Aplikace Microsoft, jako jsou Word, Excel, PowerPoint, používají téměř všechny velké organizace, stejně jako miliony malých podniků, nezávislých pracovníků a podnikatelů.
U něčeho tak populárního má smysl mít slušné znalosti o tom, jak tyto aplikace efektivně používat. V některých pracovních rolích zahrnuje hlavní část práce každodenní práci s těmito aplikacemi.
Byl jsem součástí mnoha pohovorových panelů, kde jsem viděl kandidáty zmínit Excel jako jednu ze dovedností, na které jsou odborníky, ale když jim někdo položil několik otázek, odbornost vyprchala.
V případě, že se připravujete na další pohovor a jako jednu ze svých dovedností jste uvedli Excel, věnujte si nějaký čas na to, abyste si prostudovali tyto běžné otázky z pohovoru v Excelu.
Pokusil jsem se pokrýt všechny populární otázky k rozhovoru v Excelu, které jsem viděl pokládat, a také některé, o kterých jsem si myslel, že by bylo dobré vědět.
Tuto příručku mohou použít také tazatelé, kteří chtějí na pohovoru změřit dovednosti Excelu u uchazečů.
Poznámka: Do této příručky budu nadále přidávat nové otázky. Můžete si jej uložit do záložek, abyste se mohli vrátit a zkontrolovat jej později.
Jak používat tuto příručku otázek k rozhovoru v Excelu
- Pokud máte čas, projděte si všechny otázky z Excelu.
- Pokud se chcete dozvědět o konkrétních tématech, klikněte na název tématu v obsahu. Poté si můžete projít všechny excelové otázky k tomuto tématu.
- Ve většině otázek bylo navrženo další čtení a propojeny příslušné návody. Můžete si projít tyto výukové programy, abyste získali hlubší porozumění tématu.
- Chcete -li získat pouze základy správně, projděte si všechny otázky kromě těch v polích zvýrazněných modře. Otázky aplikace Excel v modrém poli jsou na pokročilé úrovni.
Témata otázek k rozhovoru v Excelu
Otázky týkající se formátování aplikace Excel
Níže jsou uvedeny některé běžné otázky k rozhovoru v Excelu (kliknutím na otázku zobrazíte odpověď na ni).
Jaké jsou různé formáty dat v Excelu?
V aplikaci Excel jsou k dispozici následující formáty:
- Formát textu - To může zahrnovat textové i alfanumerické řetězce (například ABC123). Textový řetězec může také obsahovat interpunkci a symboly.
- Formát čísla - Existují různé formáty i v rámci čísel. Můžete mít například desetinná místa, zlomky, tisíce oddělovačů atd. Bez ohledu na to, jaký formát byl použit, můžete použít čísla ve výpočtech, jako je sčítání, odčítání, dělení a násobení.
- Datový formát - Nejdůležitější věcí, kterou je třeba vědět o datech, je, že jsou v aplikaci Excel uložena jako čísla. Můžete jej však formátovat tak, aby se zobrazoval jako data. Například 01-01-2019 by bylo uloženo jako 43466 v aplikaci Excel, což je číslo pro dané datum. V aplikaci Excel můžete zobrazit data v různých formátech, například dlouhé rande (1. ledna 2021-2022), krátké datum (01-01-2019) atd.
- Účetnictví / formát měny - Když na číslo použijete formát účetnictví / měny, Excel přidá symbol měny spolu se dvěma desetinnými místy.
- Procentní formát - Můžete formátovat čísla tak, aby se zobrazovala v procentech. Například můžete použít 0,1, aby se zobrazilo jako 10%, když na něj použijete formát procenta.
Jak můžete zabalit text v aplikaci Excel?
Zabalení textu v aplikaci Excel vám umožní vyhnout se přetékání textu z buňky. Použitím možnosti zalomení textu můžete zajistit, aby se celý text pěkně vešel do jedné buňky (což ale může změnit její výšku).
Chcete -li zabalit text, vyberte buňku, přejděte na kartu Domů a klikněte na možnost Zalomit text ve skupině Zarovnání. Všimněte si, že se jedná o přepínací tlačítko, což znamená, že pokud na něj kliknete znovu, text se rozbalí.
Jak můžete sloučit buňky v aplikaci Excel?
Chcete -li sloučit buňky, musíte nejprve vybrat buňky, které chcete sloučit, poté přejděte na kartu Domů a ve skupině Zarovnání klikněte na možnost „Sloučit a vycentrovat“.
Všimněte si toho, že i když pomocí funkce „Sloučit a vycentrovat“ práci zvládnete, není to nejúčinnější způsob, jak to udělat. Problém použití „Sloučit a vycentrovat“ spočívá v tom, že výsledné buňky se nebudou třídit správně. Správným způsobem sloučení buněk je použití možnosti „Vycentrovat napříč výběrem“.
Více o správném sloučení buněk si můžete přečíst zde.
K čemu slouží „Format Painter“?
„Format Painter“ vám umožňuje zkopírovat formát z buňky a použít jej na jinou buňku (nebo rozsah buněk).
Více o Format Painter si můžete přečíst zde.
Jak byste vymazali veškeré formátování bez odebrání obsahu buňky?
Někdy možná budete chtít odstranit veškeré formátování (barvy, ohraničení, styl písma atd.) A mít prostě jednoduchá data. To lze provést vymazáním veškerého formátování v aplikaci Excel.
Chcete -li to provést, musíte použít možnost „Vymazat formáty“, kterou najdete na kartě Domů ve skupině úprav. Zobrazí se, když kliknete na rozevírací nabídku „Vymazat“.
Všimněte si, že existují i další možnosti - například jasný obsah, jasné komentáře a jasné odkazy. V případě, že chcete vše vymazat - použijte možnost „Vymazat vše“.
Co je podmíněné formátování?
Podmíněné formátování vám umožňuje formátovat buňku podle hodnoty v ní. Pokud například chcete červenou barvou zvýraznit všechny buňky, kde je hodnota menší než 30, můžete to provést pomocí podmíněného formátování.
Více o podmíněném formátování si můžete přečíst zde.
Jak byste zvýraznili buňky se zápornými hodnotami?
To lze provést pomocí podmíněného formátování. Zde jsou kroky:
- Vyberte buňky, ve kterých chcete zvýraznit buňky se zápornou hodnotou.
- Přejděte na kartu Domů a klikněte na možnost Podmíněné formátování.
- Přejděte na Zvýraznit pravidla buňky a klikněte na možnost „Méně než“.
- V dialogovém okně „Méně než“ zadejte hodnotu jako 0 a formátování.
Jak byste zvýraznili buňky s duplicitními hodnotami?
Můžete to udělat snadno pomocí podmíněného formátování. Zde jsou kroky:
- Vyberte data, ve kterých chcete zvýraznit duplicitní buňky.
- Přejděte na kartu Domů a klikněte na možnost Podmíněné formátování.
- Přejděte na položku Zvýraznit pravidla buňky a klikněte na možnost „Duplikovat hodnoty“.
Jak byste zvýraznili buňky s chybami?
V aplikaci Excel mohou existovat různé typy chyb - například #N/A, #DIV/0!, #VALUE !, #REF !, #NAME a #NUM.
Pomocí podmíněného formátování můžete zvýraznit všechny buňky, které obsahují některou z těchto chyb.
Zde jsou kroky k zvýraznění buněk s chybami:
- Vyberte data, ve kterých chcete zvýraznit buňky chybami.
- Přejděte na kartu Domů a klikněte na možnost Podmíněné formátování.
- Klikněte na „Nové pravidlo“.
- V dialogovém okně Nové pravidlo formátování vyberte možnost „Pomocí vzorce určit, které buňky chcete formátovat“.
- Do pole vzorec zadejte = ISERROR (A1), kde A1 je aktivní buňka ve výběru.
- Klikněte na tlačítko Formát a určete barvu, ve které chcete buňky zvýraznit.
- Klikněte na OK.
Jak můžete v Excelu zneviditelnit text?
Existuje několik způsobů, jak to provést:
- Můžete jednoduše nastavit písmo bílé a bude vypadat, jako by bylo neviditelné.
- [Better Way] Můžete změnit text tak, aby byl neviditelný, změnou vlastního formátu. Zde jsou kroky, jak toho dosáhnout. Vyberte buňku, stiskněte Ctrl + 1 (podržte ovládací klávesu a stiskněte 1). Otevře se dialogové okno Formát buněk. Do možnosti Vlastní zadejte ;;; v poli vlastní možnosti. Díky tomu bude text neviditelný (ale stále tam bude).
Otázky vzorce Excel
Níže jsou uvedeny některé běžné otázky týkající se vzorců aplikace Excel pro pohovory (kliknutím na otázku zobrazíte odpověď na ni).
Jaké je pořadí operací použitých při hodnocení vzorců v Excelu?
Následuje pořadí ve vzorcích aplikace Excel:
- Parentéza (Brakety)
- Exponentiation (^)
- Multiplikace nebo Division - oba mají stejnou přednost a jsou hodnoceny podle toho, co nastane dříve
- Apodmínka nebo Subrakce - obě mají stejnou přednost a jsou hodnoceny podle toho, co nastane dříve
Snadný způsob, jak si to zapamatovat, je zkratka PEMDAS - což je první abeceda každého operátora.
Jaký je rozdíl mezi funkcí a vzorcem v aplikaci Excel?
Vzorec je uživatelsky definovaný výraz, který vypočítává hodnotu. Funkce je předdefinovaná vestavěná operace, která může mít zadaný počet argumentů. Uživatel může vytvářet vzorce, které mohou být složité a mohou mít více funkcí.
Například = A1+A2 je vzorec a = SUM (A1: A10) je funkce.
Jaké jsou podle vás 5 nejlepších funkcí v Excelu?
Tato otázka je často pokládána za účelem pochopení komfortu kandidáta s funkcemi Excelu. Přestože v aplikaci Excel existuje více než 450 funkcí a neexistují žádná nastavená kritéria pro výběr prvních pěti, zde jsou ty, které považuji za hodné:
- VLOOKUP
- COUNTIF
- SUMIF
- IFERROR
- INDEX / ZÁPAS
Vybral jsem výše uvedené funkce, protože nejsou příliš základní a jsou docela užitečné pro někoho, kdo dělá analýzu v aplikaci Excel. Můžete také zvážit následující funkce - SUMPRODUCT, TEXT, SUM, AVERAGE, LEN/LEFT/RIGHT/MID.
Na to opět neexistuje správná ani špatná odpověď. Jen se ujistěte, že znáte funkce, které zmiňujete.
Zde najdete podrobná vysvětlení nejpopulárnějších funkcí aplikace Excel.
Jaký je rozdíl mezi absolutními a relativními odkazy na buňky?
V aplikaci Excel odkaz odkazuje na odkaz na buňku - například A1 nebo odkaz na rozsah - například A1: A10.
Relativní odkazy: Jedná se o odkazy na buňky, které se mění, když zkopírujete a vložíte vzorec, který obsahuje odkazy. Abychom vám poskytli jednoduchý příklad, pokud do buňky A1 vložíte = A10 a poté zkopírujete buňku A1 a vložíte ji do buňky A2, odkaz se změní na A11. K tomu dochází, protože se jedná o relativní odkaz na buňku, který se mění vzhledem k buňce, ze které je zkopírován.
Absolutní reference: Toto jsou odkazy, které zůstávají stejné a nemění kopii a vložení vzorce, který obsahuje odkazy. Pokud například vložíte = $ A $ 10 do buňky A1 a poté zkopírujete buňku A1 a vložíte ji do buňky A2, odkaz zůstane i nadále $ A $ 10. Znaménko $ před abecedou sloupce a číslem řádku jej činí absolutním.
Více o absolutních a relativních referencích si můžete přečíst zde.
S jakými různými typy chyb se můžete v aplikaci Excel setkat?
Při práci s aplikací Excel se můžete setkat s následujícími šesti typy chyb:
- #N/A Chyba: Toto se nazývá chyba „Hodnota není k dispozici“. Uvidíte to, když použijete vyhledávací vzorec a nemůže najít hodnotu (proto není k dispozici).
- #DIV/0! Chyba: Tuto chybu pravděpodobně uvidíte, když je číslo děleno 0. Tomu se říká chyba dělení.
- #HODNOTA! Error: K chybě hodnoty dojde, když ve vzorci použijete nesprávný datový typ.
- #REF! Chyba: Tomu se říká chyba odkazu a uvidíte to, když odkaz ve vzorci již není platný. To může být případ, kdy vzorec odkazuje na odkaz na buňku a tento odkaz na buňku neexistuje (nastane, když odstraníte řádek/sloupec nebo list, který byl uveden ve vzorci).
- #NAME ERROR: Tato chyba je pravděpodobně důsledkem chybně napsané funkce.
- #ČÍSLA CHYBA: Pokud se pokusíte vypočítat velmi velkou hodnotu v aplikaci Excel, může dojít k chybě čísla. Například = 194^643 vrátí chybu čísla.
Jak můžete řešit chyby při práci se vzorci aplikace Excel?
Existuje několik způsobů, jak můžete vyřešit chyby v aplikaci Excel:
- Chyby můžete zvýraznit pomocí podmíněného formátování. To vyžaduje použití funkce ISERROR v podmíněném formátování.
- Pomocí funkce IFERROR v aplikaci Excel můžete získat konkrétní hodnotu pro případ, že vzorec vrátí chybu.
- ISERROR můžete použít k získání TRUE v případě chyby a FALSE v případě, že neexistuje.
- Funkci IFNA můžete použít k řešení chyby #N/A.
Jakou funkci byste použili k získání aktuálního data a času v Excelu?
Lze použít následující funkce:
- TODAY () - Tato funkce nevyžaduje žádný argument a vrátí aktuální hodnotu data.
- NOW () - Tato funkce nevyžaduje žádný argument a vrátí aktuální hodnotu data a času.
Pamatujte, že data a čas jsou v aplikaci Excel uložena jako čísla. S těmito daty tedy můžete provádět operace, jako je sčítání/odčítání.
Jak můžete pomocí vzorce zkombinovat text z více buněk?
Chcete -li kombinovat text z různých buněk, můžete použít některou z následujících tří metod:
- Funkce TEXTJOIN - Pokud používáte předplatné Office 365, budete mít ve své verzi k dispozici funkci TEXTJOIN. Kliknutím sem si přečtete, jak to funguje.
- Funkce CONCATENATE - Pokud chcete kombinovat hodnoty v buňce A1 a A2, můžete použít vzorec = CONCATENATE (A1, A2)
- Operátor Ampersand (&): Funguje to stejně jako funkce CONCATENATE. Chcete -li kombinovat textové řetězce v buňce A1 a A2, použijte vzorec = A1 a A2
Více o spojování řetězců v Excelu si můžete přečíst zde.
Jaký vzorec byste použili k nalezení délky textového řetězce v buňce?
Délku řetězce v buňce zjistíte pomocí funkce LEN.
Pokud například chcete znát délku řetězce v buňce A1, můžete použít vzorec = LEN (A1)
Jaká je syntaxe funkce VLOOKUP?
VLOOKUP je rozhodně jednou z nejpopulárnějších funkcí Excelu. A to je také jedna z nejčastěji kladených excelových otázek, které jsem v rozhovorech viděl.
Zde je syntaxe VLOOKUP:
= VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
- lookup_value - toto je vyhledávací hodnota, kterou se pokoušíte najít v levém sloupci tabulky. Může to být hodnota, odkaz na buňku nebo textový řetězec. V příkladu výsledkové listiny by to bylo vaše jméno.
- tabulka_pole - toto je pole tabulky, ve kterém hledáte hodnotu. Může to být odkaz na rozsah buněk nebo pojmenovaný rozsah. V příkladu výsledkové listiny by to byla celá tabulka, která obsahuje skóre pro každého pro každý předmět
- col_index - toto je indexové číslo sloupce, ze kterého chcete načíst odpovídající hodnotu. V příkladu výsledkové listiny, pokud chcete skóre pro matematiku (což je první sloupec v tabulce, která skóre obsahuje), podívejte se do sloupce 1. Pokud chcete skóre pro fyziku, podívejte se do sloupce 2.
- [range_lookup] - zde určujete, zda chcete přesnou shodu nebo přibližnou shodu. Pokud je vynechán, použije se výchozí hodnota PRAVDA - přibližná shoda.
Pokud máte čas, doporučuji jít do tohoto průvodce funkcí VLOOKUP, který jsem vytvořil s 10 praktickými příklady.
Jak byste se zbavili předních / koncových / dvojitých mezer v textu v aplikaci Excel?
Chcete -li se zbavit úvodních, koncových a dvojitých mezer, musíte použít funkci TRIM.
Pokud například máte v buňce A1 textový řetězec a chcete odstranit mezery, můžete použít následující vzorec:
= OŘEZAT (A1)
Všimněte si, že neodstraňuje mezery mezi slovy.
Funkce Excel TRIM funguje při odstraňování mezer v aplikaci Excel dobře, ale selže, pokud máte v sadě dat netisknutelné znaky (například konce řádků). Chcete-li odstranit netisknoucí znaky, můžete použít kombinaci funkcí TRIM a CLEAN.
Pokud máte v buňce A1 nějaký text, ze kterého chcete odstranit mezery, použijte níže uvedený vzorec:
= OŘÍZNUTÍ (ČIŠTĚNÍ (A1))
Více si o tom můžete přečíst zde.
Jaká jsou známá omezení funkce VLOOKUP?
Funkce VLOOKUP je velmi užitečná, ale má také několik omezení:
- Nelze použít, když je vyhledávací hodnota vpravo. Aby VLOOKUP fungoval, měla by být hodnota vyhledávání vždy ve sloupci úplně vlevo. Nyní lze toto omezení překonat použitím s jinými vzorci, protože má tendenci vytvářet vzorce složité.
- VLOOKUP by poskytl špatný výsledek, pokud přidáte/odstraníte nový sloupec v datech (protože hodnota čísla sloupce nyní odkazuje na špatný sloupec). Číslo sloupce můžete zdynamizovat, ale pokud plánujete kombinovat dvě nebo více funkcí, proč nejprve nepoužívat INDEX/MATCH.
- Při použití na velké datové sady může váš sešit zpomalit.
Můžete si přečíst mé srovnání VLOOKUP vs. INDEX/MATCH zde.
Zde je několik příkladů použití kombinace INDEX MATCH v aplikaci Excel.
Kdy byste použili funkci SUBTOTAL?
Když pracujete s tabulkovými daty, můžete použít funkci SUBTOTAL k získání různých mezisoučtů - například AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, STDEV.
Jedním z hlavních rysů funkce SUBTOTAL je, že umožňuje ignorovat skryté/filtrované buňky. Pokud tedy máte obrovskou sadu dat a filtrujete ji podle kritérií nebo skryjete některé řádky, funkce SUBTOTAL se automaticky aktualizuje, aby vám poskytla výsledek pouze z viditelných buněk.
Samozřejmě pokud nechcete, aby byla data filtrovaných/skrytých buněk ignorována, můžete to udělat také.
Co jsou to volatilní funkce? Můžete vyjmenovat několik?
Nestálá funkce přepočítává vzorec znovu a znovu (kdykoli dojde k nějaké změně v listu). To může sešit značně zpomalit.
Velmi jednoduchým příkladem volatilní funkce je funkce NOW () (pro získání aktuálního data a času v buňce). Kdykoli upravíte libovolnou buňku v listu, přepočítá se. To je v pořádku, pokud máte malou sadu dat a menší počet vzorců, ale když máte velké tabulky, mohlo by to výrazně zpomalit zpracování.
Zde je seznam těkavých vzorců:
- Vysoce volatilní: RAND (), NOW (), TODAY ()
- Téměř volatilní: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()
BONUSOVÝ TIP: Podmíněné formátování je také nestálé. Měli byste používat pouze buňky tam, kde je to potřeba.
Klávesové zkratky aplikace Excel
Níže jsou uvedeny některé běžné otázky k pohovoru v aplikaci Excel týkající se klávesových zkratek, na které byste mohli být při pohovoru požádáni (kliknutím na otázku zobrazíte odpověď).
Jaké nejužitečnější klávesové zkratky používáte?
K dispozici jsou stovky klávesových zkratek aplikace Excel. Uvádím svých pět nejlepších zkratek, ale pokud máte vlastní, použijte je.
- KONTROLA D vyplňte obsah z buňky výše.
- SHIFT mezerník vyberte celý řádek (nebo CONTROL + mezerník vyberte celý sloupec).
- KONTROLA - k odstranění buněk/řádku/sloupce. Otevře se dialogové okno Odstranit, kde můžete vybrat, co chcete odstranit.
- KONTROLA; pro vložení aktuálního data (CONTROL SHIFT; vloží aktuální čas).
- KONTROLA STRÁNKY/STRÁNKY procházet listy.
Pokud si přejete více klávesových zkratek, můžete si přečíst následující návody:
- 20 klávesových zkratek aplikace Excel, které zapůsobí na vašeho šéfa
- 200+ klávesových zkratek aplikace Excel
Jaká je zkratka pro otevření dialogového okna Najít a nahradit
- OVLÁDÁNÍ F - Otevře se dialogové okno Najít a nahradit s vybranou kartou Najít.
- KONTROLA H - Otevře se dialogové okno Najít a nahradit s vybranou kartou Nahradit.
Jaká je zkratka pro kontrolu pravopisu?
F7 - Otevře se dialogové okno kontroly pravopisu.
Jaká je zkratka pro rychlé automatické sečtení řádků/sloupců?
ALT =
Pokud máte čísla ve sloupci/řádku, můžete rychle získat součet pomocí této klávesové zkratky aplikace Excel.
Jaká je zkratka k otevření nového sešitu aplikace Excel?
KONTROLA N
To funguje pouze v případě, že máte otevřenou aplikaci Excel.
Jak můžete vybrat všechny buňky v listu
Můžeš použít KONTROLA A A. - podržte ovládací klávesu a dvakrát stiskněte klávesu A.
V případě, že kolem aktivní buňky nemáte žádná data, stiskem klávesy A jednou vyberete celý list. Ale v případě, že existují data, stiskněte klávesu A, jakmile vyberete celá data, a poté znovu vyberete všechny buňky v listu.
Jak byste vložili nový řádek do stejné buňky?
Chcete -li vložit nový řádek do stejné buňky, použijte zkratku ALT Enter - podržte klávesu ALT a stiskněte Enter.
Jaká je zkratka pro vložení komentáře do Excelu?
SHIFT F2
Vyberte buňku, do které chcete přidat komentář, podržte klávesu ALT a stiskněte klávesu F2.
V případě, že jste vybrali rozsah buněk, vloží komentář pouze do aktivní buňky.
Otázky kontingenční tabulky aplikace Excel
Níže jsou uvedeny některé běžné otázky k rozhovoru v Excelu o kontingenční tabulce, na které byste mohli být při pohovoru požádáni (kliknutím na otázku zobrazíte odpověď).
Co je to kontingenční tabulka a kdy byste ji použili?
Kontingenční tabulka je funkce v aplikaci Microsoft Excel, která vám umožňuje rychle shrnout obrovské soubory dat (pomocí několika kliknutí).
I když jste ve světě Excelu úplní nováčci, můžete snadno použít kontingenční tabulku. Vytváření přehledů je stejně snadné jako přetahování záhlaví řádků/sloupců.
Chcete -li uvést příklad, pokud máte údaje o tržbách 10 000 řádků ze čtyř různých oblastí, můžete pomocí kontingenční tabulky okamžitě zjistit, jaké jsou celkové tržby v každé oblasti. Pokud se chcete podrobněji seznámit a zjistit, jaké jsou prodeje jednotlivých produktů v každé oblasti, můžete to snadno provést (je to doslova stejně snadné jako přetažení datového bodu do pole).
Více o kontingenčních tabulkách si můžete přečíst zde.
Jaké jsou různé části v kontingenční tabulce?
Kontingenční tabulka se skládá ze čtyř různých sekcí:
- Oblast hodnot: Toto je oblast, kde jsou hodnoty hlášeny.
- Oblast řádků: Nadpisy nalevo od oblasti Hodnoty tvoří oblast Řádky.
- Oblast sloupců: Nadpisy v horní části oblasti Hodnoty tvoří oblast Sloupce.
- Oblast filtru: Je to volitelný filtr, který můžete použít k dalšímu procházení v sadě dat.
Co jsou kráječe?
Kráječe byly představeny v kontingenční tabulce ve verzi aplikace Excel 2010.
Slicer kontingenční tabulky vám umožňuje filtrovat data, když v poli Slicer vyberete jednu nebo více než jednu možnost (jak je uvedeno níže).
Co je to kontingenční graf
Když vytvoříte kontingenční tabulku, získáte souhrn vašich dat. Tento souhrn můžete také vykreslit v grafu, který je připojen k datům.
Tento graf se nazývá kontingenční graf.
Jednou velkou výhodou používání kontingenčního grafu je, že se aktualizuje při změně rozložení kontingenční tabulky. Pokud například máte celkové tržby podle oblastí a aktualizujete kontingenční tabulku tak, aby zobrazovala data o prodeji pro každý produkt v regionech, kontingenční graf by se odpovídajícím způsobem aktualizoval.
Jaký je rozdíl mezi kontingenčními grafy a běžnými grafy?
Přestože jsou kontingenční grafy úžasné a přicházejí s možností aktualizace při aktualizaci kontingenční tabulky, nejsou tak flexibilní jako běžné grafy.
Obecně lze provést mnoho přizpůsobení v běžném grafu aplikace Excel, ale ne v kontingenčním grafu. Také pokud přizpůsobíte kontingenční graf a poté aktualizujete kontingenční tabulku, pravděpodobně přijdete o přizpůsobení.
Navzdory omezením jsou kontingenční grafy užitečné a mohou pomoci vytvářet rychlá zobrazení z kontingenční tabulky.
Jak lze obnovit kontingenční tabulku?
Chcete-li kontingenční tabulku aktualizovat, klikněte na libovolnou buňku v kontingenční tabulce, klikněte pravým tlačítkem a vyberte Obnovit.
Dalším způsobem, jak obnovit kontingenční tabulku, je vybrat libovolnou buňku v kontingenční tabulce. Aktivuje kartu Nástroje kontingenční tabulky. Na kartě Analyzovat klikněte na „Obnovit“.
Zde si můžete přečíst více o aktualizaci kontingenční tabulky.
Můžete seskupit data v kontingenčních tabulkách?
Pokud máte záznamy podle data, můžete je snadno seskupit do následujících segmentů:
- Let
- Čtvrtiny
- Měsíce
- Týdny
- Dny
- Hodiny / minuty / sekundy
Možnost seskupit data v kontingenční tabulce je na kartě Analýza, která se zobrazí, když vyberete buňku v kontingenční tabulce v oblasti Řádky.
Více o seskupování dat v kontingenční tabulce si můžete přečíst zde.
Co je to Pivot Cache?
Pivot Cache je něco, co se automaticky generuje při vytváření kontingenční tabulky. Jedná se o objekt, který obsahuje repliku zdroje dat. I když to nevidíte, je součástí sešitu a je připojeno k kontingenční tabulce. Když provedete jakékoli změny v kontingenční tabulce, nepoužívá zdroj dat, ale používá kontingenční mezipaměť. Důvodem, proč se generuje mezipaměť mezipaměti, je optimalizace fungování kontingenční tabulky. I když máte tisíce řádků dat, kontingenční tabulka je při jejich shrnutí super rychlá. Položky můžete přetáhnout do řádků/sloupců/hodnot/filtrů a výsledky se okamžitě aktualizují.Pivot Cache umožňuje toto rychlé fungování kontingenční tabulky.
Můžete vytvořit kontingenční tabulku z více tabulek?
Ano, můžete vytvořit jednu kontingenční tabulku z více různých tabulek. V těchto tabulkách však musí existovat spojení.
Pokud máte například dvě tabulky, jednu s datem, ID produktu a hodnotou prodeje a druhou s ID produktu a Název produktu, můžete je zkombinovat jako společný sloupec v ID produktu.
Jakmile tyto tabulky propojíte, můžete z nich vytvořit kontingenční tabulku.
Klíčovou součástí je nastavení vztahů mezi tabulkami (kde zadáte vztah mezi 2 tabulkami).
Více si o tom můžete přečíst zde.
Co jsou vypočítaná pole v kontingenční tabulce?
Vypočtené pole vám umožňuje přidat sloupec k datům kontingenční tabulky, kde můžete použít stávající sloupce k provedení některých výpočtů.
Uvedu jednoduchý příklad.
Předpokládejme, že máte datovou sadu maloobchodníků a vytvořili jste kontingenční tabulku, jak je uvedeno níže:
Výše uvedená kontingenční tabulka shrnuje hodnoty tržeb a zisku pro maloobchodníky.
Co kdybyste také chtěli vědět, jaké bylo ziskové rozpětí těchto maloobchodníků (kde je ziskové rozpětí „zisk“ děleno „prodejem“).
Máte několik možností:
- Můžete se vrátit k původní sadě dat a přidat tento nový sloupec. To je proveditelné, ale není to nejlepší řešení, protože mění původní sadu dat a zvyšuje velikost souboru.
- Tento výpočet můžete provést mimo kontingenční tabulku. To je v pořádku, pokud je vaše kontingenční tabulka statická, ale pokud tabulku aktualizujete nebo změníte rozložení, budete muset provést výpočty znovu.
- Přidáte vypočítané pole.
Vypočítané pole považujte za virtuální sloupec, který jste přidali pomocí existujících sloupců z kontingenční tabulky.
Používání vypočítaného pole kontingenční tabulky má mnoho výhod:
- Nevyžaduje, abyste zpracovávali vzorce nebo aktualizovali zdrojová data.
- Je škálovatelný, protože bude automaticky účtovat všechna nová data, která můžete přidat do své kontingenční tabulky. Jakmile přidáte pole Vypočítat, můžete ho použít jako jakékoli jiné pole v kontingenční tabulce.
- Je snadné jej aktualizovat a spravovat. Pokud se například změní metriky nebo potřebujete změnit výpočet, můžete to snadno provést z kontingenční tabulky samotné.
Zde si můžete přečíst více o vypočítaném poli kontingenční tabulky.
Otázky grafů v Excelu
Níže jsou uvedeny některé běžné otázky k rozhovoru v Excelu týkající se vytváření grafů, na které byste mohli být při pohovoru dotázáni (kliknutím na otázku zobrazíte odpověď).
Co je sloupcový graf?
Sloupcový graf se skládá ze svislých pruhů, které se používají k porovnávání hodnot v čase nebo dvou porovnávacích hodnot v různých kategoriích.
Můžete ho například použít k tomu, abyste viděli, jak se prodejům za ta léta dařilo. Nebo jej můžete použít k porovnání, která kategorie produktů dosáhla lepších prodejů. Protože vidíte všechny svislé pruhy najednou, je snazší je vizuálně vidět a porovnávat.
Můžete také vytvořit seskupené sloupcové grafy, kde můžete mít více sloupců pro stejnou kategorii nebo rok (něco, jak je uvedeno níže).
Co je sloupcový graf?
Sloupcový graf se skládá z vodorovných pruhů, které slouží k porovnávání hodnot v různých kategoriích.
Můžete jej například použít k porovnání, která kategorie produktů dosáhla lepších prodejů. Nebo jaká byla reakce na průzkum.
Můžete také vytvořit seskupené sloupcové grafy, kde můžete mít více pruhů pro stejnou kategorii (něco, jak je uvedeno níže).
Co je to spojnicový graf?
Čárový graf je užitečný, když chcete ukázat trend v průběhu let (nebo jiných časových období, jako jsou týdny, měsíce nebo čtvrtletí).
V čárovém grafu můžete mít více řádků. To vám umožní porovnávat různé kategorie ve stejném časovém období (něco, jak je uvedeno níže).
Co je to bodový graf?
Bodový graf se používá k porovnání dvou sad hodnot. Například můžete mít data různých produktů na dvou klíčových ukazatelích výkonu a data můžete vykreslit na bodovém grafu (jak je uvedeno níže).
To vám umožní zjistit, kterým produktům se daří na obou KPI (v pravém horním kvadrantu) nebo v obou KPI (v levém dolním kvadrantu).
Zde můžete vidět příklad bodového grafu v akci na hlavním panelu KPI.
Jsou koláčové grafy dobré? Měl by být použit v přehledech/řídicím panelu?
Existují dvě školy myšlenek.
Existují lidé, kteří koláčový graf zcela nenávidí a doporučují je nikdy nepoužívat (například tento článek). A pak jsou tu někteří (včetně mě), kteří někdy používají výsečové grafy na řídicích panelech v sestavách.
Existuje mnoho manažerů, kterým vyhovují výsečové grafy a které jsou snadno čitelné. Pokud tedy chcete zobrazit rozdělení příjmů podle divizí (kde máte jen několik divizí), pak můžete použít výsečový graf.
Abych měl jasno. Výsečový graf lze zcela nahradit sloupcovým grafem. Jeho použití nemá žádnou další výhodu. V některých případech jsou ale výsečové grafy dobrým příběhem (například ukazují, že jedna divize přináší ~ 75% příjmů, jak je uvedeno níže).
Měli byste se vyhnout používání výsečových grafů:
- V případě, že rozdíl v hodnotách není významný. Rozdíl je lépe viditelný pomocí sloupcového grafu.
- V případě, že je v koláčovém grafu příliš mnoho částí. V takových případech to může vypadat nepřehledně.
Co je to vodopádový graf? Kdy byste ho použili?
Vodopádový graf ukazuje různé hodnoty (kladné a záporné), které vedou ke konečné hodnotě výsledku. Pokud například analyzujete čistý příjem společností, můžete ve vodopádovém grafu zobrazit všechny nákladové složky.
To vám pomůže vizuálně zjistit, jak se získává hodnota z příjmů do čistého příjmu, když jsou odečteny všechny náklady.
Co jsou kombinované grafy?
Kombinované grafy jsou ty, kde kombinujete více než jeden typ grafu. Oblíbeným příkladem je zobrazování sloupcového grafu s čárovým grafem.
Kombinační grafy vám umožňují představit a porovnat dva různé soubory dat, které spolu souvisí. Může vás například zajímat vykreslení údajů o příjmech společnosti a zároveň můžete také ukázat, jak se změnilo ziskové rozpětí. Výstižným způsobem, jak toho dosáhnout, je kombinovaná tabulka (jak je uvedeno níže).
Co jsou sekundární osy v grafu?
V grafu je osa Y, kde ukazujete měřítko, na kterém můžete graf měřit (buď sloupcový nebo spojnicový graf nebo jiné).
V případech, kdy dva zobrazují dva různé typy datových sad s výrazným rozdílem v hodnotě, můžete použít sekundární osy.
Chcete -li uvést příklad, pokud chcete ve stejném grafu zobrazit výnos a marži čistého příjmu, musíte ukázat dvě různé osy. Důvodem je, že příjmy mohou být v tisících nebo milionech, ale marže čistého příjmu by byla v procentech a vždy nižší než 100%. V tomto případě musíte mít dvě osy, jednu, která ukazuje měřítko pro příjmy a jednu, která měří pro marži čistého příjmu.
Když tedy přidáte další osy, nazývá se to sekundární osy. Na obrázku níže jsou osy vpravo sekundární osy.
Co je to odrážkový graf? Kdy bychom ho měli použít?
Bullet charts byly navrženy odborníkem na dashboard Stephenem Fewem a od té doby jsou široce přijímány jako jedna z nejlepších grafických reprezentací, kde potřebujete ukázat výkon proti cíli.
Jedna z nejlepších věcí na odrážkových grafech je, že jsou nabité informacemi a zabírají málo místa ve vaší sestavě nebo na řídicích panelech.
Níže je uveden příklad odrážkového grafu:
Všimněte si toho, že odrážkové grafy nejsou výchozím typem grafu v Excelu a k jejich vytvoření musíte použít řadu kroků.
Více o odrážkových grafech si můžete přečíst zde.
Otázky k analýze dat aplikace Excel
Níže jsou uvedeny některé běžné otázky k pohovoru v aplikaci Excel týkající se analýzy dat, na které byste mohli být při pohovoru požádáni (kliknutím na otázku zobrazíte odpověď).
Jak nahradit jednu hodnotu jinou v aplikaci Excel?
Jednu hodnotu můžete nahradit jinou hodnotou pomocí funkce NAJÍT a VYMĚNIT v aplikaci Excel.
Chcete -li to provést, vyberte sadu dat a použijte klávesovou zkratku - CONTROL H (podržte ovládací klávesu a poté stiskněte H). Otevře se dialogové okno Najít a nahradit.
V tomto dialogovém okně můžete zadat hodnotu, kterou chcete změnit, a hodnotu nahrazení.
Pokud vás zajímá více o Najít a nahradit, klikněte sem.
Jaké filtry dat jsou k dispozici v aplikaci Excel?
V aplikaci Excel můžete filtrovat sadu dat podle druhu dat.
V aplikaci Excel jsou k dispozici následující typy datových filtrů:
- Textový filtr
- Filtr čísel
- Filtr data
Filtr můžete použít na sadu dat tak, že vyberete data, poté kliknete na kartu Domů a kliknete na ikonu Filtr.
Když máte tabulková data a použijete filtry, na základě údajů ve sloupci vám Excel zobrazí příslušný filtr. Pokud máte například textová data, zobrazí se vám filtry související s textem (například text obsahuje, začíná, končí atd.).
Ty c
Jak můžete třídit data v Excelu?
V aplikaci Excel existuje funkce třídění, která dokáže třídit data podle textu, čísel nebo barev.
Zde je několik způsobů, jak třídit data v Excelu:
- Vyberte data a klikněte na jednu ze dvou ikon řazení na kartě Data.
- Vyberte data a klikněte na ikonu Seřadit. Otevře se dialogové okno řazení a můžete určit sloupec, který chcete řadit, a kritéria (vzestupně/sestupně).
- Použijte datový filtr a klikněte na filtr. Spolu s možnostmi filtru ukazuje také možnosti řazení dat.
Více o třídění dat si můžete přečíst zde.
Co je validace dat?
Ověření dat vám umožňuje zadat do buňky pouze ta data, která splňují kritéria.
Pokud například chcete do buňky zadat pouze čísla, můžete k tomu použít ověření dat. V případě, že někdo zadá něco jiného než čísla, Excel zobrazí chybu a nepovolí to.
Možnosti ověření dat jsou k dispozici na kartě data.
Více o validaci dat si můžete přečíst zde.
Ověření dat může být při vytváření formulářů v aplikaci Excel velmi užitečné. Pokud například chcete, aby uživatel zadal pouze svůj věk, můžete pomocí Ověření dat zajistit, aby buňka přijímala pouze číselnou hodnotu.
Jak můžete transponovat datovou sadu v Excelu?
Existují dva oblíbené způsoby, jak transponovat data v Excelu:
- Pomocí dialogového okna Vložit jinak.
- Použití transpoziční funkce.
V dialogovém okně Vložit jinak musíte nejprve zkopírovat data, která chcete transponovat, vybrat buňku, kam je chcete vložit, kliknout pravým tlačítkem a přejít na Vložit jinak a vybrat možnost Transponovat (jak je uvedeno níže).
Více o transpozici dat v Excelu si můžete přečíst zde.
Jak můžete vybrat všechny prázdné buňky v aplikaci Excel?
Pokud pracujete se sadou dat, která obsahuje prázdné buňky, můžete tyto buňky snadno vybrat v aplikaci Excel. Jakmile jste vybráni, můžete se rozhodnout je zvýraznit, odstranit nebo přidat k nim nějakou hodnotu (například 0 nebo NA).
Chcete -li to provést, musíte v aplikaci Excel použít dialogové okno Přejít na speciální.
Zde jsou kroky k výběru všech prázdných buněk v aplikaci Excel:
- Vyberte celou sadu dat (včetně prázdných buněk)
- Stiskněte klávesu F5 (otevře se dialogové okno Přejít na)
- Klikněte na tlačítko „Speciální“ (otevře se dialogové okno Přejít na speciální)
- Vyberte prázdná místa a klikněte na OK (tím se vyberou všechny prázdné buňky ve vaší sadě dat)
Více o výběru prázdných buněk v Excelu si můžete přečíst zde.
Jak můžete odstranit duplikáty ze sady dat?
Excel má integrovanou funkci, která vám umožňuje odstranit duplicitní buňky/řádky v aplikaci Excel.
Možnost odebrat duplikáty najdete na kartě Data.
Zde jsou kroky k odebrání duplikátů v aplikaci Excel:
- Vyberte data.
- Klikněte na kartu Data a poté klikněte na možnost Odebrat duplikáty.
- Pokud mají vaše data v záhlaví dialogové okno Odebrat duplikáty, zkontrolujte, zda je zaškrtnuta možnost „Moje data mají záhlaví“. Vyberte sloupec, ze kterého chcete odebrat duplikáty.
- Klikněte na OK
Další informace o odstraňování duplikátů v aplikaci Excel si můžete přečíst zde.
Co je pokročilý filtr v aplikaci Excel?
Rozšířený filtr aplikace Excel - jak název napovídá - je pokročilou verzí běžného filtru. Můžete to použít, když potřebujete použít k filtrování sady dat složitější kritéria.
Zde jsou některé rozdíly mezi běžným filtrem a rozšířeným filtrem:
- Zatímco běžný datový filtr bude filtrovat stávající datovou sadu, můžete použít pokročilý filtr Excelu k extrahování datové sady také do jiného umístění.
- Rozšířený filtr aplikace Excel vám umožňuje používat složitá kritéria. Pokud například máte data o prodeji, můžete filtrovat data podle kritéria, kde je obchodní zástupce Bob a region je buď Severní nebo Jižní.
Více o pokročilém filtru Excelu si můžete přečíst zde.
Můžete řadit více sloupců najednou?
Ano, v aplikaci Excel můžete řadit více sloupců.
Při vícenásobném třídění jde o to, seřadit sloupec a poté seřadit další sloupec, přičemž první sloupec zůstane nedotčený.
Níže je uveden příklad víceúrovňového třídění v aplikaci Excel.
Pamatujte, že v tomto případě je nejprve seřazen sloupec A a poté je seřazen sloupec B. Konečný výsledek má seřazené hodnoty sloupce A a sloupec B seřazené pro každou položku ve sloupci A.
Chcete -li třídit více úrovní, musíte použít dialogové okno Seřadit. Chcete -li to získat, vyberte data, která chcete seřadit, klikněte na kartu Data a poté klikněte na ikonu Seřadit.
V dialogovém okně Seřadit můžete zadat podrobnosti řazení pro jeden sloupec a poté pro řazení jiného sloupce klikněte na tlačítko „Přidat úroveň“. To vám umožní řadit na základě více sloupců.
Další informace o třídění dat ve více sloupcích si můžete přečíst zde.
Co je to datová tabulka s jednou proměnnou?
Jedna tabulka proměnných dat v aplikaci Excel je nejvhodnější v situacích, kdy chcete vidět, jak se konečný výsledek změní, když změníte jednu ze vstupních proměnných.
Pokud například chcete vědět, kolik se mění měsíční splátka, pokud zvýšíte/snížíte počet měsíců, můžete pro ni nastavit datovou tabulku s jednou proměnnou. To může být užitečné, když chcete udržet měsíční splátku pod 500 USD a vědět, jaké máte všechny možnosti (6 měsíců, 9 měsíců, 12 měsíců atd.)
Možnost nastavit tabulku dat s jednou proměnnou je na kartě Data v rozevíracím seznamu Analýza, pokud.
Více o tabulce s jednou proměnnou si můžete přečíst zde.
Co je to datová tabulka se dvěma proměnnými?
Tabulka dvou proměnných dat v Excelu je nejvhodnější v situacích, kdy chcete vidět, jak se konečný výsledek změní, když změníte dvě vstupní proměnné.
Pokud například chcete vědět, jak moc se mění měsíční splátka, pokud zvýšíte/snížíte počet měsíců a úrokovou sazbu.
Můžete pro ni nastavit datovou tabulku se dvěma proměnnými, která vám ukáže konečnou měsíční splátku na základě různých kombinací úrokové sazby a počtu měsíců. To může být užitečné, když chcete udržet měsíční splátku pod 500 USD a vědět, jaké všechny možnosti máte.
Možnost nastavit tabulku dat se dvěma proměnnými je na kartě Data v rozevíracím seznamu Analýza, pokud.
Více o tabulce dvou proměnných dat si můžete přečíst zde.
Co je Scenario Manager?
Správce scénářů v aplikaci Excel může být nástrojem volby, když máte více proměnných a chcete vidět účinek na konečný výsledek, když se tyto proměnné změní. Pokud se mění pouze jedna nebo dvě proměnné, můžete vytvořit jednu nebo dvě proměnné -tabulka proměnných dat. Pokud však máte 3 nebo více než 3 proměnné, které se mohou změnit, je správným řešením scénář Manager.
Pokud jste například regionální manažer prodeje a máte pod sebou čtyři oblasti, můžete pomocí správce scénářů vytvářet různé scénáře (například):
- Žádná z oblastí nevykazuje žádný růst tržeb.
- Oblast A roste o 10%, ale ostatní 3 nerostou.
- Oblast A a B rostou o 10%, ale další dvě nerostou.
Chápete ten nápad … že?
Pomocí správce scénářů v aplikaci Excel můžete snadno vytvářet scénáře a analyzovat je jeden po druhém nebo jako souhrn všech scénářů.
Více o správci scénářů si můžete přečíst zde.
Co je hledání cíle?
Hledání cílů v Excelu, jak název napovídá, vám pomůže dosáhnout hodnoty (cíle) změnou závislé hodnoty.
Pokud kupujete například auto a chcete vědět, na jakou měsíční splátku byste se měli rozhodnout, aby vaše měsíční platba nepřesáhla 500 USD, můžete to provést pomocí funkce Hledání cílů.
Více o hledání cílů si můžete přečíst zde.
Co je to Řešitel?
Řešitel v aplikaci Excel je doplněk, který vám umožní získat optimální řešení, pokud existuje mnoho proměnných a omezení. Můžete to považovat za pokročilou verzi hledání cíle.
V Solveru můžete určit, jaká jsou omezení a cíl, kterého musíte dosáhnout. Provádí výpočet v back-endu, aby vám poskytlo možné řešení.
Více o Řešiteli si můžete přečíst zde.
Otázky aplikace Excel VBA
Níže jsou uvedeny některé běžné otázky týkající se rozhovoru v Excelu o VBA, na které byste mohli být požádáni během pohovoru (kliknutím na otázku zobrazíte odpověď).
Co je VBA?
VBA je zkratka pro Visual Basic for Applications. Je to programovací jazyk, který můžete použít k automatizaci úkolů v aplikaci Excel.
Jaké jsou výhody používání VBA v Excelu?
Přestože má Excel spoustu úžasných funkcí a funkcí, nemusí mít vše, co potřebujete.
VBA vám umožňuje zlepšit schopnosti Excelu vytvářením kódů, které mohou automatizovat úkoly v Excelu. Níže jsou uvedeny některé z věcí, které můžete s tímto VBA dělat:
- Automatizujte sadu úkolů a ušetřete čas.
- Vytvořte si vlastní funkce Excelu (v případě, že stávající funkce nestačí).
- Vytvářejte a sdílejte své kódy s jinými lidmi, aby mohli také automatizovat úkoly a šetřit čas.
- Vytvářejte vlastní aplikace.
Co je to makro v Excelu?
Makro je sada instrukcí napsaných v jazyce VBA, kterým aplikace Excel rozumí a dokáže je spustit. Makro může být jednoduché jako jeden řádek nebo může být dlouhé tisíce řádků.
V mnoha případech mají lidé tendenci používat kód VBA a makro zaměnitelně.
Jak můžete zaznamenat makro v aplikaci Excel?
I když o VBA nic nevíte, stále můžete vytvářet makra a automatizovat svou práci.
To lze provést záznamem makra.
Když zaznamenáváte makro, Excel bedlivě sleduje kroky, které provádíte, a zaznamenává si je v jazyce, kterému rozumí - což je VBA.
Když zastavíte nahrávání, uložíte makro a spustíte ho, Excel se jednoduše vrátí ke generovanému kódu VBA a postupuje podle stejných kroků.
To znamená, že i když o VBA nic nevíte, můžete některé úkoly zautomatizovat pouhým ponecháním aplikace Excel zaznamenat vaše kroky jednou a poté je znovu použít.
Makro můžete zaznamenat pomocí možnosti Záznam makra, která je k dispozici na kartě Vývojář na pásu karet.
Jakmile makro zaznamenáte, Excel jej uloží se zadaným názvem a poté jej můžete snadno znovu použít tolikrát, kolikrát chcete.
Více o nahrávání makra si můžete přečíst zde.
Jaká jsou omezení záznamu makra v aplikaci Excel?
Záznam makra je skvělý způsob, jak rychle generovat kód, ale má následující omezení:
- Bez výběru objektu nemůžete spustit kód. Pokud chcete, aby záznam makra přešel na další list a zvýraznil všechny vyplněné buňky ve sloupci A, aniž by opustil aktuální list, pak to nebude možné. Je to proto, že když vás o to požádám, ani vy to nebudete schopni udělat (bez opuštění aktuálního listu). A pokud to nedokážete sami, jak makro rekordér zachytí vaše akce. V takových případech musíte ručně přejít a vytvořit/upravit kód.
- Vlastní funkci nelze vytvořit pomocí záznamníku makra. S VBA můžete vytvářet vlastní funkce, které můžete použít v listu jako běžné funkce. Můžete to vytvořit tak, že kód napíšete ručně.
- Kódy nelze spouštět na základě událostí. Ve VBA můžete použít mnoho událostí - například otevření sešitu, přidání listu, dvojité kliknutí na buňku atd., Ke spuštění kódu spojeného s touto událostí. K tomu nemůžete použít záznamník maker.
- S makrami nelze vytvářet smyčky. Když kód zadáte ručně, můžete využít sílu smyček ve VBA (například For Next, For Every Next, Do While, Do until). To však nemůžete udělat, když zaznamenáváte makro.
- Nemůžete analyzovat podmínky: Podmínky v kódu můžete zkontrolovat pomocí záznamníku maker. Pokud píšete kód VBA ručně, můžete použít příkazy IF Then Else k analýze podmínky a spuštění kódu, pokud je pravdivý (nebo jiný kód, pokud je nepravdivý).
Co je to UDF v aplikaci Excel VBA?
UDF je uživatelsky definovaná funkce ve VBA. Tyto funkce se také nazývají vlastní funkce.
S VBA můžete vytvořit vlastní funkci (UDF), kterou lze použít v listech stejně jako běžné funkce.
Ty jsou užitečné, když stávající funkce Excelu nestačí. V takových případech si můžete vytvořit vlastní UDF, které budou vyhovovat vašim konkrétním potřebám.
Více o uživatelsky definovaných funkcích si můžete přečíst zde.
Jaké jsou události ve VBA?
V aplikaci Excel VBA je událost akcí, která může spustit spuštění zadaného makra.
Když například otevřete nový sešit, je to událost. Když vložíte nový list, je to událost. Když dvakrát kliknete na buňku, je to událost.
Ve VBA existuje mnoho takových událostí a můžete pro ně vytvořit kódy. To znamená, že jakmile dojde k události, a pokud jste pro tuto událost zadali kód, tento kód bude okamžitě spuštěn.
Excel to automaticky provede, jakmile si všimne, že došlo k události. Stačí tedy napsat kód a umístit jej do správného podprogramu události.
Více o událostech Excel VBA si můžete přečíst zde.
Jaké jsou některé užitečné smyčky ve VBA?
V aplikaci Excel VBA existují následující smyčky:
- Pro další smyčku
- Do While Loop
- Dělejte Do Loop
- Pro každou další smyčku
Zde si můžete přečíst více o smyčkách Excel VBA.
Jaké jsou různé způsoby spuštění makra v aplikaci Excel?
Ke spuštění makra v Excelu můžete použít následující způsoby:
- Přiřaďte makro tvaru
- Přiřaďte makro tlačítku
- Spuštění makra na pásu karet (karta Vývojář)
- Spusťte makro z editoru VB
- Spusťte makro pomocí klávesové zkratky
- Zavolejte makro z jiného makra
Více o spuštění makra si můžete přečíst zde.
Co jsou UserForms?
UserForm je dialogové okno, které můžete navrhnout a vytvořit v aplikaci Excel VBA.
Po vytvoření je lze v oblasti listu aplikace Excel použít mnoha způsoby:
- Můžete jej použít k získání vstupu od uživatele.
- Můžete vytvořit formulář a zaznamenat položky v aplikaci Excel.
- Do UserForm můžete přidávat tlačítka a dávat uživateli možnosti. Tato tlačítka můžete také kódovat, takže pokaždé, když uživatel klikne na tlačítko, spustí se konkrétní makro.
Co jsou doplňky?
Doplněk je soubor, který můžete načíst do Excelu při jeho spuštění.
Když vytvoříte doplněk a nainstalujete jej do Excelu, otevře se při každém otevření aplikace Excel. V doplňku můžete mít mnoho různých maker a kdykoli otevřete Excel, tyto kódy jsou k dispozici k použití.
To je užitečné, protože můžete vytvořit doplněk a bude k dispozici pro všechny sešity. Pokud tedy existují nějaké úkoly, které musíte dělat často, můžete je zautomatizovat napsáním makra a jejich uložením jako doplňků. Nyní bez ohledu na to, jaký Excel otevřete, můžete použít makro.
Další výhodou doplňku je, že můžete soubor doplňku sdílet také s ostatními. Stačí, když si to jednou nainstalují a budou mít k dispozici také stejná makra
Více o vytváření doplňku si můžete přečíst zde.
Otázky na hlavní panel aplikace Excel
Níže jsou uvedeny některé běžné otázky k rozhovoru v Excelu týkající se řídicích panelů, na které byste mohli být při pohovoru dotázáni (kliknutím na otázku zobrazíte odpověď).
Jaký je rozdíl mezi řídicím panelem a sestavou?
Zpráva má poskytnout relevantní data. Může to být sestava, která obsahuje všechna data, nebo může mít také několik grafů/vizualizací. Příkladem zpráv mohou být údaje o prodejních transakcích nebo údaje o průzkumu zaměstnanců.
Řídicí panel má odpovídat na otázky pomocí dat. Mohlo by to být ukázat, které regiony dosahují lepších prodejů nebo které oblasti zaostávají, pokud jde o zpětnou vazbu zaměstnanců. Tyto řídicí panely mohou být statické nebo interaktivní (kde uživatel může provádět výběry a měnit zobrazení a data by se dynamicky aktualizovala).
Další informace o řídicích panelech aplikace Excel si můžete přečíst zde.
Jaké jsou některé otázky, které byste si měli před vytvořením řídicího panelu položit?
I když by otázky závisely na případ od případu, existuje několik otázek na vysoké úrovni, které byste si měli položit při vytváření řídicího panelu v aplikaci Excel.
- Jaký je účel řídicího panelu?
- Jaké jsou zdroje dat?
- Kdo bude používat tento hlavní panel aplikace Excel?
- Jak často je třeba aktualizovat hlavní panel aplikace Excel?
- Jakou verzi Office klient/stakeholder používá?
Takových otázek může být mnoho. Účelem je ujasnit si, jaký by měl být řídicí panel a k jakému účelu slouží.
Jaké interaktivní ovládací prvky můžete použít na řídicích panelech?
Excel má řadu interaktivních nástrojů, které lze použít na řídicím panelu:
- Rozevírací seznamy
- Zaškrtávací políčka
- Posuvníky
- Rádiová tlačítka
Kromě těchto běžných interaktivních nástrojů můžete také použít VBA k přidání dalších funkcí na váš řídicí panel.
Jaké jsou některé užitečné typy grafů, které můžete použít na řídicím panelu?
Jednou z potřeb při vytváření řídicího panelu je zobrazovat relevantní data pomocí vizuálů. Pro řídicí panel se více hodí grafy, které mohou vyprávět dobrý příběh a zobrazovat relevantní informace.
Protože se obvykle očekává, že se řídicí panel vejde na jednu obrazovku, je zde omezený prostor pro data a vizuály. V takových případech se hodí kombinační tabulky.
Následující grafy mohou být užitečné při vytváření řídicího panelu:
- Kombinované grafy
- Bodové grafy
- Bullet Chart
- Vodopádový graf
- Tepelné mapy
Jaké jsou doporučené postupy při vytváření řídicího panelu v aplikaci Excel?
Zde je několik doporučených postupů při vytváření řídicího panelu v aplikaci Excel:
- Převést tabulková data na tabulky aplikace Excel: Vytváření dashboardů pomocí tabulky Excel jako zdroje dat je mnohem snazší. Pokud k tomu nemáte extrémně závažné důvody, vždy převeďte data typu back-end do tabulky aplikace Excel.
- Číslování grafů/sekcí: To pomůže, když prezentujete hlavní panel a odkazujete na různé grafy/tabulky. Je snazší požádat lidi, aby se zaměřili na graf s číslem 2, místo aby řekli spojnicový nebo sloupcový graf vlevo nahoře.
- Omezit pohyb v oblasti palubní desky: Přestože je list aplikace Excel obrovský, je lepší odebrat všechny řádky/sloupce kromě těch, které mají váš řídicí panel.
- Ukotvit důležité řádky/sloupce: V případě, že chcete, aby některé řádky/sloupce byly vždy viditelné, můžete je zmrazit.
- Vytvářejte tvary/grafy: Uživatel může nakonec změnit šířku řádku/sloupce. Nechcete, aby se tvary a grafy dostaly do nesprávné polohy a přesunuly se z původního místa. Proto je lepší přimět je, aby se držely své pozice.
- Poskytněte uživatelskou příručku: Je vhodné zahrnout samostatný list, který obsahuje podrobnosti o používání řídicího panelu. To se stává užitečnějším, když máte na řídicím panelu interaktivní ovládací prvky.
- Šetřete místo s kombinovanými grafy: Protože na řídicím panelu je omezený prostor (jak potřebujete, aby se vešel na jednu obrazovku), použití kombinovaných grafů vám může ušetřit místo.
- Použijte symboly a podmíněné formátování: Pomocí symbolů a podmíněného formátování můžete dashboard udělat vizuálnějším a lépe čitelným. Například je snazší vidět nejnižší hodnotu v tabulce, když je zvýrazněna červeně, namísto procházení všech hodnot jednu po druhé.
- K zobrazení kontrastu používejte barvy moudře: Chcete-li zvýraznit datový bod v tabulce nebo pruhu v grafu, je lepší jej zvýraznit zvýrazněním v poutavých barvách.
Další otázky aplikace Excel
To jsou otázky, které jsem nemohl zařadit do žádné z výše uvedených kategorií. Dávám je tedy dohromady (kliknutím na otázku zobrazíte odpověď).
Co je tabulka aplikace Excel?
Excel tabulka je funkce v Excelu. To není totéž jako tabulková data.
Když převedete tabulková data do tabulky aplikace Excel, přidá se do ní několik dalších funkcí, které mohou být opravdu užitečné.
Podle webu nápovědy společnosti Microsoft - "Tabulka obvykle obsahuje související data v řadě řádků a sloupců listu, které byly formátovány jako tabulka." Pomocí funkcí tabulky pak můžete spravovat data v řádcích a sloupcích tabulky nezávisle na datech v jiných řádcích a sloupcích na listu. “
Více o tabulkách aplikace Excel si můžete přečíst zde.
Jaké jsou výhody používání tabulky Excel?
Když převedete tabulková data do tabulky aplikace Excel, do dat se automaticky přidají následující funkce:
- K třídění a filtrování dat můžete použít ikonu filtru v záhlaví každého sloupce.
- Styly můžete snadno aplikovat na tabulku a formátovat ji. Existuje spousta vestavěných stylů, které můžete použít jediným kliknutím.
- Místo odkazů na buňky ve vzorcích můžete použít názvy tabulek a názvy sloupců.
- Když do tabulkových dat přidáte nový řádek/sloupec, tabulka aplikace Excel se automaticky rozbalí a pokryje nový řádek/sloupec jako jeho součást. A protože ve vzorcích můžete používat názvy tabulek/sloupců, nemusíte přidávat nové řádky/sloupce a aktualizovat vzorce. Excel tabulka to automaticky účtuje.
Co jsou strukturované reference?
Když používáte tabulku aplikace Excel, nemusíte používat odkazy na buňky. Místo toho můžete použít název tabulky nebo názvy sloupců. Tyto odkazy se nazývají strukturované odkazy.
Jaké jsou běžně používané formáty souborů, do kterých lze uložit soubor aplikace Excel?
Existuje mnoho formátů souborů, do kterých můžete uložit sešit aplikace Excel. Některé běžně používané jsou:
- .XLS
- .XLSX
- .XLSM (když soubor obsahuje makra)
- .CSV
- .XLB (binární formát)
- .XLA (pro doplňky)
Jak zmenšit velikost souboru aplikace Excel?
Existuje mnoho způsobů, jak můžete zmenšit velikost souboru sešitu aplikace Excel:
- Vymažte nepoužitá data
- Odstraňte nepoužité listy
- Odeberte obrázky nebo je komprimujte
- Odstraňte nepotřebné formátování
- Odstraňte nepotřebné kontingenční tabulky. To také pomůže vymazat mezipaměť Pivot.
- Uložte soubor ve formátu .XLSB
Přečtěte si více: 8 způsobů, jak zmenšit velikost souboru v aplikaci Excel
Jaké kroky můžete podniknout, abyste zvládli pomalé sešity Excelu?
Ke zpracování pomalých sešitů Excelu můžete použít následující techniky:
- Vyhněte se nestálým funkcím, jako je NEPŘÍMÝ, OFFSET atd.
- Místo vzorce pole použijte pomocné sloupce
- Podmíněné formátování používejte pouze v nezbytně nutných případech (protože je také nestálé).
- Použijte tabulky aplikace Excel a pojmenované rozsahy.
- Převeďte nepoužité vzorce na hodnoty.
- Uchovávejte všechna odkazovaná data na jednom listu.
- Nepoužívejte v referencích celý řádek/sloupec.
- Použijte režim ručního výpočtu.
Zde si můžete přečíst více o tom, jak zacházet s pomalým excelovým sešitem.
Kolik řádků a sloupců obsahuje list aplikace Excel?
List aplikace Excel (2007 a novější verze) obsahuje:
- 16 384 sloupců
- 1 048 576 řádků
Jak přidat/odstranit řádky v aplikaci Excel?
Chcete-li přidat nové řádky, klikněte pravým tlačítkem na libovolnou buňku, do které chcete řádek vložit, a klikněte na možnost Vložit. Otevře se dialogové okno, do kterého můžete vložit nové řádky.
Podobně, chcete-li odstranit buňky/řádky/sloupce, vyberte je, klikněte pravým tlačítkem a vyberte Odstranit.
Jak můžete v Excelu přiblížit nebo oddálit?
Ve stavovém řádku aplikace Excel jsou tlačítka Zvětšit a Zmenšit. Kliknutím na znaménko plus můžete přiblížit a znaménkem mínus oddálit.
Můžete také podržet ovládací klávesu a poté použít rolovací kolečko myši pro přiblížení a oddálení.
Na kartě Zobrazení je v aplikaci Excel také možnost Přiblížit a oddálit.
Jak chránit list v aplikaci Excel?
List můžete chránit kliknutím na kartu Revize a poté kliknutím na možnost Chránit list.
Otevře se dialogové okno, kde můžete nastavit heslo. Pokud heslo nastavit nechcete, můžete jej nechat prázdné.
Jak se jmenují rozsahy? Jaké jsou její výhody?
Pojmenovaný rozsah je funkce v aplikaci Excel, která vám umožňuje pojmenovat buňku nebo oblast buněk. Nyní můžete místo odkazů na buňky použít tento název.
Použití pojmenovaného rozsahu usnadňuje práci se vzorci. To se stává obzvláště užitečné, když musíte vytvářet vzorce, které používají data z více listů. V takových případech můžete vytvořit pojmenované rozsahy a poté je použít místo odkazů na buňky.
Těmto pojmenovaným rozsahům můžete dát popisná jména - což také usnadňuje čtení a porozumění vzorci.Můžete například použít = SUM (PRODEJ) místo = SUM (C2: C11), což vám okamžitě řekne, o čem je vzorec.
Více o pojmenovaných rozsazích si můžete přečíst zde.
Můžete nechat řádky/sloupce záhlaví držet a být viditelné při posouvání?
Když pracujete s velkými množinami dat, když se posunete dolů nebo doprava, řádky a sloupce záhlaví zmizí. Někdy je proto obtížné pochopit, o čem datový bod je.
Pomocí možnosti Zmrazit panely v Excelu můžete zajistit, aby byly řádky/sloupce záhlaví viditelné, když se posunete pryč do vzdálených datových bodů.
Možnosti Ukotvit panely jsou k dispozici na kartě Zobrazení na pásu karet aplikace Excel.
Další informace o zmrazovacích tabulkách aplikace Excel si můžete přečíst zde.
Jak byste identifikovali buňky, ve kterých jsou komentáře?
Buňky, ke kterým jsou přidány komentáře, jsou označeny malým červeným trojúhelníkem v pravém horním rohu buňky. Když umístíte kurzor na buňku, komentáře se stanou viditelnými.
Jak byste uložili list aplikace Excel jako PDF?
Chcete -li uložit list jako dokument PDF, můžete při ukládání souboru zadat typ souboru jako PDF.
Chcete -li to provést, klikněte na kartu Soubor a poté klikněte na Uložit jako.
V dialogovém okně Uložit jako vyberte umístění, kam chcete soubor uložit, a pomocí rozevíracího seznamu Uložit jako vyberte PDF. Tím se uloží celý list jako dokument PDF.
Jak vytvořit hypertextový odkaz v aplikaci Excel?
Chcete -li vytvořit hypertextový odkaz, vyberte buňku, ve které chcete hypertextový odkaz použít, a použijte klávesovou zkratku Ovládání K. (podržte ovládací klávesu a stiskněte klávesu K).
Otevře se dialogové okno Vložit hypertextový odkaz, kde můžete zadat adresu URL.
Můžete také získat možnost přidat hypertextový odkaz po kliknutí pravým tlačítkem na buňku.
Kdy byste v aplikaci Excel zvážili přechod z automatického na ruční výpočet?
Zatímco ve většině případů jde o režim automatického výpočtu, v případě, že máte soubor těžkého vzorce, kde přepočítání zabere hodně času pokaždé, když na listu něco změníte, můžete přepnout na ruční výpočet.
Jakmile přepnete na manuální výpočet, musíte provést aktualizaci pokaždé, když chcete list přepočítat.
Co je Flash Fill?
Flash Fill je úžasný nástroj, který byl přidán do aplikace Excel 2013 a je k dispozici ve všech dalších verzích.
Ke snadnému zadávání dat můžete použít Flash Fill v Excelu. Je to chytrý nástroj, který se snaží identifikovat vzory na základě zadávání vašich dat a dělá to za vás.
Některé jednoduché příklady použití Flash Fill mohou být získání křestního jména z celého jména, získání iniciál jména, formátování telefonních čísel atd.
Více o Flash Fill si můžete přečíst zde.
Co je to rukojeť výplně?
Popisovač výplně je nástroj, který můžete použít k automatickému vyplňování seznamů v aplikaci Excel. Pokud například musíte do buňky A1: A20 zadat čísla 1 až 20, místo ručního zadávání jednotlivých čísel můžete jednoduše zadat první dvě čísla a o zbytek se postarat pomocí úchytu.
Fill Handle je malý čtverec, který byste viděli při výběru dvou nebo více než dvou buněk v Excelu.
Když umístíte kurzor na rukojeť Vyplnit, kurzor se změní na ikonu plus. Nyní můžete podržením levé klávesy myši a přetažením přidat další čísla do série.
Co jsou zástupné znaky v aplikaci Excel?
V aplikaci Excel jsou tři zástupné znaky:
- * (hvězdička) - Představuje libovolný počet znaků. Například Ex* může znamenat Excel, Excels, Example, Expert atd.
- ? (otazník) - Představuje jeden jediný znak. Gl? Ss může být například Glass nebo Gloss.
- ~ (vlnovka) - Slouží k identifikaci zástupných znaků (~, *,?) v textu. Řekněme například, že chcete v seznamu najít přesnou frázi Excel*. Pokud jako vyhledávací řetězec použijete Excel*, poskytne vám jakékoli slovo, které má na začátku Excel, následované libovolným počtem znaků (například Excel, Excels, Excellent). Abychom konkrétně hledali excel*, musíme použít ~. Náš vyhledávací řetězec by tedy byl excel ~*. Zde přítomnost ~ zajišťuje, že Excel čte následující znak tak, jak je, a ne jako zástupný znak.
Zástupné znaky jsou užitečné, když je chcete použít ve vzorcích nebo při filtrování dat.
Více o zástupných znakech si můžete přečíst zde.
Co je oblast tisku a jak ji můžete nastavit v aplikaci Excel?
Oblast tisku je řada buněk (souvislých nebo nesouvislých), které určíte pro tisk při každém tisku tohoto listu. Pokud například místo tisku celého listu chci vytisknout pouze prvních 10 řádků, mohu jako oblast tisku nastavit prvních 10 řádků.
Nastavení oblasti tisku v aplikaci Excel:
- Vyberte buňky, pro které chcete nastavit oblast tisku.
- Klikněte na kartu Rozložení stránky.
- Klikněte na oblast tisku.
- Klikněte na Nastavit oblast tisku.
Více o Print Area si můžete přečíst zde.
Jak lze vložit čísla stránek do aplikace Excel?
Čísla stránek můžete vložit pomocí pole dilaogu Vzhled stránky.
Zde jsou kroky, jak toho dosáhnout:
- Klikněte na kartu Rozložení stránky,
- V kategorii Vzhled stránky klikněte na ikonu spouštěče dialogového okna (což je malá ikona nakloněné šipky v pravé dolní části skupiny).
- V dialogovém okně Vzhled stránky klikněte na kartu Záhlaví/zápatí.
- V rozevíracím seznamu Zápatí vyberte formát čísla stránky.
Více o číslech stránek v Excelu si můžete přečíst zde.
I když jsem se pokusil zachovat tuto příručku „Otázky a odpovědi k rozhovoru v Excelu“ bez chyb, v případě, že v některé z otázek najdete chyby, dejte mi prosím vědět v oblasti komentářů.
