Povolte podmíněné zadávání dat v Excelu pomocí Ověření dat

Excel je více než jen nástroj pro zadávání dat. Pokud ale mluvíte pouze o zadávání dat v Excelu, je to zatraceně dobré. Pomocí ověření dat můžete povolit zadávání dat do buněk na základě předdefinované podmínky.

Podmíněné zadávání dat v aplikaci Excel pomocí ověření dat

Zde je několik příkladů pravidel pro podmíněné zadávání dat:

• Povolit zadávání dat pouze z předem definovaného seznamu (pomocí rozevíracích seznamů).
• Povolit zadávání dat pouze tehdy, jsou -li zadané buňky vyplněny.
• Povolit vstup DATE pouze mezi dvěma zadanými daty.

Můžete také zkombinovat více podmínek a vytvořit tak pravidlo pro zadávání dat.

Tento typ podmíněného zadávání dat v aplikaci Excel lze provést pomocí funkce ověření dat v aplikaci Excel. Může povolit zadávání dat do zadaných buněk pouze při splnění zadaných podmínek, v opačném případě se zobrazí chyba.

Povolit zadávání dat z předem definovaného seznamu

Uživatel může omezit výběr ze seznamu vytvořením rozevíracího seznamu. Předpokládejme například, že máte seznam zemí, jak je uvedeno níže, a chcete povolit zadání pouze jednoho z těchto názvů do buňky C1:

Můžete vytvořit rozevírací seznam, který omezí položky pouze na ty, které jsou v seznamu uvedeny. Pokud se pokusíte zadat jakýkoli jiný textový řetězec, zobrazí se chyba (jak je uvedeno níže):

Rozevírací seznam můžete vytvořit takto:

• Vyberte buňku, ve které chcete zobrazit rozevírací seznam. V tomto případě se jedná o buňky C1.
• Přejděte na Data -> Datové nástroje -> Ověření dat.
  
• V dialogovém okně ověření dat vyberte kartu nastavení a proveďte následující změny:
  • Povolit: Seznam
  • Zdroj: $ A $ 1: $ A $ 6 (můžete použít rozsah, kde máte data).
  • Ignorovat prázdné: Zaškrtnuto (nezaškrtněte, pokud nechcete, aby uživatel zadával prázdné).
  • Rozbalovací nabídka v buňce: Zaškrtnuto (to by umožnilo funkci rozevíracího seznamu).
    

Tím se ve vybrané buňce vytvoří rozevírací seznam.

Nyní je můžete buď vybrat z rozevíracího seznamu, nebo do něj zadat data ručně. Pokud zadáte data, která nepocházejí ze zdrojových dat, zobrazí se chyba.

POZOR: Pokud zkopírujete a vložíte do buňky, která obsahuje pravidla pro ověření dat, pravidla pro ověření dat zmizí.

Zadávání dat při vyplnění závislé buňky

To může být případ, kdy chcete, aby uživatel šel v pořadí a vyplnil formulář/dotazník/průzkum.

Řekněme, že mám něco, jak je uvedeno níže:

V této sadě dat chci, aby uživatel nejprve vyplnil jméno (křestní jméno a příjmení je povinné) a poté přejít k vyplnění data. Pokud uživatel zadávání jména přeskočí, chci zobrazit chybu (jak je uvedeno níže):

To lze snadno provést pomocí ověření dat. Udělat toto:

• Vyberte buňku, na kterou chcete tuto podmínku použít. Ve výše uvedeném příkladu je to buňka B5.
• Přejděte na Data -> Datové nástroje -> Ověření dat
  V dialogovém okně ověření dat vyberte kartu nastavení a proveďte následující změny:
  • Povolit: Vlastní
  • Vzorec: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
  • Ignorovat prázdné: Nezaškrtnuto (ujistěte se, že je nezaškrtnuté, jinak to nebude fungovat).

V tomto případě jsme použili funkci AND, která kontroluje, zda již byly vyplněny B1 i B3. Pokud ne, zobrazí se chyba.

POZOR: Pokud zkopírujete a vložíte do buňky, která obsahuje pravidla pro ověření dat, pravidla pro ověření dat zmizí.

Datum vstupu mezi dvěma zadanými daty

K dispozici je vestavěná funkce ověřování dat, která vám to umožní. Můžete zadat horní a dolní limit dat, a pokud uživatel zadá datum, které je mimo toto rozmezí, zobrazí se chyba.

Udělat toto:

• Vyberte buňku, na kterou chcete tuto podmínku použít. Ve výše uvedeném příkladu je to buňka B5.
• Přejděte na Data -> Datové nástroje -> Ověření dat
  V dialogovém okně ověření dat vyberte kartu nastavení a proveďte následující změny:
  • Povolit: Datum
  • Data: Mezi
  • Počáteční datum: Sem zadejte počáteční datum (jakékoli datum, které je před tímto datem, nebude přijato).
  • Datum ukončení: Sem zadejte datum ukončení (jakékoli datum, které je po tomto datu, nebude přijato).

K určení data můžete také použít odkaz na buňku nebo vzorec. Můžete například použít funkci DNES () jako jeden z limitů data (pokud chcete spodní limit k aktuálnímu datu).

Protože aplikace Excel ukládá data jako čísla, můžete místo dat použít také čísla. Například místo 01-01-2015 můžete také použít číslo 42005.

POZOR: Pokud zkopírujete a vložíte do buňky, která obsahuje pravidla pro ověření dat, pravidla pro ověření dat zmizí.

Více podmínek pro zadávání dat

Můžete také kombinovat více podmínek. Řekněme například, že chcete zadat datum do buňky B5 za následujících podmínek:

• Křestní jméno a příjmení již uživatel vyplnil.
• Zadané datum je mezi 01-01-2015 a 10-10-2015.

Udělat toto:

• Vyberte buňku, na kterou chcete tuto podmínku použít. Ve výše uvedeném příkladu je to buňka B5.
• Přejděte na Data -> Datové nástroje -> Ověření dat
• V dialogovém okně ověření dat vyberte kartu nastavení a proveďte následující změny:
  • Povolit: Vlastní
  • Vzorec: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
  • Ignorovat prázdné: nezaškrtnuto (ujistěte se, že je nezaškrtnuto, jinak to nebude fungovat)

Tento vzorec kontroluje čtyři podmínky - zda jsou dvě buňky (B1 a B3 již vyplněny a zda datum zadané do buňky B5 spadá do zadaného časového období).

POZOR: Pokud zkopírujete a vložíte do buňky, která obsahuje pravidla pro ověření dat, pravidla pro ověření dat zmizí.

Podobně můžete vytvářet a testovat více podmínek a současně povolit zadávání dat v aplikaci Excel.

Také by se vám mohly líbit následující Excel tipy a návody:

• Excel Data Entry Form.
• Použití rozevíracích seznamů v aplikaci Excel.
• 100+ otázek a odpovědí k rozhovoru v Excelu.