příkladu máme barevné buňky ve všech sloupcích, můžete vybrat libovolné.
6. V rozevíracím seznamu „Seřadit zapnuto“ vyberte „Barva buňky“.
7. V rozevíracím seznamu Objednat vyberte barvu, se kterou chcete řadit. V případě, že máte v datové sadě více barev buněk, zobrazí vám zde všechny tyto barvy
8. V posledním rozevíracím seznamu vyberte možnost „Nahoře“. Zde určíte, zda mají být barevné buňky v horní části datové sady nebo v dolní části.
9. Klikněte na OK.

Výše uvedené kroky by setřídily vaši datovou sadu podle barvy a získáte výsledek, jak je uvedeno níže.

Stejně jako jsme seřadili tato data na základě barvy buňky, můžete to udělat také na základě barvy písma a ikony podmíněného formátování.

Třístupňové třídění dat

Ve skutečnosti jsou datové sady jen zřídka tak jednoduché jako ty, které používám v tomto tutoriálu.

Vaše se může rozšířit na tisíce řádků a stovky sloupců.

A když máte tak velké datové sady, je také potřeba více datových segmentů a kostek. Třídění dat na více úrovních je jednou z věcí, které můžete potřebovat, když máte velkou sadu dat.

Třídění dat na více úrovních znamená, že datovou sadu můžete řadit podle hodnot v jednom sloupci a poté ji znovu seřadit podle hodnot v jiných sloupcích.

Předpokládejme například, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže, a chcete tato data seřadit podle dvou kritérií:

1. Region
2. Prodeje

Výstup tohoto třídění na základě výše uvedených dvou kritérií vám poskytne datovou sadu, jak je uvedeno níže.

Ve výše uvedeném příkladu máme data nejprve seřazená podle oblastí a poté v rámci každé oblasti jsou data dále řazena podle hodnoty prodeje.

To nám rychle umožňuje zjistit, kteří obchodní zástupci si v jednotlivých regionech vedou skvěle nebo kteří špatně.

Níže jsou uvedeny kroky k seřazení dat podle více sloupců:

1. Vyberte celou sadu dat, kterou chcete řadit.
2. Klikněte na kartu Data.
3. Klikněte na ikonu řazení (ta zobrazená níže). Otevře se dialogové okno Seřadit.
4. V dialogovém okně Seřadit zkontrolujte, zda je vybrána moje data s hlavičkami. Pokud vaše data nemají záhlaví, můžete toto zaškrtnutí zrušit.
5. V poli Dialogové okno řazení proveďte následující výběr
   • Seřadit podle (Sloupec): Region (toto je první úroveň řazení)
   • Seřadit podle: Hodnoty buněk
   • Pořadí: A až Z
6. Klikněte na Přidat úroveň (tím se přidá další úroveň možností řazení).
7. Na druhé úrovni třídění proveďte následující výběr:
   • Poté podle (Sloupec): Prodej
   • Seřadit podle: Hodnoty
   • Pořadí: Od největší po nejmenší
8. Klikněte na OK

Profesionální tip: Dialogové okno Seřadit má funkci „Úroveň kopírování“. To rychle zkopíruje vybranou úroveň třídění a poté ji můžete snadno upravit. Je dobré tuto funkci znát a může vám nakonec ušetřit čas v případě, že budete muset řadit podle více sloupců.

Níže je video, kde ukazuji, jak provést víceúrovňové třídění v aplikaci Excel:

Třídění na základě vlastního seznamu

Přestože aplikace Excel již má některá společná kritéria řazení (například řazení podle abecedy podle textu, nejmenší po největší nebo největší po nejmenší s čísly, od nejstarší po nejnovější nebo od nejnovější po nejstarší s daty), nemusí to stačit.

Abych vám dal příklad, předpokládejme, že mám následující datovou sadu:

Když to teď seřadím podle abecedy podle oblasti, mám dvě možnosti - od A do Z nebo od Z do A. Níže se dočkám toho, když tato data seřadím abecedně od A do Z pomocí sloupce region.

Ale co když chci, aby tento druh řazení byl východ, západ, sever, jih?

Data můžete samozřejmě po seřazení znovu uspořádat, ale toto není účinný způsob, jak to udělat.

Správný způsob, jak toho dosáhnout, by bylo použití vlastních seznamů.

Vlastní seznam je seznam, který vám Excel umožňuje vytvořit a poté použít stejně jako vestavěné seznamy (například názvy měsíců nebo názvy dnů v týdnu). Jakmile vytvoříte vlastní seznam, můžete jej použít ve funkcích, jako je třídění dat nebo popisovač výplně.

Mezi příklady, kde mohou být užitečné vlastní seznamy, patří:

• Řazení dat podle názvu regionu/města
• Třídění podle velikosti trička - malé, střední, velké, extra velké
• Řazení na základě odpovědí z průzkumu - rozhodně souhlasím, souhlasím, neutrální, nesouhlasím
• Třídění na základě pravděpodobnosti - vysoká, střední, nízká

Prvním krokem při pokusu o seřazení na základě vlastních kritérií je vytvoření vlastního seznamu.

Kroky k vytvoření vlastního seznamu v aplikaci Excel:

1. Klikněte na kartu Soubor
2. Klikněte na Možnosti
3. V dialogovém okně Možnosti aplikace Excel vyberte v seznamu v levém podokně možnost „Upřesnit“.
4. V části Upřesnit vybrané přejděte dolů a vyberte možnost „Upravit vlastní seznam“.
5. V dialogovém okně Vlastní seznamy zadejte svá kritéria do pole s názvem Seznam položek. Zadejte kritéria oddělená čárkami (východ, západ, sever, jih) [svá kritéria můžete také importovat, pokud je máte uvedena].
6. Klikněte na Přidat
7. Klikněte na OK

Jakmile dokončíte výše uvedené kroky, Excel vytvoří a uloží vlastní seznam, který můžete použít pro třídění dat.

Pořadí položek ve vlastním seznamu určuje, jak bude váš seznam seřazen.

Když vytvoříte vlastní seznam v jednom sešitu aplikace Excel, bude k dispozici pro všechny sešity ve vašem systému. Stačí jej tedy vytvořit pouze jednou a můžete jej znovu použít v jiných sešitech.

Kroky k řazení pomocí vlastního seznamu

Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže, a chcete ji seřadit podle oblastí (pořadí řazení je východ, západ, sever a jih)

Protože jsme již vytvořili vlastní seznam, můžeme jej použít k třídění našich dat.

Zde jsou kroky k seřazení datové sady pomocí vlastního seznamu:

1. Vyberte celou datovou sadu
2. Klikněte na kartu Data
3. Klikněte na ikonu Seřadit. Otevře se dialogové okno Seřadit.
4. V dialogovém okně Seřadit zkontrolujte, zda jsou vybrána data s hlavičkami. Pokud vaše data nemají záhlaví, můžete toto zaškrtnutí zrušit.
5. V rozevíracím seznamu „Seřadit podle“ vyberte „Region“ (nebo jakýkoli sloupec, kde máte barevné buňky)
6. V rozevíracím seznamu „Seřadit zapnuto“ vyberte „Hodnoty buněk“.
7. V rozevíracím seznamu Objednávka vyberte „Vlastní seznam“. Jakmile na něj kliknete, otevře se dialogové okno Vlastní seznamy.
8. V dialogovém okně Vlastní seznamy vyberte vlastní seznam, který jste již vytvořili z levého podokna.
9. Klikněte na OK. Jakmile to provedete, v rozevíracím poli pořadí řazení se zobrazí vlastní kritéria řazení
10. Klikněte na OK.

Výše uvedené kroky seřadí vaši datovou sadu na základě vlastních kritérií řazení.

Poznámka: K třídění dat podle nich nemusíte předem vytvářet vlastní seznam. Můžete jej také vytvořit, když jste v dialogovém okně Seřadit. Když kliknete na Vlastní seznam (v kroku 7 výše), otevře se dialogové okno vlastního seznamu. I zde si můžete vytvořit vlastní seznam.

Ve vlastních seznamech se nerozlišují malá a velká písmena. V případě, že chcete provádět třídění rozlišující malá a velká písmena, podívejte se na tento příklad.

Řazení zleva doprava

Zatímco ve většině případů budete pravděpodobně řadit podle hodnot sloupců, někdy může být také nutné řadit podle hodnot řádků.

Například v níže uvedené datové sadě ji chci seřadit na základě hodnot v řádku Region.

Přestože tento typ datové struktury není tak běžný jako sloupcová data, stále jsem viděl mnoho lidí, kteří s tímto druhem konstrukce pracují.

Excel má integrovanou funkci, která vám umožňuje řadit zleva doprava.

Níže jsou uvedeny kroky k seřazení těchto dat zleva doprava:

1. Vyberte celou datovou sadu (kromě hlaviček)
2. Klikněte na kartu Data
3. Klikněte na ikonu Seřadit. Otevře se dialogové okno Seřadit.
4. V dialogovém okně Seřadit klikněte na Možnosti.
5. V dialogovém okně Možnosti řazení vyberte „Seřadit zleva doprava“
6. Klikněte na OK.
7. V rozevíracím seznamu „Seřadit podle“ vyberte řádek 1. Tím určujeme, že řazení je třeba provést na základě hodnot v řádku 1
8. V rozevíracím seznamu „Seřadit zapnuto“ vyberte „Hodnoty buněk“.
9. V rozevíracím seznamu Objednávka vyberte A-Z (můžete také použít vlastní seznam řazení, pokud chcete)
10. Klikněte na OK.

Výše uvedené kroky by seřadily data zleva doprava na základě hodnot řádku 1.

Při třídění zleva doprava Excel nerozpozná (nebo vám dokonce umožní určit) záhlaví. Při třídění dat se tedy musíte ujistit, že nejsou vybrány buňky záhlaví. Pokud vyberete také buňky záhlaví, budou seřazeny podle hodnoty v nich.

Poznámka: Dalším způsobem třídění dat zprava doleva může být transpozice dat a jejich získání ve sloupcovém tvaru. Jakmile to budete mít, můžete použít některou z doposud popsaných metod řazení. Jakmile je řazení hotové, můžete výsledná data zkopírovat a vložit jako transponovaná data.

Níže je video, kde ukazuji, jak v Excelu třídit data zleva doprava

Rozlišování rozlišující malá a velká písmena v aplikaci Excel

Ve všech výše uvedených příkladech bylo třídění dosud nezávislé na případech.

Ale co když chcete, aby třídění rozlišovalo velká a malá písmena.

Naštěstí vám Excel umožňuje určit, zda chcete, aby třídění rozlišovalo velká a malá písmena nebo ne.

Poznámka: I když si většinu času nemusíte dělat starosti s rozlišováním malých a velkých písmen, může to být užitečné při získávání dat z databáze, jako je Salesforce, nebo při ručním shromažďování dat a při zadávání stejného textu různými lidmi různé případy. Třídění rozlišující malá a velká písmena vám může pomoci uchovávat všechny záznamy od stejné osoby/databáze pohromadě.

Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže, a chcete tato data seřadit podle sloupce region:

Níže jsou uvedeny kroky k seřazení dat podle abecedy a jejich rozlišení na malá a velká písmena:

1. Vyberte celou datovou sadu
2. Klikněte na kartu Data
3. Klikněte na ikonu Seřadit. Otevře se dialogové okno Seřadit.
4. V dialogovém okně Seřadit zkontrolujte, zda jsou vybrána data s hlavičkami. Pokud vaše data nemají záhlaví, můžete toto zaškrtnutí zrušit.
5. Klikněte na tlačítko Možnosti
6. V dialogovém okně Možnosti řazení zaškrtněte možnost „Rozlišovat velká a malá písmena“
7. Klikněte na OK.
8. V rozevíracím seznamu „Seřadit podle“ vyberte „Region“
9. V rozevíracím seznamu „Seřadit zapnuto“ vyberte „Hodnoty buněk“.
10. V rozevíracím seznamu pořadí vyberte A až Z
11. Klikněte na OK.

Výše uvedené kroky by data nejen seřadily abecedně podle oblasti, ale také by je rozlišovaly velká a malá písmena.

Výsledná data získáte následujícím způsobem:

Když řadíte od A do Z, nad velkými písmeny se umístí text s malými písmeny.

Získání původní objednávky řazení

Při třídění dat v aplikaci Excel se často budete chtít vrátit k předchozímu nebo původnímu pořadí řazení a začít znovu,

I když můžete v Excelu (pomocí Control Z) použít funkci vrácení zpět o krok zpět, může to být matoucí, pokud jste již po třídění dat udělali více věcí.

Zpět také funguje pouze do té doby, než budete mít sešit otevřený, ale když ho uložíte a zavřete a otevřete jej později, nebudete se moci vrátit k původnímu pořadí řazení.

Zde jsou dva jednoduché způsoby, jak zajistit, že neztratíte původní pořadí řazení, a získat jej zpět i po seřazení dat:

1. Vytvořte kopii původní datové sady. To je něco, co vám doporučuji udělat, i když nepotřebujete původní pořadí řazení. Můžete mít sešit se všemi údaji a pak jednoduše vytvořit kopii sešitu a pracovat na kopii. Když pracuji na kritických sadách dat, vytvářím kopii každý den (s datem nebo číslem verze jako součástí názvu sešitu).
2. Přidejte sloupec s řadou čísel. Tato řada čísel se při řazení dat zamíchá, ale v případě, že se chcete vrátit k původním datům, můžete řadit podle této řady čísel.

V této sekci vám rychle ukážu, co znamená přidáním řady a jejím použitím k získání původního pořadí řazení.

Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže:

Abyste se ujistili, že máte způsob, jak tato data získat zpět po jejich třídění, přidejte pomocný sloupec a vložte do něj řadu čísel (jak je uvedeno níže).

Zde je návod s různými způsoby, jak rychle přidat sloupec s čísly

Když máte pomocný sloupec na místě, ujistěte se, že jej zahrnete při řazení této datové sady.

Předpokládejme, že tato data seřadím na základě regionu a nakonec získám data, jak je uvedeno níže:

Pokud se nyní chci vrátit k původní datové sadě, mohu tato data jednoduše znovu seřadit, ale na základě pomocného sloupce (od nejnižší po nejvyšší).

Jednoduché… ne?

V případě, že nechcete, aby se pomocný sloupec zobrazoval, můžete jej buď skrýt, nebo vytvořit zálohu a poté jej smazat.

Některé běžné problémy při řazení dat v aplikaci Excel

Na začátku tohoto článku jsem vám ukázal různé způsoby řazení dat v Excelu (včetně tlačítek řazení na pásu karet, možností kliknutí pravým tlačítkem, možnosti filtrování a dialogového okna řazení).

A abychom to zopakovali, pomocí dialogového okna řazení minimalizujeme šance nebo jakékoli problémy nebo chyby, které mohou nastat.

Nyní vám ukážu, co se může pokazit, když použijete tlačítko řazení na pásu karet (ty zobrazené níže)

Neidentifikace záhlaví sloupců

Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže:

Vypadá to jako slušně formátovaná sada dat s hlavičkami jasně formátovanými barvou buněk a tučným písmem.

Když tedy seřadíte tato data podle názvů (pomocí tlačítek řazení na pásu karet), očekáváte, že záhlaví zůstane v horní části a ostatní data budou seřazena.

Ale co se stane, když to uděláte - záhlaví je také považováno za normální data a bude tříděno (jak je uvedeno níže).

Přestože je Excel dostatečně chytrý na to, aby rozeznal záhlaví, v tomto případě to nedokázal. Při použití tlačítek ikony řazení na pásu karet nebylo možné ručně určit, že tato data mají záhlaví.

Poznámka: K tomuto problému dochází, když mám datovou sadu a přidávám a formátuji záhlaví a řadím je. Normálně by byl Excel dostatečně chytrý na to, aby identifikoval, že v datové sadě existují záhlaví (zvláště když je jiný datový typ záhlaví a data ve sloupci). Ale v tomto případě se to nepodařilo, když jsem přidal záhlaví a hned seřadil. Pokud tento sešit uložím, zavřu a znovu otevřu, Excelu se nějak podaří identifikovat první řádek a záhlaví.

I když to ve většině případů nemusí být problém, stále existuje šance, že použijete ikony řazení na pásu karet, použití dialogového okna tento problém odstraní, protože můžete určit, že máte záhlaví.

Neidentifikujte prázdné řádky/sloupce

Tento problém s tříděním je trochu složitější - a mnohem častější, než byste si představovali.

Předpokládejme, že máte datovou sadu, jak je uvedeno níže. Všimněte si, že řádek číslo 6 je skrytý (a je to prázdný řádek).

Pokud nyní vyberu libovolnou buňku v prvních čtyřech řádcích dat (ty nad skrytým prázdným řádkem) a seřadím tato data pomocí tlačítek ikony řazení, bude třídit pouze první čtyři záznamy v datové sadě (řádek 2 až 5). Podobně, pokud vyberu libovolnou buňku v datové sadě pod skrytým prázdným řádkem, bude třídit pouze posledních sedm řádků.

A pokud to nebudete konkrétně hledat, pravděpodobně vám tato strašná chyba unikne.

Jak se ujistit, že tuto chybu třídění nakonec neuděláte?

Abyste se ujistili, že se tomuto problému nestanete obětí, musíte před seřazením datovou sadu zkontrolovat.

Před seřazením dat vyberte celou datovou sadu.

To lze provést výběrem libovolné buňky v datové sadě a poté pomocí klávesové zkratky - Ctrl + A.

Pokud jsou ve vaší datové sadě prázdné řádky/sloupce, nebude vybrána celá datová sada. Můžete to identifikovat rychlým naskenováním obrysu výběru.

Pokud vidíte, že některá data zůstala mimo výběr, můžete je vybrat ručně.

Abyste se vyhnuli tomuto problému, je nejlepší nejprve odkrýt všechny skryté řádky a sloupce a poté pokračovat v třídění dat výběrem celé sady dat nebo nejprve odstraněním prázdných řádků.

Částečné řazení (podle příjmení)

Někdy můžete mít datovou sadu, kterou chcete řadit podle části textu.

Předpokládejme například, že mám datovou sadu, jak je uvedeno níže, a chci tato data seřadit podle příjmení.

K tomu potřebuji oddělit tato data, abych měl v jednom sloupci pouze příjmení. Když to mám, můžu ten sloupec použít k třídění dat.

Níže je vzorec, který mi může dát příjmení:

= RIGHT (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

To vám poskytne výsledek, jak je uvedeno níže.

Nyní můžete data seřadit pomocí sloupce Příjmení.

Až budete hotovi, můžete sloupec příjmení smazat nebo skrýt.

Všimněte si toho, že výše uvedený vzorec funguje, pokud máte jména, která mají pouze jméno a příjmení a mezi nimi nejsou žádné mezery. V případě, že máte jiná data jmen, budete muset vzorec upravit. Můžete také použít text na sloupec k rychlému rozdělení názvů na základě znaku mezery jako oddělovače.

Toto je jen jeden příklad řazení na základě dílčích dat. Jiné příklady mohou zahrnovat třídění podle měst v adrese nebo ID zaměstnance na základě kódů oddělení.

Také v případě, že je text, na základě kterého chcete řadit, na začátku textu, můžete použít pouze funkci normálního řazení.

Další příklady řazení (pomocí vzorce a VBA)

V tomto kurzu jsem zatím pokryl příklady, kde jsme použili vestavěnou funkci třídění v Excelu.

Automatické řazení pomocí vzorce

Když použijete integrovanou funkci třídění a poté provedete jakoukoli změnu v sadě dat, budete ji muset znovu seřadit. Funkce řazení není dynamická.

V případě, že chcete získat datovou sadu, která se automaticky třídí, kdykoli dojde k nějaké změně, můžete k tomu použít vzorce.

Všimněte si toho, že k tomu je třeba ponechat původní datovou sadu a tříděnou datovou sadu odděleně (jak je uvedeno níže)

Mám podrobný návod, kde se zabývám tím, jak třídit abecedně pomocí vzorců. Ukazuje dvě metody, jak to udělat - pomocí pomocných sloupců a pomocí vzorce pole.

Excel také zavedl vzorec dynamického pole SORT, který to snadno provede (bez pomocného sloupce nebo složitého vzorce pole). Ale protože je to zcela nové, možná k tomu ve své verzi Excelu nebudete mít přístup.

Třídění pomocí VBA

A nakonec, pokud chcete obejít všechna dialogová okna řazení nebo jiné možnosti řazení, můžete data třídit pomocí VBA.

V níže uvedeném příkladu mám datovou sadu, která třídí data, když dvakrát kliknu na záhlaví sloupce. To usnadňuje třídění a může být použito na řídicích panelech, aby bylo uživatelsky přívětivější.

Zde je podrobný návod, kde se zabývám tím, jak třídit data pomocí VBA a vytvořit něco, jak je uvedeno výše.

Snažil jsem se pokrýt spoustu příkladů, abych vám ukázal různé způsoby, jak můžete třídit data v aplikaci Excel a všechny věci, které je třeba mít na paměti při provádění.

Doufám, že jste našli tento návod užitečný.