Automatické opravy aplikace Excel: Kompletní průvodce + příklady úspory času

Co se stane, když v aplikaci Excel napíšete místo „Pití“ slovo „Drnik“?

Všimli jste si, že aplikace Excel automaticky opraví chybně napsané slovo k pití (jak je uvedeno níže).

Excel nějak věděl, že to není správné hláskování, a opravil to správně.

Nyní to nebude automaticky opravovat všechna chybně napsaná slova.

Jen pár!

Zkuste například slovo ‘dirnk’.

Nebylo by to automaticky opraveno.

Důvodem, proč jsou některá slova automaticky opravována a jiná nikoli, je to, že již existuje seznam oprav slov, která jsou v aplikaci Excel předem vyplněna k automatickým opravám.

Poznámka: Automatické opravy jsou ve výchozím nastavení v aplikaci Excel povoleny.

V tomto tutoriálu vysvětlím, jaké jsou možnosti automatických oprav, a poté vám ukážu několik příkladů, kde jej můžete použít, abyste ušetřili čas. Také se budu zabývat tím, jak jej můžete deaktivovat (tj. Vypnout automatické opravy)

Vysvětlení možností automatických oprav

Automatické opravy byly vytvořeny, aby vám pomohly vyřešit malé problémy, s nimiž se můžete setkat při psaní v aplikaci Excel nebo při zadávání dat (například nahrazení některých běžně chybně napsaných slov správnými slovy).

Umožňuje také získat větší kontrolu při používání Excelu (jak uvidíme v příkladech dále v tomto kurzu).

Nejprve však pojďme pochopit, kde jsou možnosti automatických oprav a co je ve výchozím nastavení k dispozici.

Chcete -li získat možnosti automatických oprav, klikněte na kartu Soubor.

Na obrazovce Soubor klikněte na „Možnosti“.

V dialogovém okně Možnosti aplikace Excel klikněte na Kontrola pravopisu.

V možnostech kontroly pravopisu klikněte na Možnosti automatických oprav.

Otevře se dialogové okno Možnosti automatických oprav.

Dovolte mi vysvětlit různé karty v dialogovém okně Automatické opravy a možnosti v nich.

Karta Možnosti automatických oprav

Na kartě Možnosti automatických oprav jsou některé možnosti, které jsou ve výchozím nastavení povoleny a starají se o některé běžné problémy.

• Zobrazit tlačítka Možnosti automatických oprav: Toto není relevantní pro Excel, ale je to pro jiné aplikace MS. Když je tato možnost povolena, zobrazí se možnosti automatických oprav v MS Word nebo MS PowerPoint (jak je uvedeno níže).
• Opravte dvě počáteční velká písmena: Tato možnost, pokud je povolena, automaticky opraví dvě velké iniciály v aplikaci Excel. Pokud například zadáte „HEllo“, automaticky se změní na „Hello“
• Velká písmena prvního písmena vět: Pokud je tato možnost povolena, zajistí, že nová věta začíná velkým písmenem. Pokud například napíšete „Dobrý den. jak se máš? ‘, bude to automaticky opraveno na‘ Dobrý den. Jak se máš?'
• Velké názvy dnů: Toto automaticky změní první písmeno názvu dne, pokud zadáte malá písmena. Například, středa by bylo změněno na středa.
• Opravte nechtěné použití klíče Caps lock: V případě, že máte zapnutý Caps lock a napíšete větu, automaticky opraví text a deaktivuje Caps lock. Pokud například zadáte hELLO, automaticky jej změní na Hello.
• Nahraďte text při psaní: Zde Excel již obsahuje některá běžně chybně napsaná slova (nebo krátké kódy pro některé symboly). Pokud například zadáte (c), automaticky se převede na symbol autorských práv. Důvodem je, že to bylo uvedeno v seznamu v této možnosti. Slova můžete přidávat nebo odebírat ze seznamu (více o tom v příkladu níže).

Výjimky automatických oprav

Přestože jsou tyto možnosti automatických oprav úžasné, někdy možná budete chtít, aby nepůsobily super chytře a automaticky je opravovaly.

Pokud například máte AT značky (kde „s“ jsou malá písmena), Excel jej automaticky převede na „Ats“.

I když máte rádi automatické opravy ve všech ostatních případech, pokud chcete tento konkrétní případ vyloučit, můžete to udělat.

Na kartě Automatické opravy klikněte na kartu Výjimky.

V dialogovém okně Výjimky automatických oprav můžete mít dva typy výjimek:

1. První dopis: Ve výchozím nastavení aplikace Excel kapitalizuje abecedu za tečkou (tečkou). Zde můžete zadat některé výjimky (seznam běžných výjimek již existuje).
2. Počáteční čepice: Pokud nechcete, aby AT byly převáděny na Ats, můžete to zadat zde.

Automatický formát při psaní Tab

Tato karta má tři možnosti (všechny jsou povolené). Považuji všechny tyto tři možnosti za užitečné.

1. Při psaní vyměňte: Když do buňky zadáte jakýkoli hypertextový odkaz, automaticky se převede na hypertextový odkaz. Někdy tuto možnost deaktivuji, protože často skončím kliknutím na buňku, což pak trvá několik sekund a poté otevře odkaz v prohlížeči.
2. Aplikujte při práci: Toto automaticky přidá nové řádky a sloupce do tabulky aplikace Excel, když zadáte cokoli do buňky sousedící s buňkou v tabulce.
3. Automaticky jako vaše práce: Když zadáte vzorec do sloupce v tabulce aplikace Excel, tato možnost zadá stejný vzorec (s upravenými odkazy na buňky) do všech buněk ve sloupci.

Akce Tab

V aplikacích Microsoft můžete vytvořit akci na základě konkrétního slova nebo textu.

V aplikaci Excel je k dispozici pouze jeden typ akce - což je akce data.

Akce s datem znamená, že pokud máte v buňce v aplikaci Excel datum, můžete na ni kliknout pravým tlačítkem a získáte několik akcí, které můžete pro dané datum provést (například zobrazit toto datum v kalendáři nebo naplánovat schůzku v aplikaci Outlook ).

To může být užitečné, pokud máte seznam dat a chcete si některá rychle uložit do kalendáře nebo si chcete naplánovat schůzku (pomocí Outlooku).

Tato možnost je ve výchozím nastavení zakázána a musíte ji povolit, abyste ji mohli používat v aplikaci Excel.

Jakmile je povolíte, budete jej moci používat v Excelu. Pokud máte v buňce datum, klikněte pravým tlačítkem a ve spodní části najdete možnosti akcí.

Tabulky automatických oprav matematiky

Stejně jako můžete vkládat symboly do buňky aplikace Excel (například Delta, Titul nebo Zaškrtnutí), můžete také vložit matematické symboly do rovnice.

Tato karta obsahuje text, který se automaticky převede na zadaný matematický symbol. Pokud například zadáte \ sigma, nahradí jej symbolem σ.

Všimněte si, že to nebude fungovat v buňkách v listu. Funguje pouze s rovnicemi.

Jak přidat vlastní slova do automatických oprav Excel?

Přejete si, aby tam byla nějaká slova, která byla součástí automatické opravy?

Řekněme například, že chcete k automatickým opravám přidat slovo „drikn“, aby ho opravilo na „drink“.

Chcete -li přidat slovo k automatické opravě, můžete použít níže uvedené kroky:

1. Klikněte na kartu Soubor.
2. Klikněte na Možnosti.
3. V dialogovém okně Možnosti vyberte Kontrola pravopisu.
4. Klikněte na tlačítko „Možnosti automatických oprav“.
5. V dialogovém okně Automatické opravy zadejte následující:
   • Nahradit: drikn
   • S: napít se
6. Klikněte na PŘIDAT
7. Klikněte na OK.

Když nyní v Excelu zadáte „drikn“, automaticky jej opraví, aby se „napil“.

Než vám ukážu několik skvělých příkladů, jak toho využít, je zde několik věcí, které byste měli vědět o automatických opravách v Excelu:

• Seznam automatických oprav rozlišuje malá a velká písmena. To znamená, že jste přidali slovo „drikn“ k nahrazení „drink“, fungovalo by to pouze s malými písmeny. Pokud zadáte „Drikn“ nebo „DRIKN“, nebude opraveno.
• Tato změna je uložena v aplikaci Excel a bude existovat, i když zavřete sešit a znovu otevřete. Pokud to již nechcete, musíte to jít ručně smazat.
• Změna nastane pouze při použití přesného slova. Pokud například použijete „drikns“, nedojde k automatické opravě. Aby to fungovalo, nesmí mít slovo znaky těsně před ním ani za ním.
• Když v aplikaci Excel zadáte automatickou opravu, automaticky se aktivuje v jiných aplikacích MS, jako je MS Word nebo MS PowerPoint.

Automatické opravy byly vytvořeny jako způsob opravy běžných pravopisných chyb. Můžete jej však také použít několika úžasnými způsoby, jak ušetřit čas.

Příbuzný: Kontrola pravopisu v Excelu.

Níže je uvedeno několik užitečných příkladů použití automatických oprav (kromě opravy chybně napsaného slova).

Příklad 1: K vyplnění zkratek použijte automatické opravy

Představte si, že pracujete pro společnost „ABC Technology Corporation Limited“.

Vaše práce zahrnuje mnoho zadávání dat do Excelu a mnohokrát za den musíte ručně zadat úplný název společnosti.

Bez ohledu na to, jak rychle píšete, bude to vypadat jako ztráta času.

Nechtěli byste, aby existoval způsob, kde stačí zadat ABC (nebo cokoli chcete) a Excel jej nahradí názvem společnosti?

Zde může pomoci úžasnost automatických oprav.

V Automatických opravách můžete zadat zkratku a kdykoli tuto zkratku použijete, Excel ji automaticky převede na zadaný text.

Můžete například určit, že kdykoli zadáte ABC, Excel jej automaticky nahradí „ABC Technology Corporation Limited“.

Něco, jak je uvedeno níže:

K tomu dochází, když přidáte automatickou opravu v aplikaci Excel, kde by ABC měla být opravena na ”(jak je uvedeno níže v dialogovém okně automatických oprav).

Co když chcete vložit ABC a ne celé jméno?

V případě, že nechcete, aby automatická oprava změnila ABC na celé jméno, jednoduše stiskněte Ctrl + Z a dostanete ABC zpět.

Při používání funkcí Control + Z je nejlepší zvolit zkratku, kterou ve své práci pravděpodobně nebudete používat. Tím je zajištěno, že není šance, že omylem získáte celé jméno (když jste chtěli pouze text zkratky).

Níže jsou uvedeny některé scénáře, kde tento trik automatických oprav může ušetřit spoustu času:

• Názvy souborů nebo složek můžete zadávat rychle (místo toho, abyste je pokaždé kopírovali).
• Pokud máte seznam členů týmu, můžete pomocí jejich iniciál rychle zadat jejich jména.

Upozornění: Jakákoli možnost automatických oprav, kterou zadáte v aplikaci Excel, se aktivuje také v jiných aplikacích MS, jako je MS Word nebo MS PowerPoint. V takových případech je nejlepší použít zkratky, které pravděpodobně nebudete používat nikde jinde.

Příklad 2: Rychlé vkládání symbolů (například titul nebo delta)

Existují některé symboly, které je obtížné vložit/zadat v aplikaci Excel, protože tyto již nejsou k dispozici na klávesnici (například symbol stupně nebo symbol delta nebo odrážky).

Buď potřebujete znát klávesovou zkratku (která je často dlouhá a složitá), nebo musíte použít dialogové okno Vložit symbol (což zabere čas).

Pokud existují nějaké symboly, které potřebujete používat poměrně často, můžete použít funkci Automatické opravy a dát těmto symbolům kódový název nebo zkratku.

Nyní, když musíte zadat tento symbol, můžete jednoduše použít kódové jméno a ono se k tomuto symbolu automaticky opraví.

Níže je uveden příklad, kde používám kód DEGSYM k získání symbolu stupně v aplikaci Excel.

Chcete -li to provést, proveďte v dialogovém okně Automatické opravy aplikace Excel následující změnu:

Příklad 3: Rychlejší zápis vzorců pomocí automatických oprav

Tento trik (který jsem se naučil z tohoto blogu) je trochu přitažený za vlasy, ale pokud pracujete se spoustou dlouhých formulí, může vám to ušetřit čas.

Níže je vzorec, který bude kombinovat text tří buněk, které jsou ponechány buňce, ve které je tento vzorec použit:

= NEPŘÍMÉ (ADRESA (ŘADA (), SLOUPEC ()-3)) & NEPŘÍMÉ (ADRESA (ŘÁD (), SLOUPEC ()-2)) & NEPŘÍMÉ (ADRESA (ŘADA (), SLOUPEC ()-1))

Pokud tedy často potřebujete vytvořit vzorec, jako je tento, je lepší pro něj vytvořit jednoduchý kód a použít jej v automatických opravách.

V tomto případě jsem pro získání vzorce použil kód „com3“ v automatických opravách.

Nyní můžete pomocí kódu „com3“ získat celý vzorec několika stisky kláves (jak je uvedeno níže):

Poznámka: Jak jsem již zmínil, je to něco, co by většina z vás nikdy nemusela použít, ale stále je to dobrý trik (jen pro případ). Výše uvedený příklad je skutečný případ, kdy to aktuálně používám v jednom ze svých projektů, abych ušetřil čas.

Jak úplně vypnout automatické opravy

I když věřím, že automatické opravy jsou skvělá funkce, nemusí být relevantní pro každého.

A v některých případech to může být ve skutečnosti podráždění. Pokud například zadáte (c) nebo (r) nebo ™, automatické opravy aplikace Excel automaticky změní text (na © nebo ® nebo ™)

V takových případech je nejlepší automatické opravy vypnout nebo alespoň smazat výrazy, u kterých nechcete, aby byly automaticky opravovány.

Níže jsou uvedeny kroky k vypnutí automatické opravy:

1. Klikněte na kartu Soubor.
2. Klikněte na Možnosti.
3. V dialogovém okně Možnosti vyberte Kontrola pravopisu.
4. Klikněte na tlačítko „Možnosti automatických oprav“.
5. V dialogovém okně Automatické opravy na kartě Automatické opravy zrušte zaškrtnutí možnosti „Nahradit text při psaní“.

Poznámka: Výše ​​uvedené kroky zcela vypnou funkci automatického doplňování, kde nahradí nějaký text zadaným textem. Může to také znamenat, že tato běžně chybně napsaná slova již nebudou opravována.

Jak zakázat/nahradit některá slova z automatických oprav

Pokud chcete zachovat celkovou funkci „Nahradit text při psaní“, ale chcete nějaké výjimky, můžete slovo v seznamu najít a ručně ho odstranit (nebo upravit).

Níže jsou uvedeny kroky, jak to provést:

1. Klikněte na kartu Soubor a poté klikněte na Možnosti (na obrazovce Soubor, která se otevře).
2. V dialogovém okně Možnosti vyberte Kontrola pravopisu.
3. Klikněte na tlačítko „Možnosti automatických oprav“.
4. V dialogovém okně Automatické opravy na kartě Automatické opravy vyberte slovo, které chcete odstranit.
5. Klikněte na tlačítko Odstranit.

V Automatických opravách můžete také nahradit slovo. Například místo (c) přeměny na symbol autorských práv jej můžete použít k převodu na slovo - autorská práva.

Chcete -li nahradit slovo jiným textem, najděte a změňte text a poté klikněte na tlačítko Nahradit.

Jak zrušit automatické opravy změn v aplikaci Excel

Pokud něco napíšete a Excel to změní kvůli automatickým opravám, můžete původní text získat zpět stisknutím Ctrl + Z.

Jakmile například do buňky v Excelu napíšete (c) a stisknete mezerník, okamžitě se převede na symbol autorských práv.

Pokud ale nyní používáte Control + Z, vrátí se zpět do stavu (c) a zůstane tak.

Přestože jsou automatické opravy funkcí, kterou většina uživatelů Excelu nikdy nebude muset vyladit, je dobré znát některé způsoby, kterými ji můžete ušetřit (jak je ukázáno v příkladech).

V poslední době jsem to začal používat pro některé vzorce, které jsou docela obrovské, ale používám je často (jak ukazuje příklad 3).