Pokud nás něco spojuje, musí to být frustrace držet krok s pomalými excelovými tabulkami.
Přestože je k dispozici méně dat, může být dopad na výkon zanedbatelný, ale s přidáváním dalších a dalších dat/výpočtů do sešitu se prohlubuje.
9 z 10krát by si uživatel Excelu stěžoval na pomalé excelové tabulky. A téměř nic s tím nemůžete udělat.
No to je NE zcela pravda.
Způsob, jakým byl vytvořen Excel, se s velkými datovými sadami zpomaluje. Existuje však mnoho triků zrychlení, které můžete použít ke zlepšení výkonu pomalé tabulky aplikace Excel.
10 tipů, jak zacházet s pomalými excelovými tabulkami
Zde je 10 tipů, jak pomalé tabulce Excelu trochu zvýšit rychlost a ušetřit vám čas a frustraci (kliknutím přejdete na konkrétní sekci).
- Vyhněte se volatilním funkcím (musíte).
- Použijte pomocné sloupce.
- Vyhněte se maticovým vzorcům (pokud můžete).
- Používejte podmíněné formátování s opatrností.
- Použijte tabulky aplikace Excel a pojmenované rozsahy.
- Převeďte nepoužité vzorce na hodnoty.
- Uchovávejte všechna odkazovaná data na jednom listu.
- Nepoužívejte v referencích celý řádek/sloupec.
- Použijte režim ručního výpočtu.
- Použijte rychlejší formulové techniky.
1. Vyhněte se těkavým vzorcům
Těkavé vzorce se tak nazývají z nějakého důvodu. Funkce jako TEĎ, DNES, NEPŘÍMO, RAND, OFFSET atd. Se přepočítají pokaždé, když dojde k nějaké změně v sešitu.
Pokud například použijete funkci NOW v buňce, při každé změně v listu se vzorec přepočítá a hodnota buňky se aktualizuje.
To vyžaduje další rychlost zpracování a skončíte s pomalým excelovým sešitem.
Zpravidla se vyhýbejte těkavým vzorcům. A pokud nemůžete, zkuste minimalizovat jeho používání.
2. Použijte pomocné sloupce
Pomocné sloupce jsou jednou z nejvíce podhodnocených konstrukčních konstrukcí v Excelu. Viděl jsem mnoho lidí, jak se vyhýbají vytváření pomocných sloupců.
NEDĚLEJTE to.
Největší výhodou používání „pomocných sloupců“ je, že vám může pomoci vyhnout se maticovým vzorcům.
Teď mě nechápejte špatně. Nejsem proti maticovým vzorcům. Spíše věřím, že by to v některých situacích mohlo být úžasné. Když to ale zkusíte udělat vše pomocí jednoho dlouhého vzorce, ovlivní to výkon sešitu aplikace Excel. Několik vzorců pole tu a tam by nemělo bolet, ale v případě, že je potřebujete použít na mnoha místech, zvažte použití pomocných sloupců.
Zde je několik příkladů, kde se používají pomocné sloupce:
- Automaticky třídit data v abecedním pořadí pomocí vzorce.
- Dynamický filtr aplikace Excel - extrahujte data při psaní.
- Vytváření více rozevíracích seznamů v aplikaci Excel bez opakování.
3. Vyhněte se vzorcům pole
Array formule mají své vlastní přednosti - ale rychlost mezi ně nepatří.
Jak bylo vysvětleno výše, maticové vzorce mohou zabrat spoustu dat (odkazy na buňky), analyzovat je a poskytnout vám výsledek. Ale udělat to chce čas.
Pokud existuje způsob, jak se vyhnout maticovým vzorcům (například pomocí pomocného sloupce), vždy se vydejte touto cestou.
4. Používejte podmíněné formátování s opatrností
Absolutně miluji podmíněné formátování. Díky tomu vypadají nevýrazná data tak krásně. Namísto porovnávání sami, nyní se můžete jednoduše podívat na barvu nebo ikonu buňky a budete vědět, jak je na tom s ostatními.
Ale … tady je problém.
Mnoho uživatelů aplikace Excel neví, že podmíněné formátování aplikace Excel je nestálé. I když si možná nevšimnete rozdílu u malých datových sad, může to mít za následek pomalou tabulku Excelu, pokud se použije na velké datové sady nebo se použije vícekrát.
Rada - používejte ji opatrně.
5. Použijte tabulky aplikace Excel a pojmenované rozsahy
Excel tabulka a pojmenované rozsahy jsou dvě úžasné funkce, které uchovávají vaše data a usnadňují odkazování. Může chvíli trvat, než si na to zvyknete, ale když ho začnete používat, život se stane snadným a rychlým.
Při vytváření dashboardů řízených daty je téměř vždy vhodné převést data do tabulky aplikace Excel.
Má také další výhodu v tom, že vaše vzorce jsou srozumitelnější.
Co je například snáze pochopitelné?
= Prodejní cena-Nákladová cena NEBO = SUM (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Převeďte nepoužité vzorce na statické hodnoty
To je zbytečné. Když to nepotřebujete, nenechávejte si to.
Spousta vzorců by vedla k pomalému sešitu aplikace Excel. A pokud máte vzorce, které se ani nepoužívají - víte, koho vinit. Obecně platí, že pokud vzorce nepotřebujete, je lepší je převést na statickou hodnotu (vložením jako hodnoty).
Přečtěte si více: Jak rychle převést vzorce na hodnoty.
7. Uchovávejte všechna odkazovaná data na jednom listu
To nemusí být vždy možné, ale pokud to dokážete, zaručuji, že váš list aplikace Excel bude rychlejší.
Logika je jednoduchá - vzorce ve vašem listu nemusí chodit daleko, aby získaly data, když jsou na stejném listu hned vedle ní.
8. Nepoužívejte celý řádek/sloupec jako referenci (A: A)
Jediný důvod, proč mám tento v seznamu, je ten, že vidím spoustu lidí, kteří ve vzorcích používají celý odkaz na řádek/sloupec. Toto je špatná praxe a je třeba se jí vyvarovat.
I když si můžete myslet, že řádek/sloupec obsahuje pouze několik buněk s daty, Excel to tak nemyslí. Když odkazujete na celý řádek/sloupec, Excel to chová jako dobrý sluha a stejně to zkontroluje. Trvá to více času na výpočty.
9. Použijte režim ručního výpočtu
Jen opakuji, co už na různých fórech a blozích řekl milion lidí. Použití ručního výpočtu vám dává flexibilitu při určování, kdy má Excel počítat, místo toho, aby se Excel rozhodoval sám. Není to nic, co by urychlovalo váš excelový sešit, ale pokud máte pomalou excelovou tabulku, rozhodně to ušetří čas tím, že Excel nebude znovu a znovu přepočítávat.
- Chcete -li přepnout do manuálního režimu, přejděte na kartu Vzorec -> Možnosti výpočtu -> Ručně (přepočítáte stisknutím klávesy F9)
10. Používejte rychlejší vzorce
Excel vám poskytne spoustu vzorců a kombinací vzorců, abyste mohli dělat totéž. Nejlepší je identifikovat a použít ty nejrychlejší.
Zde je několik příkladů:
- Místo kombinace IF a ISERROR použijte IFERROR (pokud nepoužíváte Excel 2003 nebo starší verzi, která nemá IFERROR).
- Místo toho použijte MAX (A1,0), pokud IF (A1> 0, A1,0) - Toto je skvělý tip, který jsem se naučil od pana Excelu alias Billa Jelena. Jeho výzkum ukazuje, že možnost MAX je o 40% rychlejší než možnost IF (a já jsem připraven vzít tuto statistiku na jeho nominální hodnotu).
- Místo VLOOKUP použijte kombinaci INDEX/MATCH - To může vyvolat spoustu obočí, ale pravdou je, že VLOOKUP nemůže být rychlejší, pokud máte 100 sloupců dat. Svět se ubírá směrem k INDEXU/MATCHU a vy byste také měli udělat posun.
[Pokud jste stále zmateni, co použít, zde je srovnání VLOOKUP vs. INDEX/ZÁPAS]. - Pomocí - (dvojité negativy) převeďte PRAVDA a NEPRAVDA na 1 a 0 (namísto vynásobení 1 nebo přidání 0 k němu). Zlepšení rychlosti je patrné u velkých datových sad.
Je to vyčerpávající seznam? Rozhodně ne. To jsou některé dobré, o kterých si myslím, že stojí za to je sdílet jako výchozí bod. Pokud chcete zvládnout techniky Zrychlení Excelu, je zde spousta dobré práce od mnoha expertů na Excel.
Zde je několik zdrojů, které můžete považovat za užitečné:
- 75 tipů na zrychlení od Chandoo (chytře provedeno crowdsourcingem).
- Web rozhodovacích modelů.
- Pan Excel Vývěska (prozkoumejte to a najdete spoustu tipů).
Jsem si jistý, že máte také mnoho tipů, které vám mohou pomoci se zpracováním pomalých excelových tabulek. Podělte se o to s námi zde v sekci komentářů.
Mám také jednu prosbu. Bolest při práci s pomalým excelovým tabulkovým procesorem je něco, co mnozí z nás denně zažívají. Pokud tyto techniky považujete za užitečné. sdílet s ostatními. Ulehčete jim bolest a vydělejte si nějakou dobrotu 🙂
Také by se vám mohly líbit následující odkazy na Excel:
- 24 triků Excelu, díky nimž můžete proplout každodenní prací.
- 10 super úhledných způsobů čištění dat v tabulkách aplikace Excel.
- 10 tipů pro zadávání dat do Excelu, které si nemůžete nechat ujít.
- Vytváření a používání rozevíracího seznamu v aplikaci Excel.
- Zmenšete velikost souboru aplikace Excel.
- Jak obnovit neuložené soubory aplikace Excel.
- Online školení Excel zdarma (7dílný video kurz)
- Klávesy se šipkami nefungují v aplikaci Excel | Přesouvání stránek místo buněk
