Ověření dat v aplikaci Excel vám umožňuje řídit data, která lze zadat do buňky. Můžete omezit uživatele na zadávání pouze zadaného rozsahu čísel, textu nebo data.
Můžete také použít funkci ověření dat k vytvoření rozevíracího seznamu aplikace Excel (což je rozhodně jedna z nejlepších a nejvýkonnějších funkcí v aplikaci Excel)
Přístup k ověření dat v aplikaci Excel
K ověření dat v Excelu se dostanete přes kartu Data na pásu karet.
Ve většině případů existují tři situace, kdy byste chtěli použít Ověření dat v Excelu:
- Pokud chcete omezit zadávání dat na určitá čísla/text/data. Data, která nesplňují ověřovací kritéria, nejsou povolena.
- Pokud chcete uživatele informovat při každém zadání údajů mimo rozsah. Jsou však povoleny všechny druhy zadávání dat.
- Když uživatele navádíte, jaká data má zadat. Jsou povoleny všechny druhy zadávání dat.
Pojďme si projít tyto situace jednu po druhé:
Pokud chcete omezit zadávání dat na určitá čísla/text/data
Ověření dat vám umožňuje zadat podmínku pro zadávání dat do buňky/buněk v aplikaci Excel. Jakmile je zadán, neumožňuje uživateli zadat nic, co je mimo uvedený rozsah. K této funkci se dostanete otevřením dialogového okna ověření dat a výběrem možnosti Nastavení
V rozevíracím seznamu můžete vybrat podmínku, kterou chcete použít pro řadu buněk
- Libovolná hodnota - Umožňuje zadat libovolnou hodnotu do buňky.
- Celé číslo - umožňuje zadávat pouze celá čísla s dalšími podmínkami, jako je větší/menší než, mezi/ne mezi, rovno/nerovno.
- Desetinné číslo - umožňuje zadávat čísla s desetinnými místy s dalšími podmínkami, jako je větší/menší než, mezi/ne mezi, rovné/nerovné.
- Seznam - vytvoří rozevírací seznam převzetím seznamu položek (výběrem rozsahu nebo pojmenovaným rozsahem).
- Datum - umožňuje zadávat data (nebo jejich číselnou hodnotu) s dalšími podmínkami, jako je větší/menší než, mezi/ne mezi, rovné/nerovné.
- Čas - Umožňuje zadat čas (nebo jeho číselnou hodnotu) s dalšími podmínkami, jako je větší/menší než, mezi/ne mezi, rovný/nerovný.
- Délka textu - umožňuje text s podmínkou jeho délky.
- Vlastní - Umožňuje hodnoty, které splňují zadaná kritéria. Pokud například použiji vzorec = A1> 10, pak jsou v buňce A1 povolena pouze čísla větší než 10.
Kdykoli do buňky zadáte jakákoli data, která porušují zadanou podmínku, zobrazí se chyba.
Pokud chcete informovat uživatele, kdykoli jsou zadána data mimo rozsah (jsou povoleny všechny druhy zadávání dat)
Zatímco předchozí část byla o omezení uživatele na zadaný rozsah při zadávání dat, tato část je o varování uživatele, pokud jsou zadána data mimo rozsah. Zadávání dat je však stále povoleno. To lze povolit změnou nastavení chybové zprávy.
Chybovou zprávu můžete přizpůsobit tak, že přejdete na kartu Upozornění na chyby v dialogovém okně Ověření dat. Existují tři možnosti:
- Chyba zastavení - Zobrazí chybu zastavení a nedovolí uživateli zadat data, která jsou mimo zadaný rozsah.
- Varovná chyba - Zobrazuje varovnou chybu, ale umožňuje uživateli zadat data, která jsou mimo zadaný rozsah.
- Informační chyba - Zobrazuje informační chybu, ale umožňuje uživateli zadat data, která jsou mimo zadaný rozsah.
Když uživatele vedete, jaké údaje zadat (všechny druhy zadávání dat jsou povoleny)
Předpokládejme, že máte seznam zaměstnanců a chcete získat datum nástupu. Datum může být zadáno více formáty (například 1. 1. 2014 nebo 1. 1. 2014 nebo 1. 1. 2014). Kvůli konzistenci je však lepší získat všechna data v jednom formátu. Je však v pořádku, že jej lidé zadají v jakémkoli jiném formátu, protože zachycení dat má zásadní význam.
Jak to lze provést:
- Vyberte libovolnou buňku a poté přejděte na kartu Data -> Ověření dat
- V dialogovém okně Ověření dat vyberte kartu Vstupní zpráva
- Ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko „Zobrazit vstupní zprávu, když je vybrána buňka“
- Na kartě Vstupní zpráva zadejte Název (max. 32 znaků, volitelně) a Vstupní zpráva (max. 256 znaků)
- Klikněte na ok. Nyní kdykoli klepnete na buňku nebo ji vyberete pomocí klávesnice, zobrazí se zpráva.
Caution: Pokud přesunete okno se zprávou z jeho pozice, pak se celé okno se zprávou zobrazí pouze na této pozici. Je tedy bezpečné nepřesouvat pole zpráv.
Související návody na validaci dat v Excelu:
- Povolit zadávání dat pouze v případě, že je vyplněna závislá buňka.
- Čísla zamaskujte jako text v rozevíracím seznamu ověření dat.
- Vytvořte rozevírací seznam závislých ověření.
