Jak obnovit neuložené soubory aplikace Excel (všechny možnosti + bezpečnostní opatření)

Chcete -li obnovit neuložený soubor aplikace Excel, kliknutím sem přejdete na všechny možné možnosti, jak soubor získat zpět.

Dovolte mi, abych vám řekl nejkratší hororový příběh vůbec.

Excel havaroval!

Představte si, že pracujete na té naléhavé zprávě nebo na extrémně důležitém palubním panelu, kde jste odvedli tak fantastickou práci. Jste na sebe hrdí a na veškerou tvrdou práci, kterou jste do toho vložili.

Zapomněli jste však na klíčový krok.

Neuložili jste soubor aplikace Excel (lapání po dechu !!!)

Dobře, dovolte mi omezit dramatičnost a přejít rovnou k věci.

Excel má tendenci selhávat, zvláště když to nepotřebujete. Nějak se to stane v nejhorší možnou dobu (ne že by na to někdy bylo dobré období).

V takovém případě je jedinou možností zkusit obnovit neuložené soubory aplikace Excel.

V některých případech se na vás Excel Bohové usmějí a soubor dostanete a v některých případech ne.

V tomto článku sdílím vše, co je třeba vědět, pokud jde o obnovu neuložených souborů aplikace Excel. Ukážu vám také předběžná opatření a preventivní opatření, která musíte udělat.

A pokud se chcete zcela ujistit, že se nic nestane, sdílím také kód VBA, který uloží kopii vašeho souboru Excel s časovým razítkem, kdykoli uložíte stávající soubor.

Začněme!

Všechny možné způsoby, jak obnovit neuložené soubory / data aplikace Excel

Excel (a dokonce i Windows) je velmi nepředvídatelný. Může kdykoli selhat a mohou s ním vaše soubory aplikace Excel.

Je to špatná situace být v…

… Ale existují způsoby, jak to řešit.

Excel má několik funkcí, kde vám v některých případech může pomoci obnovit neuložené soubory nebo data aplikace Excel.

Zde jsou tři scénáře, ve kterých vám integrované kontroly v Excelu mohou pomoci obnovit soubory/data:

1. Pracujete na novém souboru (který jste ještě neuložili) a váš systém/Excel havaruje.
2. Aktualizovali jste soubor, který byl uložen dříve, a Excel se zhroutil, než jste jej mohli uložit.
3. Udělali jste chybu a uložili změny, ale nyní se chcete vrátit k předchozí verzi.

Podívejme se, jak se s každým z nich vypořádat.

Obnovte nový neuložený soubor aplikace Excel (který nebyl nikdy uložen)

Pokud na něčem pracujete a dojde k chybě aplikace Excel (nebo se zhroutí váš systém), můžete tento neuložený soubor stále obnovit.

Poznámka: Tato metoda funguje, protože Excel má vestavěné funkce AutoSave a AutoRecover. Je ve výchozím nastavení povoleno, takže byste měli tyto metody používat k obnovení souborů. Pokud to není povoleno, budete to muset udělat, abyste mohli tyto funkce používat. Jak povolit automatické ukládání a automatické obnovení je popsáno dále v tomto článku.

Níže jsou uvedeny kroky k obnovení neuloženého souboru aplikace Excel:

1. Otevřete nový sešit aplikace Excel.
2. Klikněte na kartu „Soubor“
3. Klikněte na „Otevřít“
4. Klikněte na možnost Nedávný sešit (je vlevo nahoře)
5. Klikněte na tlačítko „Obnovit neuložené sešity“, které je ve spodní části
6. V dialogovém okně, které se otevře, procházejte seznam neuložených sešitů a otevřete požadovaný.
7. Uložte soubor (pomocí možnosti „Uložit jako“) s jiným názvem na vámi zvolené místo.

Ve výchozím nastavení aplikace Excel uloží kopii všech neuložených souborů na následující místo:

C: \ Users \[YourSystemName]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

Na výše uvedené adrese je třeba nahradit [YourSystemName] názvem vašeho systému (což je v mém případě „Sumit“).

Můžete také přejít přímo do této složky (kde jsou uloženy neuložené kopie souborů aplikace Excel) otevřením libovolného prohlížeče a zkopírováním adresy do něj (na místo URL).

Když otevřete jakýkoli soubor z této složky, zobrazí se oznamovací lišta, která vás vyzve k jeho uložení.

Klikněte na něj a uložte jej na nové místo se jménem podle vašeho výběru.

Poznámka: Ve výchozím nastavení jsou všechny obnovené neuložené soubory ve formátu „XLSB“. Když jej uložíte, ujistěte se, že jej ukládáte v požadovaném formátu.

Pomocí této metody můžete obnovit soubory, které jste vytvořili, ale nikdy neuložili.

Obnovit aktualizované soubory aplikace Excel (předchozí verze byla uložena)

Tuto metodu lze použít pro soubory, které jste uložili dříve, a Excel při práci na něm selhal (nebo se zhroutil systém nebo se vypnulo napájení).

Stále tedy máte dříve uložený soubor, ale ztratili jste provedené změny.

Níže jsou uvedeny kroky k obnovení aktualizovaného souboru aplikace Excel:

1. Otevřete některý ze stávajících sešitů aplikace Excel.
2. Jakmile se otevře, zobrazí se podokno obnovy dokumentu, které obsahuje seznam všech neuložených souborů. Kliknutím na libovolný název souboru načtete data.
3. Když získáte požadovaná data, uložte soubor s jiným názvem.

Alternativně můžete také otevřít aplikaci Excel a zobrazí se možnost „Zobrazit obnovené soubory“ (jak je uvedeno níže).

Můžete na něj kliknout a otevře se stejné podokno obnovy dokumentů.

Obnovit přepsané soubory aplikace Excel / dříve uloženou verzi (z aplikace Excel)

Zatímco ve výše uvedených dvou metodách můžete vinit Excel nebo Windows za zhroucení nebo výpadek napájení, tento je čistě na vás.

To je případ, kdy máte uložený soubor aplikace Excel a aktualizujete data a uložíte je znovu.

Ale nakonec uděláte nějaké změny, které teď nechcete (hodně se mi to stává).

Co opravdu chcete, je získat předchozí verzi zpět.

I když se nemůžete vrátit zpět do života a opravit své chyby (pokud samozřejmě nemáte stroj času), můžete to udělat v nádherném světě excelových tabulek.

V Excelu 2010 a verzích po něm má Excel integrovanou funkci, která vám pomůže získat předchozí verze.

Níže jsou uvedeny kroky, jak se vrátit k předchozí verzi aplikace Excel (i když jste ji aktualizovali a uložili):

1. Klikněte na kartu Soubor.
2. Na stránce Informace klikněte na Spravovat sešit a najdete všechny předchozí verze tohoto souboru.
3. Klikněte na verzi, kterou chcete obnovit
4. Uložte soubor (nejlépe s novým názvem).

Když vyberete dříve uloženou verzi a otevřete ji, Excel vám zobrazí výzvu, jak je uvedeno níže. Kliknutím na Obnovit získáte předchozí verzi, kterou jste vybrali, nebo ji můžete uložit jako nový soubor s jiným názvem.

Aby to fungovalo, musíte se ujistit, že je povolena možnost AutoRecover. I když je to ve výchozím nastavení povoleno, je to něco, co můžete zkontrolovat a zajistit. Později v tomto tutoriálu se zabývám tím, jak povolit „automatické obnovení“.

Pokud jde o obnovu neuložených souborů nebo dat Excelu, jsou to tři vestavěné možnosti v Excelu, které lze použít.

Dalším způsobem (který vřele doporučuji) je ukládání souborů na cloud (OneDrive nebo DropBox). Odnáší vám to mnoho starostí, protože cloudové služby uchovávají předchozí verze vašich souborů.

Obnovte přepsané soubory aplikace Excel / dříve uloženou verzi (z cloudu - OneDrive / DropBox)

Pokud máte ve zvyku ukládat soubory aplikace Excel do cloudu - pomocí služeb, jako je OneDrive nebo DropBox, se nemusíte zcela spoléhat na to, že vám Excel pomůže obnovit neuložené soubory nebo ztracená data.

Tyto cloudové služby také uchovávají předchozí verze vašich souborů aplikace Excel.

Ukážu vám, jak získat předchozí verze z OneDrive a DropBoxu. Jsem si jistý, že takových služeb s touto funkcí musí existovat mnohem více.

Získání předchozí verze souboru aplikace Excel z OneDrive

Chcete -li získat předchozí verzi souboru aplikace Excel, klikněte pravým tlačítkem na aktuální verzi v Onedrive a klikněte na Historie verzí.

Tím se soubor otevře a v podokně vlevo můžete vidět všechny předchozí verze souboru.

Klikněte na požadovanou verzi. Ukáže vám obsah souboru a také vám dá možnost tento soubor stáhnout nebo obnovit.

Získání předchozí verze souboru aplikace Excel z DropBoxu

Stejně jako OneDrive, DropBox také uchovává předchozí verze souborů aplikace Excel, které můžete znovu navštívit a stáhnout.

Chcete-li získat předchozí verze, přejděte na soubor na webovém portálu Dropbox a klikněte na tři tečky u souboru, pro který chcete zobrazit předchozí verze.

Klikněte na možnost Historie verzí.

Zobrazí se vám všechny verze tohoto souboru. Tuto verzi můžete otevřít a stáhnout z DropBoxu.

V případě, že jste do systému nainstalovali složku DropBox a uložili tam své soubory, můžete jednoduše kliknout pravým tlačítkem na některý ze souborů a kliknout na Historie verzí.

Tím se dostanete na webovou verzi DropBoxu, kde můžete vidět a stáhnout všechny verze souboru.

Opatření umožňující snadnou obnovu neuložených souborů

Přestože má aplikace Excel některá výchozí nastavení, která zajišťují dobrou šanci na obnovu souborů aplikace Excel, stále je vhodné zajistit, aby bylo vše povoleno.

Povolte automatické ukládání a automatické obnovení

Abyste zajistili, že Excel automaticky ukládá vaše soubory a zobrazuje možnosti obnovení, musíte je mít zapnuté.

Ačkoli by to mělo být ve výchozím nastavení povoleno, v případě, že tomu tak není, můžete to udělat ručně.

Níže jsou uvedeny kroky k povolení funkcí AutoSave a AutoRecover v aplikaci Excel:

1. Klikněte na kartu „Soubor“
2. Klikněte na „Možnosti“
3. V dialogovém okně Možnosti aplikace Excel klikněte na Uložit (nachází se v levém podokně dialogového okna).
4. Ujistěte se, že jsou povolena následující nastavení (jak je uvedeno níže).

Dovolte mi rychle vysvětlit, co tyto možnosti znamenají:

• Ukládejte informace automatického obnovení každých X minut: Tato možnost zajistí, aby se vaše soubory ukládaly každých 5 minut (nebo jakoukoli jinou časovou hodnotu, kterou zde zadáte). Ve výchozím nastavení je to 10 minut a změnil jsem to na 5 minut. Pokud chcete, můžete to dále snížit.
• Ponechám si poslední verzi AutoRecovered, pokud zavřu bez uložení: Tím zajistíte, že v případě, že dojde k chybě aplikace Excel/systému nebo zavřete soubor bez uložení, bude uložena verze, kterou lze automaticky obnovit.
• AutoRecover umístění souboru: Toto je výchozí umístění, kam se ukládají automaticky obnovované soubory. Pokud chcete, můžete to změnit.

Poznámka: Pokud máte obrovský soubor se spoustou vzorců a grafů, jeho uložení každých 5 minut povede k přepočtu a možnému zmrazení systému. Pokud to nechcete, můžete zvolit delší dobu (nebo můžete změnit režim výpočtu na manuální).

Automaticky vytvořte záložní kopii uloženého souboru aplikace Excel

Možnosti automatického ukládání a automatického obnovení jsou užitečné, když zapomenete uložit soubory a dojde k selhání systému, automatické zálohování je něco, co vytvoří kopii souboru při každém uložení.

Pokud například pracuji na souboru s názvem Test.xlsx a uložím jej do složky, automaticky by se vytvořila kopie s názvem - „Zálohování Test.xlk“

Nyní, kdykoli uložím testovací soubor, jsou všechny změny také uloženy v záložní kopii.

To může být užitečné, pokud v uloženém souboru provedete nějaké změny a chcete jej vrátit zpět. V takovém případě můžete místo toho použít záložní kopii.

Nebo pokud váš soubor spadne nebo se poškodí, budete mít záložní kopii, která bude obsahovat poslední uložený obsah.

Níže jsou uvedeny kroky k povolení funkce automatického zálohování pro sešit:

1. Klikněte na kartu Soubor.
2. Klikněte na „Uložit jako“
3. Kliknutím na Procházet otevřete dialogové okno „Uložit jako“.
4. V dialogovém okně Uložit jako klikněte na možnost Nástroje (nachází se v pravé dolní části dialogového okna).
5. Klikněte na „Obecné možnosti“.
6. V dialogovém okně „Obecné možnosti“ zaškrtněte možnost „Vždy vytvořit zálohu“.
7. Klikněte na OK.
8. Uložte soubor do požadované složky/umístění.

Nyní, kdykoli uložíte tento soubor, bude uložena přesná kopie s předponou „Zálohování“.

Zde je několik důležitých věcí, které byste měli vědět o používání této funkce automatického zálohování v Excelu:

• Toto je nastavení úrovně sešitu. To znamená, že pokud jej povolíte pro jeden sešit, bude fungovat pouze pro tento sešit. Pokud chcete, aby fungoval i pro ostatní, budete ho muset povolit ručně.
• To se liší od možností automatického obnovení a automatického ukládání. Jedná se o nezávislá nastavení a konfigurace jednoho nemá vliv na druhé. Můžete tedy mít sešit, kde fungují funkce AutoRecover, AutoSave a AutoBackup.
• Záložní soubor je uložen s příponou .XLK. Toto je přípona pro záložní soubory a při otevření tohoto souboru se může zobrazit výzva. Stačí kliknout na Ano a otevře se záložní soubor.
• Záložní soubor je vždy jedna verze za vaším hlavním souborem (kromě doby, kdy ji ukládáte poprvé). Pokud například vytvoříte nový soubor a povolíte v něm zálohu, provedete nějaké změny a uložíte jej. Tím se uloží nový soubor i jeho záložní kopie. V tomto okamžiku budou oba soubory (hlavní i záložní) úplně stejné. Pokud nyní provedete nějaké změny v hlavním souboru a jednou jej uložíte, nebude uložen do záložního souboru. Pokud jej ale znovu uložíte, provede se také v záložním souboru.

Automatické zálohování je dobrá funkce, protože vám poskytne poslední uloženou verzi souboru v případě, že provedete nějaké nechtěné změny a soubor uložíte. Pomocí záložního souboru můžete získat verzi před poslední uloženou verzí.

Automaticky uložit kopii sešitu aplikace Excel s časovým razítkem

Zatímco všechny dosud zahrnuté metody spoléhají na funkce integrované v Excelu, můžete také použít krátký kód VBA, abyste se ujistili, že nikdy nepřijdete o práci.

Pomocí kódu VBA uložíte časově razítkovanou kopii souboru aplikace Excel, jakmile jej uložíte (nebo zavřete).

Tím zajistíte, že budete mít vždy všechny předchozí verze a budete se moci vrátit a obnovit soubor v případě, že se pokazíte. Protože jsou opatřeny časovým razítkem, můžete snadno zjistit, kterou verzi chcete (nebo kde jste se spletli).

Níže je uveden kód, který vytvoří kopii sešitu s časovým razítkem, jakmile jej uložíte:

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel as Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now," dd-mm-yyyy hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Všimněte si, že musíte zadat umístění složky, kam chcete uložit záložní kopie (změňte cestu zvýrazněnou tučně ve výše uvedeném kódu).

Může to znamenat, že skončíte se spoustou kopií, ale může to být obrovská záchrana života, když pracujete na zásadních projektech.

Podobný kód můžete použít k uložení kopie před zavřením sešitu (namísto uložení kopie při každém uložení).

Soukromý dílčí sešit_BeforeClose (Zrušit jako booleovský) Dim BackUpPath jako řetězec BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Nyní, "dd-mm-rrrr hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name End Sub

Tento kód musíte vložit do okna kódu ThisWorkbook.

Chcete -li to provést, otevřete editor VB (klávesová zkratka - ALT + F11) a dvakrát klikněte na objekt Tento sešit v průzkumníku projektu.

Oprava poškozených souborů aplikace Excel

V případě, že se ocitnete se zkorumpovaným souborem aplikace Excel, můžete udělat několik věcí.

V první řadě můžete použít možnost opravy, která je integrována v aplikaci Excel.

Níže jsou uvedeny kroky k obnovení poškozeného souboru jeho opravou:

1. Otevřete aplikaci Excel.
2. Klikněte na „Soubor“ a poté na „Otevřít“ (nebo použijte klávesovou zkratku Control + O).
3. Klikněte na tlačítko Procházet.
4. V dialogovém okně, které se otevře, vyberte soubor, který byl poškozen.
5. Klikněte na malý trojúhelník směřující dolů v tlačítku „Otevřít“ (jak je znázorněno níže).
6. Klikněte na Otevřít a opravit.
7. Excel vám zobrazí výzvu, jak je uvedeno níže. Klikněte na Opravit.

Pokud budete mít štěstí, vše půjde hladce a budete moci obnovit data ze zkorumpovaného souboru.

Pokud možnost opravy nefunguje, proveďte výše uvedené kroky až do kroku 5 a poté místo opravy klikněte na „Extrahovat data“. Excel se vás zeptá, zda chcete „Převést na hodnoty“ nebo „Obnovit vzorce“.

Můžete zkusit použít jakoukoli možnost, která vám vyhovuje. Excel se pokusí extrahovat co nejvíce dat a vytvoří nový sešit s extrahovanými daty.

Pokud to také nefunguje. možná budete muset na obnovu poškozených souborů aplikace Excel spoléhat na nástroje třetích stran.