Jak zapnout automatické ukládání v aplikaci Excel (snadný průvodce)

Přestože byl Excel s každou novou verzí neustále vylepšován, stále existují chvíle, kdy se vám může stát, že se jednou za čas zhroutí (zvláště pokud pracujete s velkou datovou sadou).

A někdy to může být faktor mimo aplikaci Excel - například výpadek napájení nebo zablokování systému kvůli jinému problému než Excel.

V takových případech, aby se zajistilo, že nepřijdete o svá data, má Excel funkci AutoSave - která, jak název napovídá, automaticky uloží vaši práci.

Je -li povoleno automatické ukládání, Excel bude ukládat vaši práci v pravidelných intervalech, což zajistí, že nepřijdete o spoustu práce (maximálně lze přijít o několik minut práce).

V tomto tutoriálu vám ukážu, jak zapnout automatické ukládání v Excelu a všechny důležité věci, které o něm potřebujete vědět.

Poznámka: Automatické ukládání je nová funkce v Office365, kde vám umožňuje ukládat soubory v reálném čase, když jsou soubory ukládány na OneDrive nebo SharePoint. V případě, že používáte předchozí verze (Excel 2010/2013/2016/2019), máte k dispozici Save AutoRecover Information, které není v reálném čase, ale ukládá vaši práci v pravidelných intervalech.

AutoSave Vs AutoRecover

Automatické ukládání je nová funkce v aplikaci Excel Office 365, zatímco AutoRecover byl také v předchozích verzích.

Automatické ukládání vám umožňuje ukládat práci v reálném čase při ukládání souborů aplikace Excel na OneDrive nebo SharePoint.

Naopak „Save AutoRecover Information“ je možnost, která automaticky ukládá vaši práci každých 10 minut (nebo jakékoli časové období, které určíte). Pokud je tato možnost povolena, uchová dočasnou kopii vaší práce a bude ji ukládat každých 10 minut.

V případě, že se váš systém neočekávaně vypne, budete stále moci dočasně uložený soubor obnovit (pomocí funkce Autorecover).

V tomto tutoriálu se budu zabývat oběma těmito funkcemi.

Zapněte automatické ukládání v Excelu z dialogového okna Možnosti

V dialogovém okně Možnosti můžete povolit automatické ukládání a také ukládání informací o automatické obnově (tj. Automatické ukládání souborů v určitém časovém intervalu) v aplikaci Excel. Jakmile bude hotovo, bude to zapnuto pro všechny sešity, se kterými v daném systému pracujete.

Pamatujte, že automatické ukládání je k dispozici pouze pro uživatele Office365. Pokud nemáte O365, můžete použít pouze AutoRecover.

Níže jsou uvedeny kroky k zapnutí automatického ukládání v aplikaci Excel:

1. Klikněte na kartu Soubor
2. Klikněte na Možnosti
3. V dialogovém okně Možnosti aplikace Excel klikněte vlevo na možnost Uložit
4. Zaškrtněte políčko „Uložit informace automatického obnovení každých“. Ve výchozím nastavení je hodnota 10 minut, ale pokud chcete, můžete zvolit nižší nebo vyšší hodnotu.
5. Zaškrtněte možnost - „Automaticky ukládat soubory OneDrive a SharePoint Online ve výchozím nastavení v aplikaci Excel“. Tato možnost funguje pouze pro Office 365 a ukládá vaši práci v reálném čase (každých několik sekund)
6. Klikněte na Ok

Výše uvedené kroky zajistí, že se vaše práce automaticky uloží po každých 10 minutách.

Všimněte si toho, že aby „AutoSave OneDrive a SharePoint Online soubory ve výchozím nastavení v Excelu fungovaly“, musí být vaše soubory v nejnovějším formátu (tj. XLSX a ne XLS).

Další užitečné možnosti, které můžete použít:

• Ponechám si poslední verzi AutoRecovered, pokud zavřu bez uložení: Zatímco aplikace Excel ukládá vaši práci každých 10 minut (když je zapnuto automatické ukládání), povolení této možnosti zajistí, že během těchto 10 minut neztratíte ani práci (v případě, že váš systém havaruje nebo dojde k výpadku napájení). Pokud je povoleno, Excel vám ukáže možnost automatického obnovení všech neuložených souborů/dat.
• Umístění souboru automatického obnovení: Toto je místo, kde Excel ukládá neuložené soubory. Toto místo můžete změnit, pokud chcete. Pokud nejste správcem, možná to nebudete moci změnit.

Když je povoleno automatické ukládání (se soubory uloženými na Onedrive nebo SharePointu), po zavření souboru se nezobrazí výzva k uložení neuložených změn (protože tyto změny se ukládají každých několik sekund).

Také v případě, že do souboru přidáte kód VB (makro), automatické ukládání se zastaví a zobrazí výzvu k uložení tohoto souboru jako fike s povoleným makrem (formát .xlsm)

Automatické ukládání nyní umožňuje uživatelům Excelu sdílet soubory a provádět změny v reálném čase. Také si můžete zobrazit historii verzí a vrátit se k jakékoli předchozí verzi, pokud chcete. Když otevřete starý soubor pomocí historie verzí, bude otevřen pouze pro čtení a pokud chcete, můžete jej uložit pod novým názvem.

Přidání automatického ukládání do QAT (pro Office 365)

Pokud používáte OneDrive nebo SharePoint, můžete také přidat možnost automatického ukládání na panel nástrojů Rychlý přístup (k dispozici pouze v Office 365).

To vám umožní povolit automatické ukládání (ve službě SharePoint nebo OneDrive) jediným kliknutím (je to přepínací tlačítko).

I když jsem zjistil, že je ve výchozím nastavení k dispozici v mém předplatném Office365, v případě, že jej nemáte, můžete přidat AutoSave na panel nástrojů Rychlý přístup pomocí následujících kroků:

1. Klikněte na ikonu Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup
2. Klikněte na možnost Automaticky uložit

Pokud v rozevíracím seznamu nevidíte možnost „Automaticky uložit“, klikněte na Další příkaz a pomocí dialogového okna Možnosti aplikace Excel přidejte do QAT možnost Automatické ukládání.

Problém s automatickým ukládáním (Uložit jako vs. Uložit kopii)

Když povolíte automatické ukládání a uložíte soubor na OneDrive nebo SharePoint, všimnete si, že již nevidíte možnost „Uložit jako“. Místo toho uvidíte možnost „Uložit kopii“ (více o tom zde)

Když je povoleno automatické ukládání a vaše práce se ukládá každých několik sekund, nebude možné provést některé změny a uložit ji jako nový soubor.

Pokud například začínáte se starým souborem, pracujete na něm 20 minut a uložíte kopii, budete mít starý soubor i nový soubor s 20 minutami nejnovější práce. To však není možné, když je povoleno automatické ukládání, kde ukládá vaši práci každých několik sekund.

Proto nyní máte „Uložit kopii‘, Kterou můžete použít k vytvoření kopie a provedení změn.

V případě, že vaše soubory aplikace Excel nejsou na OneDrive nebo SharePointu, stále uvidíte možnost „Uložit jako“.

Pomocí nástrojů třetích stran, jako je DropBox nebo Disk Google

Možnosti historie verzí pro soubory aplikace Excel můžete také získat s možnostmi úložiště, jako jsou Dropbox a Disk Google.

Tyto nástroje jednoduše zkontrolují, zda v souboru došlo ke změnám, a uloží předchozí verzi. K těmto verzím se pak můžete vrátit, pokud chcete.

Jednou z výhod používání těchto nástrojů třetích stran je, že můžete snadno spolupracovat s lidmi, kteří OneDrive nepoužívají.

Vzhledem k tomu, že Disk Google a Dropbox obvykle mnoho lidí upřednostňuje před OneDrive, pomůže to při práci s týmy/klienty, kteří tyto možnosti používají.

Jedinou výhradou je zajistit, abyste o těchto službách cloudového úložiště neuchovávali důvěrná data.

Automaticky uložit soubor před zavřením pomocí VBA

Automatické ukládání je úžasná funkce a umožňuje práci s aplikací Excel bez stresu - s vědomím, že data nebudou ztracena.

V případě, že nemáte Office 365 (což znamená, že nemáte ani funkci automatického ukládání), budete se muset spolehnout na funkci automatického obnovení v Excelu.

Další možností, kterou můžete použít, je mít na místě jednoduchý kód VBA, který zajistí, že váš soubor bude uložen, než jej zavřete. Tím zajistíte, že o svou práci nepřijdete, protože jste soubor před uložením zavřeli.

Poznámka: Toto použití by dávalo smysl, pouze pokud nepoužíváte Office 365 s OneDrive nebo SharePoint. Pokud jste, můžete se vždy vrátit k předchozím verzím a vaše soubory se stejně automaticky uloží.

Níže jsou uvedeny kroky k uložení souboru před zavřením sešitu pomocí VBA:

1. Před zavřením otevřete sešit, kam chcete povolit uložení tohoto kódu VBA.
2. Podržte klávesu ALT a stiskněte klávesu F11 (nebo Command + Option + F11 v systému Mac). Tím se otevře editor VB.
3. Poklepejte na objekt ThisWorkbook (u souboru, do kterého chcete přidat tento kód) v Průzkumníku projektů
4. Zkopírujte a vložte níže uvedený kód do okna kódu ThisWorkbook:

   Soukromý dílčí sešit_BeforeClose (Zrušit jako booleovský) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Zavřete editor VB

Nyní, když dojde k jakékoli změně v sešitu a zavřete ji před uložením, nejprve spustí tento kód (protože se jedná o událost VBA, která běží na základě události - což je v tomto případě zavření sešitu). Tento kód sešit nejprve uloží a poté zavře.

V případě, že jste soubor dosud neuložili, zobrazí se výzva, která vás vyzve k zadání umístění, kam má být soubor uložen.

V případě, že nechcete přepsat stávající soubor, můžete kód také upravit tak, aby soubor uložil s časovým razítkem. Tímto způsobem se vaše práce neztratí a můžete se také vrátit k předchozí verzi.

Níže je kód VBA, který uloží soubor s datem a časovým razítkem do názvu souboru:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveA as timestamp & wbname End Sub

Tím se nový soubor uloží s časovým razítkem do názvu na stejné místo, kde je uložen starý soubor. Pokud chcete, aby byl soubor uložen do konkrétní složky, můžete toto umístění zadat v kódu.

To je vše, co byste měli vědět o povolení automatického ukládání v aplikaci Excel a jeho efektivním používání. A pokud nepoužíváte Office 365, a proto nemáte automatické ukládání, můžete stále konfigurovat možnosti automatického obnovení a obnovit všechny neuložené soubory. Kód VBA lze také použít k zajištění toho, aby se soubory při zavření automaticky ukládaly jako kopie.

Doufám, že jste našli tento návod užitečný!